TITRE DU POSTE: LOGISTICS OFFICER
DIVISION / DEPARTEMENT / LOCATION: International/Humanitaire/HECA/RDC/GOMA
FAMILLE DE POSTE: Logistics & Properties
MISSION D’OXFAM GB: Travailler en partenariat pour trouver des solutions durables à la pauvreté et la souffrance.
BUT DU POSTE: Renforcer la capacité d’Oxfam GB à répondre aux besoins humanitaires et de développement à travers un soutien logistique au staff affecté au Programme d’Oxfam GB Goma aussi bien qu’aux partenaires.
STRUCTURE DU POSTE:
Le titulaire du poste rapporte à: Office manager de Goma
A des liens de travail avec: Finance Officer, les Chefs d’équipes de santé publique, protection et moyens de subsistance
Staff qui rapporte à ce poste: Le Log Assistant chargé des achats et le Magasinier et chargé de la mécanique/transport.
Responsabilité Budgétaire: Aucune.
DIMENSIONS/DOMAINES:
- Sous la supervision du gestionnaire de bureau et avec l’appui du Matrix Manager (le Country Log. Manager), assurer l’effectivité opérationnelle des fonctions logistiques (Achats, gestions des Assets, Transport & Véhicules, entreposage, Communication, Security management,…) en vue de soutenir tout le staff dans la réalisation des objectifs du Programme de dans le respect des procédures et de la politique d’Oxfam GB, en visant l’équilibre coût efficacité.
- La supervision de l’équipe logistique affectée au Programme de Goma en tenant compte du développement des performances et suivant les normes de la gestion des ressources humaines d’Oxfam GB.
- Le responsable de la collecte et du suivi des différents documents administratifs logistiques (autorisations ou permis, titres de propriété des véhicules, assurances,…) pour le Programme de .
- En collaboration avec les autres départements du Programme de Goma, élaborer un plan logistique et un plan d’approvisionnement et les communiquer au Gestionnaire du Bureau et au Matrix Manager.
- Accompagner les partenaires et identifier les besoins de ces derniers pour le renforcement de leurs capacités en logistique à travers des conseils et/ou formations ; mais aussi en leur faisant comprendre la pertinence de l’application des procédures Oxfam GB tout au long du partenariat.
- Partager avec son Log Manager et son Matrix Manager les rapports logistiques hebdomadaires et/ou mensuels pour le Programme de Goma .
- Collaboration directe avec les autres Logistics Manager du programme d’Oxfam GB dans le fonctionnement du Programme de pour bénéficier de l’appui de l’équipe logistique du bureau central même d’Oxfam GB Kinshasa.
- La responsabilité des assets affectés au Programme de Goma.
RESPONSABILITES PRINCIPALES:
En collaboration étroite avec l’Office Manager du Bureau de Goma
Générales :
· Canaliser les réquisitions du Programme de Goma auprès du Log Assistant chargé des achats pour l’exécution des commandes.
· S’assurer auprès du chargé des achats et du magasinier que les activités liées aux approvisionnements, depuis la réquisition jusqu’à la distribution, s’effectuent à chaque stade de développement selon les principes et procédures OXFAM GB dans les délais requis.
· S’assurer que la gestion des moyens de transports s’effectue de façon à permettre au Programme de Goma d’être exécuté suivant les standards et recommandations d’OXFAM GB, en particulier sur les aspects liés à la sécurité des convois.
· Avec le écanicien, planifier la maintenance des engins affectés au Programme de Goma et s’assurer que celle-ci est effectivement réalisée suivant les procédures d’Oxfam GB.
· Evaluer constamment les besoins en transport, équipements de communication, et auttres besoins logistiques et proposer à l’office manager les actions à prendre pour subvenir à ces besoins.
· Suivre la gestion des moyens de communication selon les standards et recommandations d’OXFAM et les lois spécifiques du pays de telle manière à répondre aux besoins du Programme de Goma.
· S’assurer avec le chargé de l’administration que le bureau est maintenu et respecte les principes de « Health and safety » d’Oxfam GB.
· Elaborer un plan logistique et un plan d’approvisionnement en s’appuyant sur l’aide des autres départements.
· Tenir à jour le registre des assets affectés au Programme de et s’assurer qu’ils sont étiquetés (tag) et assurer que leurs mouvements et utilisations sont documentés suivant les procédures Oxfam GB en place (Tenue du registre des assets, de la Fiche d’affectation des assets, Fiche de rapport de perte/endommagement, etc et suivant les recommandations des bailleurs de fonds.
· Rendre disponible les formulaires logistiques de travail pour leur utilisation dans le programme et par les partenaires.
Supervision des équipes:
· Suivre la réalisation des objectifs, la révision des performances, le plan de développement du staff logistique du Programme de Goma .
Stocks et équipements :
· En collaboration avec le Magasinier, s’assurer que les sites de stockage au terrain correspondent aux normes de sécurité exigées par Oxfam GB.
· Toujours en collaboration avec le Log Assistant Store keeper, s’assurer que les capacités de stockage au terrain correspondent aux besoins du programme.
· Collecter les inventaires de stock et, par des « spot-checks », vérifier les stocks physiques en rapport avec les fiches de stock ainsi qu’avec les commandes passées pour le Programme de Goma.
· Participer aux inventaires trimestriels des stocks d’Oxfam GB conforme les procédures d’Oxfam GB.
Circuit des commandes :
En proche collaboration avec l’Assistant Logistique chargé des achats et le Log Assistant Store keeper:
· Coordonner les approvisionnements entre la logistique du bureau d’OGB et les autres départements du Programme de Goma, et entre le Programme de et les partenaires.
· Suivant les procédures logistiques d’approvisionnement d’Oxfam GB, assurer la transparence dans le système d’approvisionnement et de distribution sur le terrain et rapporter auprès de la hiérarchie toute anomalie qui en découlerait.
· Identifier les fournisseurs potentiels et préférés, en les rencontrant et en leur expliquant le bien fondé des procédures d’Oxfam GB.
· S’assurer avec le département des finances et le Budget Holder que le paiement des biens et services demandés par Oxfam GB se fait en temps voulu.
Administration logistique :
- Compiler et soumettre le rapport logistique mensuel (Rapport de charroi, rapport de consommation de carburant (générateurs inclus), réquisition tracking, inventaires, rapport log hebdomadaire et mensuel).
- S’assurer que le classement des documents logistiques est fait correctement
- Préparer et négocier tous les contrats d’ordre logistique entre le Programme de Goma et les partenaires selon les règles d’Oxfam GB, et les soumettre à l’appréciation de l’Administration d’Oxfam GB pour enfin passer à l’autorisation du Provincial Coordinateur ou de l’Office Manager.
- Travailler avec le Office manager sur les questions d’ordre sécuritaire du Programme (Evacuation ou retrait du terrain, la sécurité des assets, etc.).
COMPETENCES CLES:
Essentielles :
Avoir au moins un niveau de gradué ou une expérience équivalente d’au moins deux ans en logistique, de préférence avec les organisations humanitaires.
Être honnête et capable de travailler dans un environnement instable et de faire preuve de flexibilité en fonction des circonstances.
Etre capable de travailler sous pression et de répondre à plusieurs sollicitations;
Aptitudes vérifiées à gérer et maintenir un bon esprit des équipes.
Connaissances à l’oral et à l’écrit des langues: Français et Swahili; la connaissance de l’anglais technique est essentielle
Aptitude à rédiger des rapports et remplir des formulaires.
Comprendre et adhérer à la culture organisationnelle d’Oxfam GB.
Bonne connaissance de l’informatique. (Windows, Word, Excel, Explorer, Internet, Helios).
Aptitudes à comprendre les procédures de sécurité d’Oxfam GB.
Désirables :
Etre capable de communiquer sans complaisance.
Etre ordonné et capable d’organiser son travail et en définir les priorités.
Avoir de l’entrain pour la résolution des problèmes et la prise d’initiative.
Connaissance du système de travail des ONGs internationales.
Apte à supporter les voyages, même dans des conditions difficiles.
Note :
Cette description des tâches n’est pas incorporée dans votre contrat de travail. Elle est conçue comme un guide et ne devrait pas être considérée comme une spécification inflexible mais comme pouvant être modifiée de temps à autre à la lumière des développements stratégiques et à la suite des discussions avec le titulaire de poste. Le titulaire du poste sera appelé à travailler sur base des objectifs convenus, ce qui devrait faciliter la réalisation des responsabilités conformément au processus d’évaluation des performances.
Toutes les candidatures doivent être envoyées à l’adresse e-mail ci après : [email protected] au plus tard le 24 mai 2013.
Uniquement les candidats se trouvant à Goma ou à Kinshasa peuvent déposer leurs dossiers physiques aux adresses Oxfam GB :
Kinshasa : 1527, avenue Colonel Mondjiba, Q/Basoko, commune de Ngaliema
Goma : 114, Avenue Mont Goma, Q. Les volcans, Commune de Goma
Préciser votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessous ne seront pas retenus.
Ce poste est ouvert aux candidatures internes et externes.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Fait à Kinshasa, le 25 avril 2013
LA REPRESENTATION D’OXFAM GB EN RDC
