[Text Box: TERMES DE REFERENCE Contractualisation cabinet d’avocats]
[Text Box: La contractualisation comprendra toutes les consultations juridiques généralement quelconques, toutes représentations en justice, tant en demandant qu'en défendant ainsi que toutes démarches administratives et fiscales, pour la ville province de Kinshasa, les provinces du Kasaï, Kasaï central le Nord Kivu et toute autre province ou ville dans lesquelles Handicap International lancerait des nouvelles activités.]
[Text Box: 1. Informations générales (1 page maximum)]
1.1Sur Humanité & Inclusion
Indignés face à l’injustice que vivent les personnes handicapées et les populations vulnérables, nous aspirons à un monde solidaire et inclusif, où toutes les différences nous enrichissent et où chacun peut « vivre debout ».
HI est une organisation internationale non gouvernementale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux.
1.2Sur Handicap International en RDC
HI intervient en République démocratique du Congo (RDC) depuis 1994 en soutien aux personnes vulnérables, spécifiquement les personnes handicapées, favorisant leur accès aux services de base et spécifiques ainsi qu’à la vie sociale et économique du pays. Le programme dispose à ce jour de trois bases opérationnelles : Kinshasa, Goma et Kananga.
[Text Box: 2. Contexte de la contractualisation]
Handicap International œuvre dans un environnement juridico-administratif assez complexe nécessitant une assistance juridique d’un cabinet extrêmement outillé pour une bonne compréhension et action qui permettra à l’organisation d’être bien informée afin d’éviter de tomber dans les erreurs pouvant entrainer des conséquences financières et de redevabilité.
[Text Box: 3. Objectif de la contractualisation]
Donner tous conseils, avis et considérations, soit verbalement, soit par écrit, sur toute matière relative au droit et assister en justice selon la nécessité.
[Text Box: 4. Principes et valeurs]
Politique de Protection et de lutte contre la corruption1
Code de conduite
Protection des bénéficiaires contre l’exploitation, les abus et le harcèlement
sexuels
Politique de protection de l’enfance
Politique de lutte contre la fraude et la corruption
[Text Box: 5. Livrables attendus]
Veille juridique et fiscal
Mettre à la disposition de HI dans le cadre d’une veille juridique et fiscale, des textes légaux et réglementaires ou toute autre mise à jour relevant du
domaine juridique et fiscale liée aux activités des ONG internationales en RDC
Fournir des conseils sur l’application et l’interprétation des textes en vigueur
La rédaction et l’application de tout document à valeur juridique et contractuelle que HI serait amené à signer avec tiers y compris ses employés, bénéficiaires, partenaires, prestataires ou fournisseurs
Matière des affaires
Elaborer, négocier et conclure toutes sortes de contrats au bénéfice et sur demande de HI;
rédiger ou modifier des actes de l’organisation ainsi que la rédaction des différents procès-verbaux et leur notarisation
Recouvrement des créances
Entreprendre, pour le compte de HI, le recouvrement, en principal, intérêts, commissions, débours et frais quelconques, des créances dont il communiquera au Cabinet les dossiers.
Demarches diverses
Entreprendre toutes démarches auprès des organismes publics ou privés en vue de faire aboutir des procédures engagées ou à engager.
Assistance en justice
Représenter HI en justice tant à la phase de l’instruction pré juridictionnelle
qu’à la phase juridictionnelle en qualité de demandeur ou défendeur.
Rapportage
Le cabinet fournira un rapport ad hoc après chaque prestation et un rapport
trimestriel sur l’état de lieu de dossier en cours qu’il suit.
[Text Box: 6. Moyens]
6.1Expertise recherchée des avocats du cabinet
Le cabinet avec lequel Handicap International aura à contractualiser nécessitera d’avoir les avocats présentant les compétences et expériences suivantes, dûment référencées :
Expérience dans le domaine d’intervention d’ONG Internationales ;
Diplôme universitaire niveau Bac +4/+5 minimum en : droit,
Avoir des avocats assermentés et affiliés aux différents barreaux (de différentes provinces dans lesquelles sont organisées les activités HI) ;
Avoir des succursales ou des cabinets relais dans les provinces d’interventions d’HI (Kasaï, Kasaï central le Nord Kivu et toute autre province ou ville dans lesquelles Handicap International lancerait des nouvelles activités) ;
Expériences démontrées dans le domaine de la fiscalité des ONGI
Expériences démontrées en droit du travail
Expérience démontrée en obtention des différents documents officiels de fonctionnement ou de facilitation administrative (accords-cadres, arrêtés interministériels, certificats d’enregistrement, personnalité juridique) ;
Excellentes capacités rédactionnelles - évaluées sur la base de la remise de travaux réalisés (rapport d’intervention, mensuel et annuel) ;
Excellentes compétences en communication orale en français.
Capacité à travailler sous pression, dans un environnement multiculturel, parfois dans des conditions de confort minimal ;
Capacité de déplacement dans les zones de manière autonome.
6.2Budget alloué à l’évaluation
Le cabinet devra détailler dans son offre :
Le cout de l’abonnement juridique mensuel ; Le coût de chaque intervention ou prestation ;
Les coûts annexes (prestations et documents complémentaires) ;
Le coût global de l’intervention, si déplacement en province, comprenant les frais de transport (national et local), frais d’hébergement et autres à préciser ; avec propositions de modalités de paiement.
Le paiement se fera mensuellement par virement à l’un des comptes bancaires du
cabinet qui sera communiqué.
[Text Box: 7. Soumission des offres]
Les prestataires intéressés devront déposer leurs offres au plus tard le 14 février 2025 à l’adresse e-mail suivante [email protected] avec comme objet du mail : DC-KINS-00599
Respect des politiques institutionnelles de HI
Handicap International s’engage à promouvoir l’égalité des chances et à
lutter contre toutes formes de discrimination.
Handicap International est engagé dans la protection de l'enfance et la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus sexuels.
Handicap International a une tolérance zéro à l’encontre des violations du code de conduite en vigueur au sein de l’organisation (ex : fraude et corruption, protection contre l'exploitation et les abus sexuels, harcèlement et intimidation, etc.).
Le fournisseur sélectionné devra s’engager à adhérer et à respecter ces
politiques institutionnelles éthiques ainsi que le code de conduite.
Aucun employé d’Handicap International n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de sélection. Cela est contre la politique d’HI et si vous êtes approché par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché de quelque façon que ce soit à faire partie du processus, prière de contacter le responsable de la base où la sélection à lieu ou de signifier par email la situation rencontrée : [email protected]. Vous pouvez également vous rendre directement sur la page https://hi.org/fr/formulaire-signalement.
[Text Box: 8. Annexes]
Le Référentiel qualité de HI, sur lequel tout évaluateur doit baser son évaluation
La Politique Handicap – Genre – Age, qui doit orienter l’approche et la construction des outils d’évaluation dans l’offre technique
Etc…
Aucun employé d’Handicap International n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de sélection. Cela est contre la politique d’HI et si vous êtes approché par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché de quelque façon que ce soit à faire partie du processus, prière de contacter le responsable de la mission ou de signifier par email la situation rencontrée : [email protected]
HANDICAP INTERNATIONAL
Dossier de participation
Réf d’appel d’offres : DC-KINS-00599
« Marché de services relatif à mise en place d’un accord-cadre avec un ou plusieurs
cabinets d’avocat pour le service juridique en RDC »
[main seule]
Table des matières
Description du marché................................................................. 4
Conditions générales................................................................... 4
Planning de l’appel d’offre........................................................... 5
Eligibilité et Obligations............................................................... 5
Sous-traitance.......................................................................... 6
Procédure de participation........................................................... 6
Demande de précision............................................................. 7
Dépôt des candidatures........................................................... 7
Critères de sélection des offres................................................... 8
Ouverture des offres................................................................ 8
Commission 2.......................................................................... 8
Annotation critères d’attribution............................................... 9
Annulation de la procédure d’appel d’offres.............................. 10
Comment sera attribué le marché ?.......................................... 10
Identification de l’acheteur
Nom : Handicap International / Humanité & Inclusion
Adresse : Bâtiment Loft II.1, Concession Utex Africa ; Avenue Colonel MONDJIBA N°372, commune Ngaliema/Kinshasa-RD Congo
Contacts : [email protected]
Web site: www.hi.org
Créée à Lyon en 1982, Handicap International (HI) est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflit et de catastrophe.
Œuvrant aux cotés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne pour répondre à leurs besoins essentiels, améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux
Handicap International – Humanité et Inclusion est une association de solidarité internationale spécialisée dans le domaine du handicap. Non gouvernementale, non confessionnelle, sans affiliation politique et à but non lucratif, elle intervient dans tous les contextes aux côtés des personnes vulnérables, pour leur prêter assistance et les accompagner dans leur prise d'autonomie. Depuis sa création en 1982, l'organisation a mis en place des programmes de développement dans plus de 60 pays, et intervient dans de nombreuses situations d'urgence
HI intervient en République Démocratique du Congo depuis 1995 dans de nombreux secteurs et est un acteur reconnu dans l’assistance humanitaire et le domaine logistique.
A Kinshasa sont mis en place des projets pluriannuels de développement sur les thématiques de la Réadaptation Physique et Fonctionnelle, de la Santé Maternelle et Infantile, l’Education Inclusive et la Gouvernance Inclusive.
Au Kasai et au Kasai Centrale, initialement engagé dans des activités de développement, HI est intervenu depuis la crise de 2016 sur des projets de Sécurité Alimentaire (modalité Cash puis soutien à la production agricole) et intervient actuellement dans un projet d’éducation inclusive.
Au Nord-Kivu, à ce jour, la base de Goma met en œuvre 6 projets
[Text Box: 1. Description du marché]
L’objectif du présent appel d’offre est de contractualiser avec un ou plusieurs cabinets d’avocats pour le service juridique
Le marché est en un seul lot : Conditions économiques du contrat cadre :
Le contrat sera signé pour une durée initiale de douze mois. A terme, il contrat peut être renouvelé pour la même période et ce après évaluation satisfaisante de la performance du prestataire.
L’ensemble de la prestation devra être opérationnel le 1er Mars 2025
La facturation se fera sur la base des bons commandes émis par HI et signés par les deux paries sur la base des prix indiqués dans le devis du prestataire/fournisseur.
Les prix d’abonnement et prestations seront fermes et non révisables pour la durée du contrat. Adresses de réalisation du marché :
L’adresse définitive de réalisation du marché sera à indiquer sur le bon de commande lors de chaque demande
[Text Box: 2. Conditions générales]
En soumettant une offre, le soumissionnaire accepte sans aucune restriction la totalité des conditions spécifiques et générales de ce cahier des charges comme étant la seule de cette procédure de passation de marché, quelles que soient ses propres conditions, auxquelles il renonce par la présente.
Les soumissionnaires doivent examiner attentivement et respecter toutes les instructions, formulaires, clauses et spécifications mentionnés dans ce dossier d’appel d’offres.
La soumission d’une offre ne contenant pas toutes les informations et documents demandés avant la date limite indiquée pourra entraîner le refus de l’offre en question.
[Text Box: 3. Planning de l’appel d’offre]
DATE
HEURE
Publication
22/01/2025
Date limite de demande des clarifications à HI
04/02/2025
Dernier jour où HI donne des clarifications
05/02/2025
Date limite de soumission des offres
14/02/2025
Session d’ouverture des offres (commission 1)
17/02/2025
NB : toutes les heures indiquées sont à l’heure locale de Kinshasa
[Text Box: 4. Eligibilité et Obligations]
Toutes personnes physique ou morale de toutes nationalités sont éligibles pour candidater. Cependant, certains critères seront motifs d’exclusion de candidature.
Critères d'exclusion :
Les candidats ou soumissionnaires ne devront répondre à aucun des cas suivants :
être en état ou faire l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de redressement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d’activité, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature prévue dans les législations ou réglementations nationales.
faire l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle.
avoir commis une faute professionnelle grave constatée par tout moyen que le pouvoir adjudicateur peut justifier.
ne pas avoir rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s’exécuter.
avoir fait l'objet d’un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale préjudiciable aux intérêts financiers des Communautés.
suite à la procédure de passation d’un autre marché ou de la procédure d’octroi d’une subvention financée par le budget communautaire, avoir été déclaré en défaut grave d’exécution en raison du non-respect de leurs obligations contractuelles.
Les marchés ne sont pas attribués aux candidats ou aux soumissionnaires qui, pendant la procédure de passation de marchés :
se trouvent en situation de conflit d'intérêt
se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par l'organisation humanitaire pour leur participation au marché ou n’ont pas fourni ces renseignements.
En retournant les présentes instructions de participation paraphées et signées, les soumissionnaires affirment qu’ils ne sont pas dans une ou plusieurs des situations mentionnées ci-dessus et consentent à faire parvenir à Handicap International, dans les sept
(7) jours calendaires suivant la réception de la requête d'Handicap International, tout document additionnel que HI jugera nécessaire pour assurer ses vérifications.
ØSous-traitance
Le prestataire, s’il fait appel à des entreprises en sous-traitance, s’engage vis-à-vis d’Handicap International à :
Lui communiquer la liste des prestations ou des services qu’il envisage de sous-traiter
Obtenir son accord formel sur le choix des sous-traitants pressentis
Obtenir son agrément sur les conditions de paiement de ces sous-traitants
Lui communiquer les contrats avec les sous-traitants sur simple demande
[Text Box: 5. Procédure de participation]
Le dossier d’appel d’offres est constitué des documents suivants :
Dossier administratif (éliminatoire) :
Le présent dossier d’appel d’offre dûment paraphé, cacheté et signé (obligatoire) ;
Un formulaire de candidature dûment renseigné, cacheté et signé (obligatoire) ;
Déclaration de situation d’exclusion dûment renseigné, cacheté et signé(obligatoire) ;
Déclaration du respect des normes éthiques dûment renseigné, cacheté et signé(obligatoire) ;
Une copie du registre de commerce et du crédit mobilier (obligatoire) ;
Une copie du numéro identifiant fiscal (obligatoire) ;
Une copie du RIB de l’entreprise (obligatoire) ;
Une copie la pièce d’identité ou du passeport du responsable/gérant de l’entreprise (obligatoire) ;
Une copie de l’attestation fiscale datant de moins de trois mois ;
Une copie d’enregistrement du cabinet à l’ordre des avocats
Dossier technique (50 points) :
Le dossier technique est constitué des documents ci-dessous :
Fournir une preuve des expériences de trois (03) marchés similaires (assorties d’attestations de bonne fin d’exécution) ;
Une note méthodologique de travail précisant sa compréhension des TDR et des résultats attendus ainsi que ses éventuelles observations sur les TDR ;
Trois Curriculum Vitae des avocat(e) avec numéro de l’ordre des avocats (1 CV Avocat titulaires et Deux CV avocat de remplaçant ;
Fournir la liste de bureau de représentation du cabinet en RDC
Fournir les preuves de reconnaissance du cabinet par les instances juridiques des provinces ci-dessous : Nord-Kivu, Ituri, Sud- Kivu, Kinshasa, Kasaï, Kasaï central et Kwango.
Dossier financier (50 points) :
Formulaire d’offre dûment renseigné, cacheté et signé
Conditions générales d’achats dûment renseigné, cacheté et signé ;
Bonnes pratiques commerciales dûment renseigné, cacheté et signé.
Fournir un dossier fiscal (état financier des deux dernières années : 2020, 2021 ainsi que les déclarations d’impôt de ces années citées) pour les cabinets est nécessaire
ØDemande de précision
Si Handicap International, de sa propre initiative ou en réponse à une demande d’un candidat, ajoute ou clarifie des informations au dossier d’appel d’offres, ces informations seront envoyées par écrit et partagées en même temps avec tous les autres soumissionnaires.
La date limite de réception des demandes de précision chez Handicap International de ces demandes est le 04/02/2025 à l’adresse mail ci-dessous [email protected]
Ce planning pourra être modifié par Handicap International s’il en ressent la nécessité.
Les réponses aux participants seront alors envoyées à tous par écrit en même temps.
ØDépôt des candidatures
Les cabinets intéressés pour proposer une offre doivent se faire connaitre et présenter leur candidature en faisant parvenir leur dossier format électronique à l’adresse ci-dessous : [email protected] et ce au plus tard le 14 février 2025 à 23h59 heure de Kinshasa
Les cabinets désireux sont invités à transmettre leur meilleure proposition technique et commerciale en respectant impérativement les obligations et le modèle de présentation tels
qu’ils sont définis ci-après. Toute offre ne respectant pas les exigences ci-dessous sera rejetée.
Langue : tous les documents écrits seront rédigés en français.
Unité monétaire : tous les prix devront être exprimés en dollars, hors taxe. La TVA et le montant TTC devront être précisés.
Conditions générales d’achat : Elles devront être retournées paraphées et signées avec l’offre.
Validité de l’offre : les offres des soumissionnaires doivent être valables nonante jours calendaires à compter de la date limite de réception des offres.
Modification ou retrait des offres : Les soumissionnaires peuvent retirer leur offre par une notification écrite à l’adresse e-mail [email protected] avant la date limite de soumission, le 14/02/2025. Aucune offre ne pourra être modifiée passer cette date. Les retraits seront fermes et définitifs et mettront fin à toute participation à la procédure d’appel d’offres.
Coûts de préparation des offres : Aucun des frais engagés par le soumissionnaire pour préparer et soumettre son offre n’est remboursable. Tous ces coûts seront uniquement à sa charge.
[Text Box: 6. Critères de sélection des offres]
ØOuverture des offres
Les offres seront sélectionnées selon les informations contenues dans le formulaire de candidature et les documents à joindre. Chaque soumissionnaire peut également inclure tous les documents qu'il souhaite.
Les critères de sélection seront : le respect la date et heure de dépôt des offres, la vérification de la présence des pièces administratives exigées.
Les entreprises qui satisferont au mieux les critères de sélection décrits ci-dessus seront, après délibération de la commission, présélectionnées pour l’analyse technique et financière de leur offre.
ØCommission 2
HI se réserve le droit de négocier, d’accepter ou de rejeter toute proposition ou cotation à son entière discrétion et de poursuivre le dialogue compétitif pour toute réponse qu’il considère comme avantageuse. HI n’est pas tenu d’accepter les prix les plus bas ni aucune proposition. Aucune proposition ne pourra être modifiée une fois passée la date de clôture de l’appel d’offres.
Les critères de sélection seront : niveau d'expérience, viabilité financière, le respect des caractéristiques des biens/services/travaux, l’aptitude à s’adapter aux contraintes des activités de HI (langue de travail, structure de l’entreprise), niveau et volume d’activité
HI se réserve le droit d’établir une liste de fournisseurs présélectionnés. Des discussions plus poussées ainsi qu’un dialogue compétitif pourront ensuite être menés avec les fournisseurs présélectionnés.
L’ouverture et l’évaluation des offres ont pour but de vérifier si celles-ci sont complètes et valides.
L’évaluation ultérieure des offres sera effectuée à Kinshasa, par un comité d’évaluation composé de représentants de HI.
Le contrat sera attribué à l’offre qui sera à la fois conforme techniquement et administrativement et la plus avantageuse sur le plan économique, si l’on tient compte de la qualité des services offerts, du prix de l’offre et cout total d’acquisition.
Dans un souci de transparence et d’égalité de traitement, le comité d’évaluation peut demander aux soumissionnaires, par écrit, d’apporter sous 48 heures des clarifications concernant leur offre, sans qu’ils puissent pour autant la modifier. Aucune de ces demandes de clarifications ne doit viser à corriger d’éventuelles erreurs initiales ou des manquements affectant la performance du contrat ou faussant la compétition.
Tout soumissionnaire qui tenterait d’influencer le comité d’évaluation dans le processus d’examen, de clarification, d’évaluation et de comparaison des offres, d’obtenir des informations sur l’avancement du processus ou d’influencer Handicap International dans sa décision concernant l’attribution du contrat verrait son offre immédiatement rejetée. Aucune excuse ne sera acceptée pour les soumissions d’offres tardives. Les offres qui arriveront trop tard seront rejetées sans être évaluées.
ØAnnotation critères d’attribution
Capacité technique
50 points
Fournir une preuve des expériences de trois (03) marchés similaires (assorties d’attestations de bonne fin d’exécution) ;
10
Une note méthodologique de travail précisant sa compréhension des TDR et des résultats attendus ainsi que ses éventuelles observations sur les TDR ;
10
Trois Curriculum Vitae des avocat(e) avec numéro de l’ordre des avocats (1 CV Avocat titulaires et Deux CV avocat de remplaçant ;
10
Fournir la liste de bureau de représentation du cabinet en RDC
10
Fournir les preuves de reconnaissance du cabinet par les instances juridiques
des provinces ci-dessous : Nord-Kivu, Ituri, Sud Kivu, Kinshasa, Kasaï, Kasaï central et Kwango.
10
Offre financière
50 points
[Text Box: L’offre le moins disant et administrativement et techniquement conforme aura la totalité des points (c.-à-d. 50 points) et les autres seront calculés suivant la formule : La note de l’offre X= (Prix offre basse x 50) /prix de l’offre X]
[Text Box: 7. Annulation de la procédure d’appel d’offres]
En cas d’annulation d’une procédure d’appel d’offres, les soumissionnaires en seront informés par Handicap International.
Si la procédure d’appel d’offres est annulée avant qu’aucune enveloppe extérieure n’ait été ouverte, les enveloppes scellées seront renvoyées, non ouvertes, aux soumissionnaires.
Une annulation peut se produire quand :
La procédure d’appel d’offres a été infructueuse, à savoir quand Handicap International n’a reçu aucune offre valide ou financièrement viable, voire aucune réponse du tout ;
Les paramètres économiques ou techniques du projet ont été fondamentalement modifiés ;
Des circonstances exceptionnelles ou un cas de force majeure rendent impossible l’exécution normale du projet ;
Toutes les offres techniquement conformes dépassent le budget disponible ;
Des irrégularités se sont produites dans la procédure, en particulier lorsque celles-ci ont empêché une concurrence loyale.
Handicap International ne pourra en aucun cas être passible de dommages et intérêts, de quelque nature qu’ils soient (en particulier les dommages et intérêts pour perte de profits en cas d’annulation d’un appel d’offres), même si HI a été prévenu de la possibilité de dommages et intérêts.
La publication d’un avis d’achat n’engage pas Handicap International à mettre en application le programme ou le projet annoncé.
[Text Box: 8. Comment sera attribué le marché ?]
L’attribution du marché sera faite sur la suite de l’offre présentant le meilleur compromis qualité/prix/délai en fonction des besoins définis dans l’appel d’offres.
HI évaluera les offres en coût total d’acquisition.
HI privilégiera les offres des fournisseurs s’engageant sur un tarif fixe pour toute la durée du contrat (matériel + main d’œuvre).
Par ce document, HI détient la propriété de toutes les offres reçues dans le cadre de cette procédure d’appel d’offres. Par conséquent, les offres ne seront pas renvoyées aux soumissionnaires.
Date : Lieu :
Nom : Fonction :
Signature précédée de la mention « lu et approuvée » et cachet de l’entreprise :
