Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire mondiale qui lutte contre la faim dans le monde entier. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro dans notre vie. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s'assurer qu'aucun enfant ne se couche affamé et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, peuvent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.
La terrible violence qui a éclaté en août 2016 dans la région du Kasaï en RDC aggrave une crise de la faim déjà alarmante, mais largement négligée. Sans une augmentation immédiate et significative de l'assistance humanitaire, y compris les aliments d'urgence, la crise s'aggravera, entraînant des niveaux encore plus élevés de décès et de déplacement des populations.
Date d'émission: 22 septembre 2017
Date de cloture: 29 septembre 2017
Titre: Administration Assistant
Grade: SSA5
Type de contrat: SSA
Durée: 3 mois renouvelable
Lieu d'affectation: Kananga
STANDARD MINIMUM QUALIFICATIONS
Education:
Avoir au minimum un diplôme de graduat en Sciences Commerciale et Financière, une Licence en Comptabilité, en Economie option Gestion Financière ou en Administration des Affaires sera un atout.
KEY ACCOUNTABILITIES (not all-inclusive)
Faire le contrôle des factures et s’assurer que tous les documents de support nécessaires pour l’approbation des paiements accompagnent les factures avant l’établissement de la requête de paiement.
Assurer le maintien du système de classement des dossiers administratifs et financiers, initier les actions administratives relatives aux arrangements des voyages du personnel (TA, commande billets, réservation vols et hôtels, transport aéroportuaire),
Faire le suivi des factures transférées au Bureau du Pays pour paiement.
Préparer la facturation des frais pour usage privé des matériels du PAM (téléphone et véhicule). Procéder au recouvrement desdits fonds auprès des tiers, spécialement du staff ; faire suivre à la personne appropriée pour la passation des écritures et l’approbation.
Préparer sur une base mensuelle les états pour la facturation selon le contrat des frais de loyer, de gardiennage, de consommation d’eau et d’électricité, de consommation du carburant et de la connexion Internet aux différentes agences co-locataires. Etablir le rapport mensuel pour permettre le suivi des remboursements effectués par les agences respectives.
Assister dans le traitement des paiements et s’assurer qu’ils comportent la documentation complète, l’approbation et que le service/bien est rendu/reçu en bonne et due forme selon le contrat. Faire toute sorte de contrôle sur la conformité aux règles et procédures du PAM en rapport avec l’Administration et les Finances avant la préparation des requêtes de paiement et leurs soumissions au superviseur pour certification et approbation.
Aider dans la révision de la réconciliation et le recouvrement régulier de toutes les avances auprès du personnel et des fournisseurs.
Vérifier la conformité des demandes de remboursement des frais de voyages aux règles et règlements prévus, confirmer la disponibilité des fonds avant de procéder à la préparation du paiement,
Préparer toutes les correspondances administratives et comptes-rendus des réunions de la section et les soumettre au superviseur.
Assister dans la préparation et l’élaboration des rapports financiers et administratifs (Cash book du mois ainsi que tous les justificatifs, le cash book électronique et le solde du cash book à la fin du mois, rapport mensuel de consommations de carburants, de consommation des fournitures de bureau et état de stocks) et veiller à la bonne utilisation de l’équipement du bureau (photocopieuses, imprimantes…),
Préparer les requêtes d’achat manuelles (Purchase Requisition) pour le compte des Finances et de l’Administration.
Maintenir les inventaires du bureau (mobiliers, équipements, véhicules et motos) à jour et faire la vérification avant la fin de l’année,
Accomplir toutes autres tâches qui lui seront assignées par les supérieurs.
Provide inputs to routine methods and practices in own area of work, to support the continuous improvement of services provided.
DESIRED EXPERIENCES FOR ENTRY INTO THE ROLE
Langues: Parfaite maîtrise du français, une bonne connaissance de l’anglais et de la langue locale (Tshiluba)
Connaissances et competence: Connaissance des logiciels de base (words, excel, power point…),
Aptitude à instaurer et maintenir des relations de travail harmonieuses avec les collègues, les superviseurs hiérarchiques, les subordonnés et les clients externes.
Expérience professionnelle minimum de trois années dans le domaine de Comptabilité et Administration de préférence au sein des Nations Unies ou des ONG du secteur privé ou encore des sociétés privées de bonne renommée ;
Avoir une disponibilité permanente, être dynamique et supporter de travailler sous pression et dans une situation d'urgence.
TERMS AND CONDITIONS
INFORMATIONS IMPORTANTES ET SUPPLEMENTAIRE
Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent comprenant une évaluation approfondie des compétences techniques afin de s'assurer que les meilleurs candidats soient sélectionnés pour le poste. Assurez- vous que votre demande contient des informations précises et complètes sur les qualifications académiques, les dossiers d'emploi et les compétences linguistiques. Seuls les candidats retenus seront invités à une entrevue.
Le PAM s'est engagé dans la diversité et l'inclusion dans son effectif et encourage les candidatures féminines et masculines qualifiés de tous les milieux religieux et ethniques à faire leur demande.
Le PAM a une tolérance zéro pour la discrimination et ne fait pas de discrimination en fonction du statut du VIH/SIDA.
COMMENT POSTULER
Les candidats intéressés doivent compléter leurs applications en ligne sur le site Web du PAM : http: //www.wfp.org/careers en cliquant sur "View Job Opportunities and jobs of interest". Les candidats devront s'inscrire et créer des CV en ligne pour pouvoir postuler. Des copies papier des CV ou des applications par courrier électronique ne seront pas acceptées. Assurez- vous que votre demande contient des informations précises et complètes.
LE PAM NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.
Seuls les candidats retenus seront convoqués au test écrit.
Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées.
