OFFRE D’EMPLOI INTERNE/EXTERNE N° 024/2021
FONCTION : ADJOINT(E) MANAGER FINANCE
Sous la responsabilité hiérarchique Manager Finance
Type de contrat CDD
Durée 12 mois (renouvelable)
Affectation Goma
Date de prise de poste novembre 2021.
Contexte
En réponse aux besoins et dans le cadre de son expertise technique, HI intervient en RDC depuis 1995 dans de nombreux secteurs et est un acteur reconnu dans l’assistance humanitaire et le domaine logistique à l’Est de la RDC.
A Kinshasa sont mis en place des projets pluriannuels de développement sur les thématiques de la Réadaptation, de la Santé Maternelle et Infantile, la Sécurité Routière, l’Appui aux Associations et l’Education Inclusive.
Au Kasaï-Central, initialement engagé dans des activités de développement HI intervient depuis la crise de 2016 sur des projets de Sécurité Alimentaire en partenariat avec ACF.
Au Nord-Kivu, HI intervient actuellement en support logistique (projet PLATEFORME stockage et transport d’intrants humanitaires, projet SIGNAL d’analyse des vulnérabilités logistiques) aux acteurs humanitaires, en Réhabilitation d’infrastructures routières et sur un Projet visant à rendre l’action humanitaire plus inclusive des personnes à risque de discrimination. Un projet de réponse aux personnes affectées par l’éruption du Nyiragongo dans le domaine du MHPSS est également en cours.
La stratégie 2022-2024 de HI en RDC repose sur un redéploiement opérationnel dans les territoires du Nord Kivu, dans le domaine de la Protection, du MHPSS, de Réadaptation et de réponse aux besoins de base (AME, aide alimentaire). Dans ce cadre, un projet multipays est prévu avec le soutien de la DGD Humanitaire (Financement Belge) sur la période 2022-2023, couvrant le petit Nord Kivu mais aussi des zones au Niger, Burkina et Mali.
OBJECTIFS DE LA FONCTION :
Sous la direction directe du Finance Manager du programme RDC, l'Adjoint finance régional fait partie de l'équipe de coordination régionale basée à Goma pour le projet "DGD Humanitaire" mis en œuvre dans 4 pays.
Avec le soutien du contrôleur financier (siège), l'Adjoint finance régional a la responsabilité globale de la gestion financière : planification budgétaire et financière, suivi étroit (de la composante régionale et de chacun des 4 pays) et établissement de rapports (en coordination avec les équipes dans les pays). En outre, l'Adjoint finance régional aide également les équipes nationales à remplir leurs obligations de cofinancement, en contribuant à la mise en place d'une stratégie de cofinancement. Il/elle assure également le respect et la diffusion des directives des donateurs au niveau du terrain et est responsable de la gestion administrative de la composante régionale du projet.
Bien que le poste soit situé en RDC (Goma), il nécessitera si nécessaire des déplacements à Bamako, à Niamey et à Ouagadougou, pays du projet.
ROLES ET RESPONSABILITES :
1 : Assurer une gestion financière saine en conformité avec les procédures internes de HI et les règles du donateur
Avec le soutien du contrôleur financier du siège :
LA GESTION BUDGÉTAIRE ET FINANCIÈRE
Assurer la mise en œuvre des procédures d'engagement des dépenses et contrôler l'affectation des dépenses ; veiller à ce que chaque titulaire de budget ait reçu une formation adéquate pour gérer son budget et codifier correctement les dépenses ;
Assurer la coordination avec les équipes du programme pour l'élaboration et le suivi du budget du bailleur et pour le respect des exigences du bailleur ;
Suivre l'évolution de l'exécution financière du projet et s'assurer qu'elle correspond au suivi financier et budgétaire du programme (rôle de compte rendu et d'alerte) ;
Analyser mensuellement et trimestriellement les écarts entre le budget annuel de HI prévu et réalisé ; proposer les ajustements nécessaires et, le cas échéant, préparer la demande de modification à soumettre au bailleur ;
Concevoir/mettre à jour la configuration du budget dans Navision (logiciel) ;
Concevoir les comités/rapports de contrôle interne requis ;
Soutenir les pays et le coordinateur régional du projet pour élaborer une stratégie de cofinancement (au besoin) de la subvention et aider activement les pays à trouver des possibilités de cofinancement.
REPORTING
Superviser le respect des délais internes et des délais des donateurs pour les rapports financiers
Contrôler et compiler les rapports financiers pour le donateur, tant au niveau de la composante de coordination qu'au niveau du projet, et préparer le rapport final
TRÉSORERIE
Prévoir le plan de trésorerie annuel pour les activités de coordination menées dans les 5 pays de mise en œuvre ;
Préparer les prévisions mensuelles de trésorerie pour le bureau régional et les communiquer au gestionnaire financier éthiopien.
2 : Assurer l'administration de la composante régionale du projet
COORDINATION / REPRÉSENTATION
Assurer une coordination étroite dans le but de maintenir des informations précises et mises à jour pour les 4 pays HI en lien avec les points focaux du siège ;
Transmettre toutes les questions auxquelles HI est confrontée en matière financière au coordinateur régional du projet : être proactif pour suggérer des solutions et/ou négocier des alternatives ;
Partager les informations nécessaires avec le supérieur hiérarchique et l’ensemble des équipes ;
Gérer la mise en œuvre des activités de coordination sur les aspects administratifs et logistiques en coordination avec les équipes des services de soutien dans les pays d'intervention ;
Garantir un archivage adéquat des documents de l'organisation (compiler et organiser les archives des données opérationnelles et financières de la composante régionale).
RH
Préparer la feuille de présence mensuelle ainsi que les feuilles de temps pour le personnel du bureau régional ;
LOGISTIQUE
Établir les formulaires de demande d'achat et de service (DAS), de voyage et de remboursement des dépenses, les formulaires d'autorisation d'engagement de dépenses (CA) pour l'équipe régionale.
Suivi des achats du bureau régional avec l'équipe logistique du pays.
3 - Conformité
Assurer la conformité du projet sur les aspects énumérés ci-dessus avec les règles du bailleur ;
Veiller au respect des exigences légales (RH, journal, administratif, financier, etc.), en faisant appel à l'expertise locale si nécessaire (avocats, etc.) ;
Assurer le suivi des contrats de partenariat et leur conformité avec les règles internes et les obligations du bailleur ;
Suivi des procédures de contrôle interne pour les comptes, la trésorerie, les finances et la logistique ;
Assurer le contrôle de la gestion financière, administrative et logistique des partenaires ;
Rédiger et diffuser des mémos lorsque cela est nécessaire pour faciliter la compréhension.
4 - Soutien / Renforcement des capacités
Être le point focal pour chaque pays de mise en œuvre dans le but de partager toutes les informations nécessaires et d'aborder toutes les questions ;
Soutien aux équipes financières dans les pays de mise en œuvre et aux partenaires locaux pour la gestion administrative et financière du programme, organisation de formations si nécessaire ;
Effectuer une visite sur le terrain sur demande.
5 - Soutien / Appui au programme RDC
L’Adjoint finance régional sera amené à appuyer le programme RDC en fonction de sa disponibilité sur certaines tâches ;
Ce descriptif de poste est une base de travail et la Fédération Handicap Internationale se réserve le droit de le modifier.
PROFIL RECHERCHE
Formation et expérience requises :
Diplôme d'études supérieures en finance et dans un domaine similaire (Essentiel)
Administration des affaires, économie, finance et comptabilité (Préférable)
Minimum 3 ans d'expérience à l'étranger dans la gestion financière et dans des postes de direction correspondant aux besoins du poste
Forte expérience en matière de suivi budgétaire, de planification financière, de contrôle des procédures internes, d'évaluation des risques financiers, de rapports financiers
Expérience avérée en matière de coordination/position régionale
Expérience dans la gestion de programmes multi-pays
Une expérience antérieure avec Handicap International serait appréciée ;
Compétences:
français obligatoires (oral et écrit),
Connaissance avérée de l'élaboration du budget, du suivi et des rapports financiers, de l'analyse financière ; de la gestion comptable ; de l'administration du personnel
Forte utilisation d'Excel
Compétence pédagogique
La connaissance du logiciel Navision serait un atout
La connaissance de l’anglais serait un atout
Qualités personnelles :
De solides compétences en matière de communication
De solides compétences organisationnelles
Autonome, réactif et capable de traiter les priorités
Extrêmement rigoureux et précis, attention aux détails
Diplomate, capable de travailler en collaboration au sein d'une équipe
De solides compétences interpersonnelles et interculturelles
Pratique et résolution de problèmes
Capacité à gérer la complexité à différents niveaux
PROCEDURE DE RECRUTEMENT
Les dossiers de candidature devront comprendre obligatoirement et exclusivement :
Une lettre de motivation synthétique ne reprenant pas les données du CV mais permettant d’identifier les raisons du candidat à postuler
Un curriculum vitae en 3 pages maximum (contenant les coordonnées téléphoniques et l’adresse email du candidat ainsi que trois (3) personnes de référence qui seront amenées à être contactées dans le cadre de la procédure de sélection)
Tout autre document (certificats de travail, diplômes….) pourra être demandé ultérieurement si la candidature est susceptible d’être retenue.
Les dossiers de candidature sont à envoyer avec la référence «Offre n°024/2021 Adjoint manager finance » pour le 07 novembre au plus tard, uniquement par e-mail à l’adresse suivante : [email protected]
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour participer aux tests.
Handicap International s’engage à promouvoir l’égalité des chances et à lutter contre toutes formes de discrimination à l’embauche.
Handicap International est attaché au principe de la diversité et encourage tout particulièrement les candidatures des personnes en situation de handicap et des femmes. Nous encourageons sincèrement les candidats en situation de handicap à contacter la base où a lieu le recrutement pour exprimer leurs besoins spécifiques.
Handicap International est engagé dans la protection de l'enfance et la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus sexuels.
Handicap International a une tolérance zéro à l’encontre des violations du code de conduite en vigueur au sein de l’organisation (ex : fraude et corruption, protection contre l'exploitation et les abus sexuels, harcèlement et intimidation, etc.).
Le candidat sélectionné devra s’engager à adhérer et à respecter ces politiques institutionnelles éthiques ainsi que le code de conduite.
Aucun employé d’Handicap International n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Cela est contre la politique d’HI et si vous êtes approché (e) par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché (e) de quelque façon que ce soit à faire partie du processus, prière de contacter le responsable de la base où le recrutement a lieu ou de signifier par email la situation rencontrée : [email protected].
Fait à Kinshasa, le 18 octobre 2021
La Direction
