OFFRE D’EMPLOI # TSH/013/06/2017
Titre du poste : OFFICIER LOGISTIQUE
(1poste)
Lieu : TSHIKAPA
Mission d’Oxfam GB : Travailler en partenariat pour trouver des solutions durables à la pauvreté et la souffrance.
BUT DU POSTE: Fournir l'appui de logistique pour le programme urgence d'Oxfam.
Structure du Poste :
Rapporte au : Programme Manager
Staff qui rapporte à ce poste: Le Magasinier et les Chauffeurs
RESPONSIBILITE BUDGETAIRE: Aucune
Durée du contrat :Trois (03) mois
Grade: D2 National
DIMENSIONS:
Sous la supervision du -Programme Manager assurer l’effectivité opérationnelle des fonctions logistiques (Procurement, Assets management, Transport & Vehicules management, Warehousing, Communication, Security management,…) en vue de soutenir tout le staff dans la réalisation des objectifs du Programme URGENCE dans le respect des procédures et de la politique d’Oxfam GB, en visant l’équilibre coût efficacité.
La supervision de l’équipe logistique affectée au Programme en tenant compte du développement des performances et suivant les normes de la gestion des ressources humaines d’Oxfam GB.
Responsable de la collecte et du suivi des différents documents administratifs logistiques (autorisations ou permis, titres de propriété des véhicules, assurances,...) pour le Programme de -Tshikapa.
En collaboration avec les autres départements du Programme de Tshikapa, élaborer un plan logistique et un plan d’approvisionnement et les communiquer au Programme Manager.
Accompagner les partenaires et identifier les besoins de ces derniers pour le renforcement de leurs capacités en logistique à travers des conseils et/ou formations ; mais aussi en leur faisant comprendre la pertinence de l’application des procédures Oxfam GB tout au long du partenariat.
Partager avec son Manager les rapports logistiques hebdomadaires et/ou mensuels pour le Programme d’Urgence
La responsabilité des assets affectés au Programme d’urgence.
RESPONSABILITES PRINCIPALES:En collaboration étroite avec le Programme Manager
Générales :
Prendre en charge les achats pour le programme. S’assurer auprès du chargé des achats et du magasinier, s’il ya lieu que les activités liées aux approvisionnements, depuis la réquisition jusqu’à la distribution, s’effectuent à chaque stade de développement selon les principes et procédures OXFAM GB dans les délais requis..
S’assurer auprès du Log Assistant, s’il ya lieu, que la gestion des moyens de transports s’effectue de façon à permettre au Programme d’être exécuté suivant les standards et recommandations d’OXFAM GB, en particulier sur les aspects liés à la sécurité des convois.
Planifier la maintenance des engins affectés au Programme et s’assurer que celle-ci est effectivement réalisée suivant les procédures d’Oxfam GB
Evaluer constamment les besoins en transport, équipements de communication, et autres besoins logistiques et proposer au Programme Manager les actions à prendre pour subvenir à ces besoins.
Suivre la gestion des moyens de communication selon les standards et recommandations d’OXFAM et les lois spécifiques du pays de telle manière à répondre aux besoins du Programme.
S’assurer que les installations électriques du bureau de Programme sont fonctionnelles et respectent les principes de « Health and safety » d’Oxfam GB.
Elaborer un plan logistique et un plan d’approvisionnement en s’appuyant sur l’aide des autres départements.
Tenir à jour le registre des assets affectés au Programme des urgences et s’assurer qu’ils sont étiquetés (tag) et assurer que leurs mouvements et utilisations sont documentés suivant les procédures Oxfam GB en place (Tenue du registre des assets, de la Fiche d’affectation des assets, Fiche de rapport de perte/endommagement, etc) et suivant les recommandations des bailleurs de fonds.
Rendre disponible les formulaires logistiques de travail pour leur utilisation dans le programme et par les partenaires.
Supervision des équipes:
Suivi de la réalisation des objectifs, de la révision des performances, du plan de développement du staff logistique du Programme.
Stocks et équipements :
En collaboration avec le Magasinier, s’assurer que les sites de stockage au terrain correspondent aux normes de sécurité exigées par Oxfam GB.
Toujours en collaboration avec le Magasinier, s’assurer que les capacités de stockage au terrain correspondent aux besoins du programme.
Collecter les inventaires de stock et, par des « spot-checks », vérifier les stocks physiques en rapport avec les fiches de stock ainsi qu’avec les commandes passées pour le Programme.
Participer aux inventaires trimestriels des stocks d’Oxfam GB.
Circuit des commandes :
Coordonner les approvisionnements.
Suivant les procédures logistiques d’approvisionnement d’Oxfam GB, assurer la transparence dans le système d’approvisionnement et de distribution sur le terrain et rapporter auprès de la hiérarchie toute anomalie qui en découlerait.
Identifier les fournisseurs potentiels et préférés, en les rencontrant et en leur expliquant le bien fondé des procédures d’Oxfam GB.
S’assurer avec le département des finances et le responsable Budgétaire que le paiement des biens et services demandés par Oxfam GB se fait en temps voulu.
Administration logistique :
Compiler et soumettre au Programme manager le rapport logistique mensuel (Rapport de charroi, rapport de consommation de carburant (générateurs inclus), réquisition tracking, inventaires, rapport log hebdomadaire et mensuel)
S’assurer que le classement des documents logistiques est fait correctement suivant les directives du Manager en temps selon les règles et standards d’Oxfam GB.
Assurer la rédaction des rapports d’accidents ou d’autres incidents et les canaliser auprès de la hiérarchie.
Préparer et négocier tous les contrats d’ordre logistique entre le Programme et les partenaires selon les règles d’Oxfam GB, et les soumettre à l’appréciation de l’Administration d’Oxfam GB à Kinshasa pour enfin passer à l’autorisation du PM.
Travailler avec le PM sur les questions d’ordre sécuritaire du Programme (Evacuation ou retrait du terrain, la sécurité des assets, etc.)
COMPETENCES CLES:
Essentielles :
Avoir un niveau de gradué ou une expérience équivalente d’au moins deux ans en logistique, de préférence avec les organisations humanitaires.
Être honnête et capable de travailler dans un environnement instable et de faire preuve de flexibilité en fonction des circonstances.
Etre capable de travailler sous pression et de répondre à plusieurs sollicitations;
Aptitudes vérifiées à gérer et maintenir un bon esprit des équipes.
Connaissances à l’oral et à l’écrit des langues: Français, Anglais et Tshiluba;
Aptitude à rédiger des rapports et remplir des formulaires.
Comprendre et adhérer à la culture organisationnelle d’Oxfam GB.
Bonne connaissance de l’informatique. (Windows, Word, Excel, Explorer, Internet)
Bonne connaissance des procédures de sécurité d’Oxfam GB.
Désirables :
Etre capable de communiquer sans complaisance.
Etre ordonné et capable d’organiser son travail et en définir les priorités.
Avoir de l’entrain pour la résolution des problèmes et la prise d’initiative.
Connaissance du système de travail des ONGs internationales.
Apte à supporter les voyages, même dans des conditions difficiles.
Contenu du dossier
Une lettre de motivation (1 page au maximum) dans laquelle vous mentionnez le numéro de cette offre ;
Un CV à jour qui relève les expériences et contenant 3 références professionnelles (les plus récents employeurs) pour besoin de témoignage ;
La copie de la carte de demandeurs d’emploi délivrée par l’ONEM (pour les chômeurs)
Les candidatures doivent uniquement être déposées au bureau d’Oxfam GB a Tshikapa au Numero 22, Avenue Likasi, Q/ Kanzala , C/ Kanzala ou envoyées sous format Word par e-mail à l’adresse e-mail : [email protected], au plus tard le 26 Juin 2017 à 16h00, heure de Tshikapa.
Préciser votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone.
Seul(e)s les candidats présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas retenus.
NB : - Nous cherchons activement à augmenter la diversité dans notre équipe. A travers Cette offre d’emploi, nous encourageons vivement les candidatures féminines.
Fait à Tshikapa, le 15 Juin 2017
La représentation d’OXFAM en RDC
