OFFRE D’EMPLOI # TSH/011/06/2017
Titre du Poste : CHARGE DES RESSOURCES HUMAINES ET DE L’ADMINISTRATION (1 poste)
Lieu : Tshikapa
Mission d’Oxfam GB : Travailler en partenariat pour trouver des solutions durables à la pauvreté et à la souffrance.
BUT DU POSTE: Apporter un appui technique aux équipes et aux partenaires dans le Suivi, l’évaluation et l’apprentissage dans le programme d’urgence. Ceci permettra de s’assurer qu’un programme de qualité est mis en place en intégrant les aspects de redevabilité envers les bénéficiaires et les bailleurs de fonds.
Structure du Poste :
Le titulaire du poste rapporte : au Gestionnaire du Manager du Programme d’Urgence a Tshikapa.
A des liens de travail avec : HR Manager
Et Les autres chargés de Ressources Humaines dans les différents bureaux
Staff qui rapporte à ce poste: Ménagères
RESPONSIBILITE BUDGETAIRE: Aucune
Durée du contrat : 3mois
Grade : D2
DIMENSIONS:
Apporter tout appui en relation avec la gestion des Ressources Humaines et de l’administration aux responsables et aux autres staffs qui le sollicitent
Fournir l’appui nécessaire pour mettre en œuvre les plans opérationnels selon les standards convenus dans l’organisation
Assister les différents responsables en apportant des solutions à des problèmes divers et complexes et développer des solutions pour les problèmes de routine relatifs aux Ressources Humaines
Conseiller le staff et les managers sur diverses questions de Ressources Humaines
Développer des relations efficaces avec des partenaires extérieurs (ONEM, Inspection du Travail…).
Présente les informations récoltées selon les formats préétablis.
Démontre une grande flexibilité pour anticiper et répondre à des défis inhérents à son contexte opérationnel
L’impact de ce rôle est très déterminant au sein du Département RH et dans le programme d’Urgence d’Oxfam GB
RESPONSABILITES PRINCIPALES:
Ressources humaines :Recrutement et Gestion des contrats et des performances
Fournir l’appui au recrutement conformément aux politiques et procédures des Ressources Humaines
Produire les projets de contrats de travail et les conventions de prestation de services sur orientation des Responsables des différents programmes et du Coordinateur des Ressources Humaines d’Oxfam GB basé a Tshikapa.
Former et informer le nouveau staff sur leurs droits et obligations découlant du contrat et du Code de Conduite, ainsi que les systèmes et politiques de Ressources Humaines et de l’Administration en collaboration avec le Coordinateur des Ressources Humaines et de l’Administration d’Oxfam GB
Faire le suivi des soins médicaux et Mettre en application le système de suivi des dépenses médicales par famille et par mois en fonction des pratiques en la matière.
Etablir les bons des soins médicaux conformément aux politiques des soins médicaux d’Oxfam GB,
Préparer le drafts des décomptes finaux et les certificats de fin de services en concertation avec le Coordinateur des Ressources Humaines d’Oxfam GB a Tshikapa,
Préparer les déclarations des mouvements de travailleurs lors de l’embauche des nouveaux employés et lors de la cessation des relations de travail
En concertation avec et selon les orientations fournies par le Coordinateur des Ressources Humaines, assurer la liaison et la bonne collaboration avec les services publics en matière de législation de travail, de sécurité sociale et de formation des agents par l’INPP
Assurer le suivi des congés contractuels, des congés de circonstances, des R&R et des absences du personnel.
Assurer un suivi des fins de contrat, de période probatoire et en informer en temps utile le Coordinateur des Ressources Humaines qui en discuter avec les managers sur les actions appropriées au vu du niveau de performance des staffs concernés
Organiser les entrevues de fin de contrat et s’assurer que tous les formulaires de fin de contrat sont organisés conformément aux procédures OGB,
Elaborer différents rapports lies aux Ressources Humaines sur demandés de la hiérarchie
Maintenir de bons rapports de travail avec les autres chargés des Ressources Humaines & Administrateurs des autres Bureaux Oxfam GB
Prodiguer des conseils aux employés sur la gestion des performances et s’assurer que tout le monde comprend l’importance des objectifs et des évaluations de performance
Faire le suivi du processus de fixation des objectifs et de revue des performances et s’assurer que les objectifs organisationnels en cette matière sont respectés au niveau de sa base.
Suivi du travail des employés occasionnels,
Collecter les times sheets et se rassurer de leur expédition a la Coordination Humanitaire a la fin de chaque mois.
Documentation et Production des rapports
Classer les dossiers du personnel selon les orientations et normes en la matière
Bien documenter les différents processus RH afin de faciliter la production des rapports et d’attester de la bonne conduite des différents processus
Produire un rapport mensuel RH à l’intention du Gestionnaire du programme et du Coordinateur des Ressources Humaines (selon le format communiqué par le Gestionnaire national des RH)
Transmettre mensuellement les informations sur la situation du personnel afin de permettre au gestionnaire national des Ressources Humaines d’actualiser la base des données RH
Produire et soumettre le rapport de tout incident relatif à la sécurité et à la salubrité en milieu de travail et aux travailleurs.
Préparer les informations utiles pour la préparation de la liste de paie, et les transmettre au Coordinateur des Ressources Humaines pour vérification.
Administration
S’acquitter Convenablement des tâches suivantes :
Superviser le classement des dossiers administratifs (contrats de bail, copies passeport et visa des expatries, accord-cadre et arrêté interministériel.
Préparer le draft de tout type des contrats liant Oxfam GB avec les tiers pour le programme d’Urgence.
Suivre des contrats de bail ainsi que de toutes les dépenses liées à l’usage des lieux loués en fonction des procédures Oxfam et des prescrits desdits contrats.
Actualiser les listes de contacts utiles ainsi que le tableau de suivi de visas des expatries et le tableau des suivi de paiement des loyers des maisons.
Préparer les minutes de toutes les correspondances administratives sortant au niveau du programme et les soumettre au Coordinateur RH pour validation.
Organiser les rendez-vous ainsi que les réunions avec les partenaires extérieurs.
COMPETENCES CLES:
Essentielles
Expérience en matière de gestion des Ressources Humaines et dans l’administration avec les Organisations Internationales Humanitaires.
Bonne connaissance de la législation sociale en RDC.
Bonne communication verbale et écrite (capacité à produire des memos, des lettres administratives et des rapports en fonction des modèles établis) en français
Bonne capacité d’analyse et d’explication des faits et des situations
Diplomatie, tact et talent de négociateur,
Capacité de travailler avec des équipes multiculturelles
Connaître les techniques de gestion des équipes mixtes de travail
Aptitude au travail d’équipe et apte à motiver les collègues
Flexibilité: aptitude à travailler sous pression et à s’adapter à des situations changeantes
Désirables :
Manipulation aisée des programmes MS Word et Excel.
Connaissance de l’Anglais & Tshiluba
Maîtrise du concept et de la pratique «Genre»
Connaissance des ONG humanitaires
IV. Contenu du dossier
Une lettre de motivation (1 page au maximum) dans laquelle vous mentionnerez le numéro de cette offre ;
Un CV à jour qui relève les expériences et contenant 3 références professionnelles (les plus récents employeurs) pour besoin de témoignage ;
Photocopie du ou des diplômes les plus récents et/ou qui s’adaptent au poste ;
Les attestations prouvant l’expérience professionnelle uniquement liée au poste ;
La copie de la carte de demandeurs d’emploi délivrée par l’ONEM (pour les chômeurs).
Les candidatures doivent uniquement être déposées au bureau d’Oxfam GB a Tshikapa au Numéro 22, Avenue Likasi , Q/ Kanzala , C/ Kanzala ou envoyées sous format Word par e-mail à l’adresse e-mail : [email protected], au plus tard le 26 Juin 2017 à 16h00, heure de Tshikapa.
Préciser votre adresse e-mail et votre N° de téléphone ;
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas retenus.
Note : Nous cherchons activement à augmenter la diversité dans notre équipe. A travers cette offre, nous encourageons vivement les candidatures féminines.
Fait à Tshikapa, le 15 Juin 2017
LA REPRESENTATION
D’OXFAM GB
