THE JOB FACTORY recrute pour le compte de son client les positions ci-dessous.
I. Titre du poste : RECEPTIONNISTE SECRETAIRE
Type d’entreprise : SOCIETE MINIERE
Lieu de prestation : KINSHASA-KATANGA
Effectif à recruter : 2
MISSION
Les fonctions principales des secrétaires réceptionnistes incluent notamment : la préparation de la correspondance, la distribution du courrier, la circulation de l'information, la prise de rendez-vous et de messages, la commande de fournitures, vous serez le premier point de contact pour l'entreprise. Les tâches de la réceptionniste comprennent le soutien administratif dans l'ensemble de l'organisation. Vous accueillerez les invités et saluerez les personnes qui visitent l'entreprise. Vous coordonnerez également les activités de la réception, y compris la distribution de la correspondance et la redirection des appels téléphoniques.
Objectif
Accueillir et accueillir les invités dès leur arrivée au bureau
Diriger les visiteurs vers la personne et le bureau appropriés
Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants
Assurez-vous que la zone de réception est bien rangée et présentable, avec toute la papeterie et le matériel nécessaires (par exemple, stylos, formulaires et brochures)
Fournir des informations de base et précises en personne et par téléphone / email
Recevoir, trier et distribuer les envois / envois quotidiens
Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant l'accès via la réception (journal de bord du moniteur, émission de badges visiteurs)
Commander des fournitures de bureau et tenir un inventaire des stocks
Mettre à jour les calendriers et planifier des réunions
Organiser le voyage et l'hébergement, et préparer les bons
Tenir des dossiers mis à jour des dépenses de bureau et des coûts
Effectuer d'autres tâches de réceptionniste comme le classement, la photocopie, la transcription et la télécopie
Accueille les visiteurs en les saluant, en personne ou au téléphone; répondre ou poser des questions.
Dirige les visiteurs en tenant à jour les répertoires des employés et des départements; donner des instructions.
Maintient la sécurité en suivant les procédures; journal de bord de surveillance; l'émission de badges visiteurs.
Entretenir le système de télécommunication en suivant les instructions du fabricant concernant le fonctionnement du téléphone résidentiel et de la console.
Maintient une zone de réception sûre et propre en se conformant aux procédures, règles et règlements. Maintient la continuité entre les équipes de travail en documentant et en communiquant les actions, les irrégularités et les besoins continus.
PROFIL DU POSTE :
Expérience de travail éprouvée en tant que réceptionniste, représentant de bureau de réception ou rôle similaire
Maîtrise de Microsoft Office Suite
Expérience pratique avec du matériel de bureau (par exemple, télécopieurs et imprimantes)
Attitude professionnelle et apparence
Solides compétences en communication écrite et verbale
Capacité d'être ingénieux et proactif lorsque des problèmes surviennent
Excellentes compétences organisationnelles
Compétences multitâches et de gestion du temps, avec la possibilité de hiérarchiser les tâches
Attitude du service à la clientèle
Diplôme de licence ou formation dans tout domaine lié au secrétariat
Excellente maîtrise de Français et l’anglais serait un atout
Qualification requise
Organisé et réactif ;
Compétences téléphoniques
Orientation client,
Avoir l‘esprit d’initiative ;
Disponibilité
Sens de la rigueur
Informer les autres
Bonnes aptitudes communicationnelles
Merci de postuler directement via l’adresse e-mail ; [email protected] en format Word, en précisant dans l’objet le nom du poste.
Date limite: 27 Mai / 2021
