Position : Assistant(e) en finances et administration
Lieu : Kinshasa, RDC
Duree : La personne sélectionnée commencera par une période d'essai de six mois, renouvelable si concluant. Le salaire est déterminé en fonction de l'expérience.
DESCRIPTION
VillageReach recherche une personne qualifiée et expérimentée pour combler le poste d'assistant(e) en finances et administration basé à Kinshasa en RDC. L'assistant(e) en finances et administration sera chargé(e) de la coordination des opérations financières et administratives de VillageReach en RDC. Le/La candidat(e) idéal(e) sera un(e) professionnel(le) du domaine administratif et/ou financier ayant une expérience dans la gestion de bureau.
VillageReach est une ONG internationale dont le siège se trouve à Seattle, dans l'état de Washington aux États-Unis, et elle a des bureaux sur le terrain au Mozambique, au Malawi et en RDC. VillageReach œuvre pour sauver des vies et pour améliorer la santé par le biais de l'élargissement de l'accès à des services de santé de qualité pour les communautés éloignées et mal desservies. Depuis son établissement en l'an 2000, VillageReach a travaillé en collaboration avec des systèmes sanitaires publiques et des organisations mondiales dévouées aux questions de santé au Malawi, au Mozambique, en RDC et dans d'autres pays afin de renforcer la logistique, la gestion et l’offre de services de santé dans les milieux ruraux.
VillageReach collabore actuellement avec le ministère de la Santé de la RDC pour mettre en œuvre une nouvelle initiative afin d'améliorer la distribution de vaccins et d'autres médicaments dans la Province de l’Equateur. Les résultats de cette initiative constitueront une solution évolutive et durable permettant d'élargir l'accès et d'améliorer l'utilisation rationnelle des produits médicaux en RDC.
responsabilites principales
L'assistant(e) en finances et administration sera chargé(e) de la coordination des opérations financières et administratives du programme NexGen en RDC. En cette qualité, il/elle sera chargé(e) des principales fonctions suivantes :
Gestion financière :
· Tenir à jour les documents financiers du projet, c'est-à-dire réaliser l'enregistrement précis et opportun de toutes les transactions financières effectuées (qu'il s'agisse des dépenses ou des rapprochements bancaires et de caisse) et produire des rapports financiers mensuels conformément aux politiques et procédures établies par VillageReach.
· Garder et maintenir le système de petite caisse pour le projet.
· Gérer les fonds destinés aux activités, faire le rapprochement en temps opportun des dépenses effectuées pour les activités et créditer en temps opportun les fonds non dépensés.
· Gérer le paiement des salaires pour les employés du bureau de la RDC.
· Participer à la préparation budgétaire et établir les budgets pour les réunions et les événements.
· Préparer et envoyer en temps et heure les déclarations fiscales et les versements d'impôts à la DGDA (Direction générale de Douanes et Accises).
Administration du bureau :
· Élaborer et maintenir des systèmes de bureau efficaces.
· Fournir un appui administratif général à l'organisation.
· Apporter un soutien logistique et de secrétariat aux différentes activités du projet, y compris pour ce qui est des réunions, rendez-vous et événements, et garantir un classement correct des rapports de ces activités qui permettra de les retrouver facilement.
· Assurer la communication au sein du bureau, vérifier la correspondance par courriel et gérer la réception de façon professionnelle.
· Appuyer les autres membres de l'équipe dans les tâches de routine du bureau selon les besoins.
· Tenir à jour le système de classement central.
· Aider le Gestionnaire de programme à préparer des présentations ad hoc et à rédiger des rapports périodiques sur les progrès réalisés.
· Participer à l'organisation des dispositions relatives aux voyages et aux réservations d'hébergement pour le personnel du projet.
· Prendre des notes pendant des réunions, écrire des lettres, rédiger des rapports et préparer les minutes de réunions suivant les demandes de temps en temps.
· Aider à la préparation et au formatage de documents et de rapports.
· Accomplir d'autres tâches raisonnables assignées par la direction.
Gestion des ressources :
· Participer à l'achat et au maintien du matériel de bureau, du mobilier et autres actifs, y compris la gestion et la mise à jour de l'inventaire des avoirs du bureau.
· Gérer le personnel de soutien, chauffeur, agent de bureau et gardes de sécurité, y compris : supervision et appui dans l'exécution quotidienne de leur travail, préparation d'un tableau de service, maintien d'un registre des congés de maladie/congés annuels, couverture médicale, assurance, etc.
· Gérer le véhicule/système de transport du projet.
· Accomplir toute autre tâche assignée par le/la Directeur/Directrice Pays.
QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES
Le/La candidat(e) idéal(e) possèdera les qualifications professionnelles et les caractéristiques personnelles suivantes :
· Diplôme en administration des affaires avec une concentration sur le secrétariat obtenu auprès d'un établissement d'enseignement supérieur renommé, et un minimum de trois ans d'expérience pertinente dans un environnement professionnel dynamique.
· Excellente maîtrise des outils informatiques, y compris le traitement de texte, les feuilles de calcul, les programmes de base de données, les logiciels de présentation, le courrier électronique et l'internet.
· Connaissances actualisées et expérience en comptabilité et dans la préparation de rapports financiers.
· Aptitude à élaborer et mener à bien des plans de travail et à résoudre des problèmes de façon indépendante.
· Excellentes capacités organisationnelles, souci du détail.
· Capacité de travailler de manière indépendante et de faire preuve d'initiative.
· Expérience du travail en équipe, de préférence dans le cadre d'un statut international.
· Capacité de travailler dans un contexte de contraintes de temps et de pouvoir respecter les délais et échéances.
· Excellente maîtrise de la langue écrite et parlée ; une connaissance courante de l'anglais et du français est indispensable.
COMMENT POSTULER :
Pour en savoir plus sur VillageReach, consulter le site : http://villagereach.org
Pour en savoir plus sur la procédure à suivre pour postuler, veuillez consulter le site Web à l'adresse suivante : https://villagereach-international-postings.workable.com/jobs/452386.
Des références seront demandées aux candidats sélectionnés. VillageReach est un employeur qui respecte l'égalité d'accès à l'emploi et qui s'engage à garantir la diversité de son personnel. Aucun appel téléphonique s'il vous plaît.
La date de clôture des candidatures est fixée au lundi 10 Avril 2017
NB: Seuls les candidats présélectionnés seront contactés
