Description
Le poste
DESCRIPTION DE POSTE
Département : Direction Générale
Localisation : Kinshasa
Titre du poste: Assistante de Direction
Fonctions essentielles et responsabilités principale
· Prendre les dispositions relatives aux agendas du DG et du DGA ; à cette fin, prendre et fixer les rendez-vous, les leur rappeler et en assurer l'organisation matérielle ;
· Recevoir et filtrer les appels téléphoniques et les fax de la société, les transférer et donner des renseignements ;
· Gérer et répertorier les appels internationaux sortants ;
· Accueillir et filtrer les visiteurs de la Direction Générale ;
· Prendre connaissance du courrier, le trier et le présenter en fonction de l'urgence et des procédures en vigueur ; le cas échéant, préparer les dossiers qui y sont relatifs en faisant des recherches et consultations préalables ;
· Organiser les réunions de la direction générale en établissant les convocations, en faisant les réservations de salles, la préparation du matériel et des documents nécessaires. Sur demande de la direction générale, assister aux réunions, prendre note des débats et délibérations, rédiger les procès-verbaux et donner suite aux décisions relevant de sa compétence ;
· Assumer la responsabilité du système de classement documentaire de la Direction Générale ;
· Effectuer la mise à jour régulière des dossiers ;
· Prendre des notes, rédiger divers documents tels que lettres, rapports, mémos, etc. ;
· Assurer les commandes annuelles de petits matériels de communication (calendriers, agendas, cadeaux clientèle) ;
· Superviser au quotidien les tâches des agents contractés lui étant attachés (propreté bureau, préparation des salles pour réunions, filtrage visiteurs etc.) ;
· Exécuter toutes les tâches qui lui seront assignées par la hiérarchie.
Qualification et expériences
· Assister la Direction Générale dans les tâches de secrétariat, de classement et d'organisation de son activité ;
· Garantir des conditions de travail sereines à la Direction Générale ;
· Assurer un appui technique à la Direction Générale
Profil (Connaissances, habiletés, certificat et expérience)
· Formation supérieure en bureautique, assistanat de direction et/ou communication ;
· Connaissance impérative de l’anglais ;
· Très bonne capacité de rédiger un courrier ;
· Discrétion absolue ;
· Disponibilité ;
· Courtoisie et bonne présentation ;
· Bonne qualité de contact ;
· Capacité organisationnelle ;
· Expérience professionnelle minimum 3 ans
NB : 2 copies de CV ; une lettre de motivation et de demande d’emploi sont à envoyer aux adresses : [email protected] ; ou directement sur www.itmafrica.com
Date limite de candidature : le 19 Avril 2017
