EFFECTIF DEMANDE: 1
SALAIRE: Compétitif
DUREE DU CONTRAT: Temps Plein
LOCALISATION: LUBUMBASHI
SECTEUR : MINE-ENERGIE
1. CONTEXTE
BENSIZWE recrute pour un client un Officier administratif qui répondra au Manager du Territoire
OBJECTIF DU TRAVAIL
Le candidat est responsable de fournir un soutien administratif, financier et logistique au bureau de la RDC avec un haut degré de compétence et de confidentialité. Les principales responsabilités du poste comprendront également l'administration de bureau, les services de secrétariat, la gestion des ressources de transport et les services HSES.
2. PRINCIPALES TACHES
Services de secrétariat • Coordonner et réserver des voyages d'affaires, organiser les visas et toute l'administration nécessaire entourant les voyages internationaux. • Réservez un voyage en avion pour les responsables de l'entreprise en utilisant l'outil de réservation en ligne conformément à la politique de l'entreprise. • Organiser les visas; monnaie et transport si nécessaire. • Tenir un journal des rendez-vous pour le gestionnaire de territoire afin de lui permettre de gérer les affaires de la compagnie de la manière la plus ordonnée et la plus efficace possible. • Fournir des services de protocole au personnel de l'entreprise et à ses filiales qui voyagent pour affaires en RDC et aux clients de l'entreprise qui se rendent de la RDC aux bureaux de la société ailleurs. • Recevoir des dignitaires / visiteurs locaux et étrangers. • Répondre, filtrer et coordonner les appels téléphoniques ainsi que contrôler et distribuer toute la correspondance entrante et sortante (courrier, fax).
Gestion générale du bureau
➢ Administrer les fournitures de bureau, les articles de papeterie, le stationnement des visiteurs et les exigences de restauration, au besoin. ➢ que les équipements de bureau et les réseaux informatiques fonctionnent correctement. ➢ Assurer la liaison avec les fournisseurs de services sur les devis et les factures reçus.
Support de gestion de réunion
➢ Soutenir la préparation des ordres du jour, des procès-verbaux et des listes d'actions. ➢ Informer le directeur du territoire ou tout responsable désigné avant toutes les réunions sur les points de l'ordre du jour et assurer le suivi des actions signalées. ➢ Aider à la compilation et la production de la documentation nécessaire (rapports, briefings, présentations et autres correspondances) au nom de l'organisateur de la réunion.
Gestion des ressources de transport
➢ Gérer l'utilisation, l'entretien et le suivi efficaces des véhicules conformément à la politique de transport de la compagnie. ➢ Effectuez régulièrement des inspections de véhicules à moteur et coordonnez le calendrier d'entretien des véhicules pour vous assurer que le véhicule est maintenu dans un état de sécurité et de circulation. ➢ Effectuer le renouvellement en temps opportun de la licence de véhicule à moteur, des permis et de l'assurance conformément à l'exigence légale applicable.
Confidentialité
➢ Assurer le maintien de la plus grande confidentialité, le secret des informations sensibles et des documents de l'entreprise pour se prémunir contre les fuites et / ou la divulgation non officielle.
Gestion de petite caisse
➢ En liaison avec l'agent de contrôle du siège social de la Société et d'autres mécanismes de contrôle mis en place de temps à autre, assumer la responsabilité de débourser la petite caisse et d'autres dépenses effectuées. ➢ Tenir un registre précis des montants de petite caisse décaissés aux fins de remboursement en temps opportun pour assurer le bon fonctionnement du bureau. ➢ Réconcilier les frais généraux et les frais de déplacement conformément à la politique de l'entreprise. ➢ Préparer la commande d'achat et les demandes de paiement selon les instructions du Manager du Territoire. ➢ Veiller au règlement rapide de toutes les factures vérifiées et approuvées pour les fournitures de bureau.
Gestion de documents
➢ Élaborer et tenir à jour une base de données (électronique et manuelle) pour l'archivage efficace des documents pertinents tels que les mémoires, les rapports et les accords. ➢ Aider au développement, à la compilation et à la soumission de rapports et d'autres documents importants de l'entreprise. ➢ que les enregistrements sont mis à jour régulièrement et rassembler les fichiers.
Services de secrétariat
➢ Effectuer des tâches de secrétariat de routine telles que la saisie de rapports, de lettres et d'autres documents. ➢ Contrôler l'utilisation de la salle de conférence et des installations associées. ➢ Participer aux événements de l'entreprise et assurer le professionnalisme pour projeter une bonne image de l'entreprise.
Tâches spéciales
➢ Entreprendre des arrangements sociaux impliquant occasionnellement des invités de marque de l'intérieur et de l'extérieur du pays.
Contrôle budgétaire
➢ Contribuer au contrôle budgétaire en veillant à ce que les dépenses consacrées aux activités départementales respectent le budget prescrit et soutiennent toutes les possibilités d'amélioration de la gestion des coûts.
Santé, sécurité et environnement (HSE)
➢ Démontrer un comportement cohérent conforme aux politiques et normes de HSE et de gestion des risques de la Société. ➢ Effectuer toutes les tâches et les affectations en stricte conformité avec les politiques et les normes HSE applicables en participant aux réunions du HSE et en effectuant des évaluations des risques et des rapports d'incidents HSE.
Relations avec les employés
➢ Démontrer un comportement conforme aux valeurs, aux normes et aux attentes de milieu de travail professionnel. ➢ Participer en tant que membre efficace de l'équipe en travaillant en collaboration avec les dirigeants, les pairs et les autres personnes concernées pour atteindre les objectifs d'affaires.
3. QUALIFICATIONS
➢ Essentiel: ou équivalent. ➢ Souhaitable: License en administration des affaires ➢ Une certification en secrétariat serait un avantage.
4. EXPÉRIENCE
➢ Avoir une expérience professionnelle de 3 ans dont deux dans un poste similaire. 5. COMPETENCES
➢ Avoir une Compréhension de base de la législation et de la réglementation relatives à l'industrie de l'électricité en RDC. ➢ Connaitre les politiques, procédures, normes et directives de l'entreprise. ➢ Connaître la structure de l'entreprise et les principales parties prenantes. ➢ Avoir une Bonne connaissance des principes, normes et processus administratifs. ➢ Connaissance des systèmes d'archivage et de classement. ➢ Maitrise du français et de l'anglais, y compris la signification et l'orthographe des mots et la grammaire. ➢ Connaissance des principes de communication d'entreprise efficaces.
6. COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES
➢ Communique bien ➢ Approchable ➢ Collaboratif ➢ centré sur le client ➢ Souci des détails ➢ Diplomate ➢ Gestion du temps ➢ Axé sur les priorités ➢ Digne de confiance ➢ Écoute ➢ Travail bien avec un superviseur ➢ Planification du travail ➢ Sens de Résolution de problèmes ➢ Prend des initiatives
7. DOSSIER
Nous vous invitons à postuler, au plus tard le 12/09/ 2018, en envoyant votre CV en format Word [email protected] ou [email protected] soit http://bensizwe.com/previous/recrutement/index.php/chercheur-d-emploi/ne...
Seuls les candidats retenus seront informés et convoqués.
Bonne Chance à tous
