Avis de vacance de poste
Assistant (e) Administratif/ve, GL-6
DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES: 20th décembre 2016
DATE DE PUBLICATION: 22 novembre 2016
LIEU D’AFFECTATION: Plusieurs lieux d’affectation
NUMERO DE LA VACANCE: MONUSCO/29/ADM/2016
Cette vacance est ouverte exclusivement aux ressortissants de la République Démocratique du Congo
Valeurs fondamentales des Nations Unies: Intégrité, Professionnalisme, Respect de la Diversité
Responsabilités: dans les limites de l’autorité du Directeur de PID, l’Assistant/e Administratif/ve aura la responsabilité d’accomplir les tâches ci-après:
Administration en general
Entamer les processus, préparer les formulaires et faire le suivi des dispositions administratives arrêtées pour le voyage officiel.
Coordonner le programme de voyage de tout le staff de PID
Rédiger les lettres et correspondance de routine.
Tenir des fichiers du statut et règlements, instructions administratives et autre documentation apparentée.
Tenir à jour les dossiers de l’unité (tant en papier d’imprimerie qu’en forme électronique) et et s’assurer de la gestion de bases de données comprenant outil qui permettrait le partage de l’information à temps reel.
Assurer la coordination avec les unités au sein des services et servir fréquemment de liaison entre les membres internes de l’équipe tant celle du Siège que celle sur terrain.
Assurer le programme opérationnel de voyage et du calendrier journalier et hebdomadaire du Directeur PID
Assurer la disponibilité des fournitures du bureau, identifier les besoins en technologies de bureau et maintenance des équipements, logiciel et systèmes informatiques; prise de dispositions pour l’organisation et coordination administrative des réunions, séminaires, atéliers, formations et conférences ainsi que la traduction de documents.
Budget et Programme
Participer à la l’élaboration du plan de travail de l'unité et du budget y relatif
Participer aux activités de sensibilisation et appuyer le chargé de formation.
Faire le suivi et évaluation de l’état des dépenses et affectations au travers du système intégré de gestion (IMIS), enregistrer les variations, mettre à jour les tableaux budgétaires.
Consolider les données reçues et travailler en appui aux supérieurs en matière de révisions budgétaires effectuées par des organes intergouvernementaux et experts compétents.
Analyser l’état des dépenses et le comparer au budget approuvé.
Aider à la préparation des soumissions sur l’exécution des budgets.
Préparer les tableaux de statistiques et les rapports financiers standards.
Gestion des Ressources Humaines
Prendre l’initiative d’amorcer des actions, traiter, faire le monitoring, réexaminer et faire le suivi des actions liées à la gestion des activités des ressources humaines au sein de l’unité ; par exemple : recrutement, s’assurer de la disponibilité de postes, placement, mutation, promotion, évaluation de la performance, réexamen de la classification des postes, séparation d’avec l’employeur, formation, déploiement et redéploiement, etc., en veillant à assurer la cohérence dans l’application des règles et procédures.
Introduire, tenir et certifier les données administratives et les dossiers de présences, évaluations de la performance, etc. dans le système d’information électronique
Traiter les rapports et réclamations relatifs aux avantages du personnel.
Donner conseils et avis guidant le personnel en matière de procédures, processus et pratiques administratives, assurer la liaison avec les services administratifs centraux si nécessaire.
Tenir et revoir les organigrammes et leurs états de besoins en recrutement; imprimer et analyser les rapports provenant du système intégré de gestion (IMIS).
S’acquitter d’autres tâches de nature administrative à la demande.
Compétences:
Professionnalisme: capacité à s’acquitter d’une gamme variée de fonctions administratives, ex. : programme budget/travail, ressources humaines, gestion de la base des données, etc. capacité à mettre en application, lorsqu’il se crée une situation dans son contexte professionnel, sa connaissance de diverses règles du Statut et Règlements des Nations Unies en matière administrative, financière et des ressources humaines. Faire montre de fierté dans l’exécution du travail et dans les réalisations; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise de la matière; être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, respecter les dates buttoirs et réaliser des résultats. Etre animé par la poursuite des préoccupations professionnelles plutôt que par la poursuite des intérêts personnels; montrer de la persistance devant des problèmes difficiles ou devant les défis; rester serein dans des situations stressantes. S’engager à faire appliquer les perspectives du genre en assurant une participation égalitaire d’hommes et des femmes et la pleine implication de celles-ci dans tous les domaines du travail.
Communication: Parler et écrire clairement et avec efficacité; Ecouter les autres, interpréter correctement les messages des autres et répondre comme il se doit; poser des questions de clarification, et montrer de l’intérêt dans une conversation a deux sens ; tailler son langage, le ton, le style et le mode à la mesure de celui qui écoute ; faire preuve d’ouverture dans le partage des informations et tenir les autres informés.
Planification & Organisation: Elaborer des objectifs clairs en accord avec les stratégies convenues; identifier les activités prioritaires et les missions; ajuster les priorités comme il se doit; accorder le temps nécessaire et affecter les ressources appropriées à l’accomplissement du travail; prévoir les risques et les contingences dans la planification; faire le suivi et ajuster les plans et actions suivant la nécessité; faire usage efficient du temps à sa disposition.
QUALIFICATIONS:
Etudes : Détenir un diplôme de fin de cycle secondaire. Une formation en gestion des affaires, administration, ressources humaines, finance ou dans un domaine apparenté serait un atout.
Expérience: Au moins sept (07) ans d’expérience dans les services administratifs, des finances, ressources humaines ou domaines apparentés. Une expérience des relations avec les clients, dans la conduite de sensibilisation, la formation et la gestion de base de données est un avantage.
Langues: l’anglais et le français sont les langues de travail des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit est exigée.
COMMENT POSTULER
Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre leur candidature ainsi que le formulaire de Notice Personnelle des Nations Unies (P-11) et/ ou un CV.
Soumettre les candidatures uniquement par la méthode suivante :
En mains propres: Déposer aux: BUREAUX DE TERRAIN DE LA MONUSCO, MONUSCO-Kinshasa et MONUSCO-Goma (TMK and IEHQ)
Tous les candidats DOIVENT indiquer le numéro de l’avis de vacance MONUSCO pour lequel ils soumettent leur demande d’emploi sur l’enveloppe scellée par ex. Assistant Administratif GL-6 MONUSCO/29/ADM/2016
En conformité avec la politique des Nations Unies sur la parité des sexes, LES CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGEES.
Les candidatures reçues après la date limite de dépôt de candidatures ne seront PAS ACCEPTÉES.
SEULS les candidats retenus seront contactés pour un TEST ÉCRIT et DES EVALUATIONS DES COMPETENCES.
LES NATIONS UNIES NE PERÇOIVENT DE FRAIS À AUCUN STADE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DEPÔT ET TRAITEMENT DE CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION) NI DES FRAIS DE QUELQUE NATURE QUE CE SOIT. LES NATIONS UNIES NE PORTENT AUCUN INTÉRÊT AUX INFORMATIONS RELATIVES AUX COMPTES BANCAIRES.
