OFFRE D’EMPLOI EXTERNE N° 001/2018
FONCTION :
1 Adjoint Responsable Logistique (H/F)
Sous la Responsabilité hiérarchique : Coordinateur Logistique
Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée
Durée : 12 mois avec possibilité de renouvellement
Affectation : KINSHASA
Date de prise de poste : 12/03/2018
Objectif de la fonction :
Le (la) chef de projet est responsable de la gestion opérationnelle et quotidienne du projet pour lequel il (elle) est engagé (e). Il (elle) est garant (e) de la bonne exécution du projet selon les termes et clauses du contrat défini avec les bailleurs de fonds.
Contexte
Handicap International est une organisation non gouvernementale (ONG) international, apolitique et aconfessionnelle, qui œuvre dans le domaine des droits des personnes en situation de handicap. Présente en République Démocratique du Congo depuis 1995, elle intervient dans les domaines suivants : (i) la réadaptation à base communautaire ; (ii) l’éducation inclusive ; (iii) la santé maternelle et infantile et (iv) développe des activités dans le contexte post urgence à Goma.
Dans ce cadre de ces activités, Handicap International est à la recherche d’un adjoint responsable Logistique.
PERSONNEL SOUS SA RESPONSABILITE :
L’adjoint au coordinateur logistique est le responsable hiérarchique de 2 logisticiens
• Logisticien chargé des Approvisionnements
• Logisticien charroi et télécommunications
RESPONSABILITES DU POSTE :
Sous la responsabilité directe du Coordinateur logistique, l’adjoint coordinateur logistique supervise toutes les activités du département logistique de la mission et sera à terme le garant que les procédures logistiques mises en place sur le programme soient mises en application et respectées. Il est responsable du fonctionnement du département tout entier et s’assure de la bonne gestion :
De l’ensemble de l’équipe,
Des approvisionnements
Des Stocks
Du parc de véhicules
Des services généraux et des locaux
Des équipements du programme
De la sécurité
Il appuiera le coordinateur logistique dans la définition de stratégie du programme en matière de Logistique.
RELATIONS DE TRAVAIL :
L’adjoint coordinateur logistique est directement rattaché au Coordinateur logistique. Il rend compte de façon régulière de ses activités, des résultats obtenus et des problèmes rencontrés au coordinateur logistique.
L’adjoint coordinateur logistique travaille en stricte collaboration avec le reste de l’équipe des services support et des équipes projets.
Il est amené à être en contact direct avec les fournisseurs et prestataires de service.
Il est amené également à être en contact avec les autorités locales Congolais.et aussi avec les partenaires des projets.
ROLES ET RESPONSABILITES :
A- Management / Gestion d’équipe
Forme, supervise, accompagne et évalue l’équipe sous sa responsabilité (2 Logisticiens).
Soutient et appuie les logisticiens terrain et coordinateur terrains dans les autres provinces ayant des liens fonctionnels
Briefing/débriefing logistique aux logisticiens terrain
Reçoit chaque mois, les rapports des logisticiens (TSE, TSA, TSS, TSV, TSG)
Assurer la cohésion de l'équipe logistique
Renforce les procédures logistiques de gestion des services généraux, de gestion des approvisionnements, de gestion des équipements, de gestion du parc de véhicules et de gestion des stocks des bureaux de la coordination de Kinshasa.
Effectue un reporting mensuel auprès du coordinateur logistique concernant toutes les activités du service.
Est garant de l’envoi chaque mois des livrables (inventaire TSE, suivi des véhicules TSV, suivi générateurs TSG, suivi de stock TSS, suivi d’achats TSA…) au coordinateur logistique.
Participe à la définition d’une stratégie de gestion des ressources humaines
B- Organisation administrative
Gestion de la chaîne d’approvisionnement
Renforce la procédure de gestion des approvisionnements et assure une mise à jour annuelle.
Organise en début de chaque année avec revues trimestrielles la mise en place du plan d’approvisionnement pour chaque projet et prévoit la liste des équipements/matériels à fournir aux autorités en vue d’obtenir une exonération de taxes et de droits de douane.
Prend part à l'élaboration des budgets en ce qui concerne la partie logistique
Supervise et organise les achats locaux, régionaux et internationaux de biens et services : consultation de marchés, commande, suivi, réception, contrôle de la conformité
Analyse le marché local par la mise en place d'une base de données des fournisseurs locaux correspondant aux critères (qualité, prix, service, éthique) et aux besoins de l'association.
Analyse le marché local et formalise des contrats cadre pour les services et fournitures les plus courants.
Supervise le classement et l'archivage des documents d'achat
Met en place un système de contrôle interne des approvisionnements avec l’appui du coordinateur logistique et du logisticien chargé des approvisionnements.
Met en place un contrôle interne périodique sur les prix fournis et établit un rapport en utilisant l’outil approprié (Outil pour suivi et contrôle des écarts sur les prix fournis).
Propose une stratégie annuelle de gestion des approvisionnements.
Met en place un système de contrôle interne mensuel des dossiers d’achat et établit un rapport d’audit.
Supervise la réalisation des contrats des marchés de fourniture, services et travaux avec les prestataires
C-Gestion des stocks
Renforce la procédure de gestion des stocks et assure une mise à jour annuelle.
Forme le personnel logistique et les utilisateurs aux procédures de gestion des stocks
S’assure que la procédure de gestion des stocks est appliquée sur l’ensemble du programme.
S’assure du respect des procédures HI/bailleur, en organisant des contrôles et des formations appropriées.
Améliore et sécurise le(s) lieu(x) de stockage des marchandises
Supervise la gestion physique des stocks (entrées - sorties, suivi des fiches de stock, demande de sorties de stock...)
Réalise des contrôles physiques réguliers des stocks (qualité, quantité, sécurité). avec l’appui de gestionnaire de stock.
Met en place un contrôle interne/audit périodique trimestriel sur la gestion des stocks et établit un rapport en utilisant l’outil approprié
Appuie les équipes des programmes pour les distributions
D-Gestion du parc de véhicule et des déplacements
Renforce la procédure de gestion parc véhicules et assure une mise à jour annuelle.
Définit des moyens de transport adaptés au contexte du programme
Est le garant de la sécurité dans les transports
Supervise l’optimisation des plannings d’utilisation des véhicules et tient compte des règles de sécurité
Renforce les procédures de gestion du parc automobile depuis l’utilisation jusqu’à la maintenance et les réparations
Suit les procédures de gestion du parc automobile vis-à-vis de la législation du Pays (assurance, immatriculation, etc…)
Définit les besoins en termes de contrats de location de camions et de véhicules.
Supervise les opérations d'entretien et de réparations du parc de véhicules.
En étroite collaboration avec le logisticien Charroi et Télécommunication doit analyser et contrôler mensuellement les chiffres de consommation en terme de coûts pour le carburant, les assurances, les entretiens et réparations et s’assurer qu’ils sont corrects et conformes à l’utilisation qui est faite des véhicules.
En étroite collaboration avec le logisticien Charroi et Télécommunication et le Coordinateur logistique doit analyser et contrôler chaque mois les chiffres de consommation en terme de consommation au litre/100 km et s’assure qu’ils soient corrects et conformes aux seuils d’acceptation de consommation prévus.
Forme le personnel logistique et les utilisateurs aux procédures de gestion du parc automobile.
Supervise le « test drive » des expatries et la mutation de leur permis de conduire.
Met en place un contrôle interne/audit périodique trimestriel sur la gestion parc véhicule et établit un rapport en utilisant l’outil approprié.
Propose une stratégie annuelle de gestion du parc véhicule.
Réalise des contrôles de log book avec le logisticien Charroi et télécommunication et les chauffeurs.
Supervise la bonne utilisation de la visibilité dans les véhicules de l’Organisation.
E-Gestion des bâtiments du programme
Participe à l'analyse des besoins, à la définition des critères de choix, à la sélection et à la négociation des locations de bâtiments (maisons, bureau, petits stock, entrepôts).
Collabore avec la Direction au contrôle et renforcement des services de gardiennage dans les bâtiments du programme.
Supervise la bonne gestion des locaux : aménagement, entretien & maintenance, sécurisation, suivi du mobilier.
Supervise la bonne utilisation de la visibilité dans les locaux et les véhicules de l’Organisation.
F Responsabilité 5 : Gestion des équipements
Renforce la procédure de gestion des équipements et assure une mise à jour annuelle.
Respecte et fait respecter les règles et procédures définies dans le Manuel de Références.
Assure que l’entretien et la maintenance des équipements sont effectués régulièrement.
Alerte les personnes concernées du renouvellement nécessaire des équipements.
Est le garant de la bonne utilisation de tous les documents nécessaires au suivi des
équipements (carte d’identité équipement, certificat de prêt, attestation de mise à disposition…).
Supervise la mise en place et la mise à jour du tableau de suivi des équipements (TSE) et du classeur des équipements.
Assure la bonne gestion et utilisation des équipements (radios, tel sat, ordinateurs, …).
Supervise la mise à jour du tableau de suivi des équipements (TSE)
Propose une stratégie annuelle de gestion du parc d’équipements.
Propose (avec le prestataire externe IT) une stratégie d’amélioration de la gestion du parc
informatique et du réseau.
Forme le personnel logistique et les utilisateurs aux procédures de gestion des équipements.
G-Gestion de la sécurité
Assure la mise en œuvre des procédures de sécurité définies sur le programme en collaboration avec le Directeur de Programme
S’assure que les équipes respectent les règles de sécurité fixées
Fixe les normes de sécurité relatives aux transports, à la communication et aux structures
H- Mise en place et révision de la stratégie logistique programme / autres responsabilité
Veille à la mise à jour du questionnaire de contrôle interne en fonction des évolutions de l'organisation logistique.
Assure le bon suivi de la mise en place de la stratégie logistique annuelle définie au niveau du programme.
Participe à la révision de la stratégie logistique programme avant le début de chaque année.
Effectue une analyse macro de l’organisation Logistique sur le Programme par rapport aux besoins constatés et par rapport à l’évolution des projets/programme ayant un impact sur l’organisation Logistique.
Prend part à l'élaboration du budget mission et au suivi budgétaire en ce qui concerne la logistique
Travaille sur l’élaboration des nouveaux projets possibles: Budgétisation / Règles bailleurs logistiques / Faisabilité du support logistique aux activités / Check List proposition des financements
PROFIL RECHERCHE
Formation et expérience requises :
Niveau d’études : licence
Expérience de deux à trois ans dans le secteur des ONGs (préférable)
Expérience en gestion de la logistique
Capacité managériale ;
Habilité à gérer les situations tendues, connaissance de base de gestion en sûreté et sécurité ;
Maîtrise des outils informatiques classiques (à minima Excel, Word, Internet / Outlook) ;
Bonne connaissance du milieu humanitaire en particulier du fonctionnement institutionnel et des bailleurs ;
Maîtrise du français obligatoire (oral et écrit);
Qualités personnelles :
Sens des priorités et des responsabilités, forte capacité organisationnelle ;
Forte capacité de travail, rigueur, sens pratique ;
Capacité à rendre accessible à tous, des informations techniques (vulgarisation des termes techniques) ;
Capacité d’écoute ;
Force de proposition, autonomie et sens du travail en équipe ;
Bonne coordination et organisation, même sous la pression de travail lourd ;
Réactivité ; flexibilité
Procédure de recrutement
Les dossiers de candidature devront comprendre :
Une lettre de motivation
Un curriculum vitae (contenant les coordonnées téléphoniques et l’adresse email du candidat ainsi que trois (3) personnes de références qui seront amenées à être contactées dans le cadre de la procédure de sélection)
Les copies des diplômes et attestations des services rendus
La carte de chômeur de l’ONEM.
Les dossiers de candidature sont à envoyer avec la référence « Offre n° 001/2018 Recrutement Adjoint Coordinateur Logistique » pour le vendredi 19 février 2018 à 16 heures par e-mail à l’adresse suivante : [email protected] ou sous plis fermés aux bureaux ci-dessous:
Handicap International concession Utexafrica Bâtiment LOFT II1, av Colonel Mondjiba N° 372, C/Ngaliema
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour participer aux tests.
Handicap International encourage vivement les candidatures des personnes handicapées ainsi que les candidatures féminines.
Fait à Kinshasa, le 02 février 2018.
La Direction.
