ACQUISITION D’UN LOGICIEL DE GESTION POUR LA MICRO FINANCE
Termes de Référence
CONTEXTE
La Mutuelle d’Epargne et de crédits IDECE est une Coopérative Financière qui offre des services financiers de qualité aux personnes exclues du système financier classique au regard de leurs revenus modestes et d’absence des biens de valeur pouvant servir de garantie pour couvrir les risques de non- remboursement des prêts bancaires. Elle mène ses activités dans la ville province de Kinshasa, sa zone d’exploitation actuelle s’étend sur les communes de N’djili, Kimbanseke, Masina, Nsele et Maluku. Elle fait partie des Organisations membres que Trias accompagne dans le cadre du Programme de Renforcement Professionnel et Social et d’amélioration du contexte commercial, social et environnemental des Organisations des Membres, PRECOM en sigle.
Le Plan de Développement Organisationnel conjoint Trias - MEC IDECE dans le PRECOM pour l’année 2019 a retenu, parmi les axes d’amélioration de l’offre de service de la Mutuelle à ses membres, l’acquisition et l’installation d’un logiciel de gestion en microfinance qui soit compatible avec ses besoins afin d’améliorer la gestion de son système d’information des données de ses membres.
OBJECTIFS DE L’OFFRE
L’objectif général de cet appel d’offre est de doter la MEC IDECE d’un logiciel de micro finance qui permettra un meilleur traitement électronique des données financières de ses membres, d’optimiser les processus et les opérations transactionnelles avec ses membres, et de générer des rapports financiers conformes aux normes et aux exigences de la Banque centrale du Congo.
Objectifs spécifiques de la mission :
Procéder à l’évaluation fonctionnelle du Système Informatique de Gestion en place en vue d’identifier les dysfonctionnements et défaillances du réseau, par rapport à la taille de l’Institution, des opérations et transactions financières courantes ;
Concevoir des solutions informatiques et installer le logiciel adapté et mettre en place un réseau informatique et intégré facilitant :
Une gestion centralisée des liquidités pour deux agences MEC IDECE (Ndjili et Mbankana) éloignées de 150 kilomètres,
Des transactions inter agences, des transactions permettant aux membres et clients de déposer ou retirer de l’argent dans leur compte à partir de l’une des deux agences interconnectées. ;
Des transferts entre membres et clients ou groupes de membres. Des transactions entre deux membres et clients ou deux entités affiliées à la MEC IDECE. L’un des deux membres et clients effectue le transfert à partir de n’importe quelle agence MEC IDECE interconnectée, entre son compte et celui de l’autre membre ou groupe.
Des transferts de fonds domestiques entre un membre et un non-membre Des transactions entre un client et un non-client. Le non-client effectue un dépôt (en argent comptant) dans le compte d’un client, et ce, à partir de n’importe quelle agence interconnectée.
Former les agents de la mutuelle et le gestionnaire de la base des données à l’utilisation et à la maintenance, la configuration et déploiement du logiciel ;
Incorporer dans le logiciel les opérations de Banking money
III. RESULTATS ATTENDUS
Les informations comptables de la mutuelle enregistrées, traitées et protégées contre les falsifications ;
Les états financiers produits sont sincères, fiables et automatiquement générés à la fin de chaque période ;
Les opérations de Banking money sont réalisées avec efficacité
IV. FONCTIONS OPERATIONNELLES DU LOGICIEL
Le logiciel recherché devra offrir plusieurs fonctionnalités parmi lesquelles il y a :
- La capacité de fonctionner avec des bases de données homogènes, permettre une connexion Internet
Continue et la connexion par réseau privé virtuel (VPN, ou Virtual Private Network).
La possibilité d’intégrer les membres individuels, les groupes de membres, les garants, les clients sur la liste rouge, les clients enregistrés avec photos et signatures ou empreinte digitale et le transfert des membres d’un groupe l’autre afin de faciliter son identification et de les catégorisés.
La facilité d’inclure les opérations de dépôts à vue et à terme, de tontine ou épargne à la carte, découverts et de virements permanents.
L’édition des chèques, des bordereaux de versement, bordereau de virement, des reçus de caisse ;
Le calcul des commissions et des intérêts sur les crédits ratios prudentiels et la production des indicateurs de performance ;
Il Protège moyennant un mot de passe et est livré avec plus de dix niveaux d’utilisateurs, chaque élément de menu doit être activer ou désactiver par niveau d’utilisateur, les utilisateurs peuvent se connecter en utilisant un scanneur d’empreinte digital, un piste d’audit peut être effectué et toutes les modifications de configurations sont aussi suivi.
Le logiciel Livre plus de deux cents (200) rapports standards qui peuvent être visualisés, imprimer exporter au formant XLS, PDF, HTML, DBF ou XMS, filtrer les différents rapports selon les différents critères. Utilisateur peut créer ses propres rapports et les ajoutés dans le système ;
La numérisation par empreintes digitales prise en charge pour la connexion de l’utilisateur et/ou pour vérification de l’identité de client quand se retire ou décaissement de prêt.
Méthodologie
Le Concepteur adoptera la méthodologie qui lui paraît la mieux indiquée et qu’il devra détailler dans la note technique qui sera expédié à la MEC IDECE. Cette note contiendra notamment :
Une proposition du plan de travail qui guidera son travail ;
Un manuel de l’utilisateur synthèse de la documentation qui sera exploitée pour comprendre le logiciel ;
Une version de démonstration pour la présentation du logiciel ;
Les différents diagrammes (séquence, déploiement, etc…)
Une solution VPN pour l’interconnexion
Durée et période d’exécution
Durée
La durée d’exécution de la mission est de 23 jours calendaires répartis comme suit :
Contenu
Nombre de jours
Rencontre avec le Conseil d’Administration et le COGE pour présenter le logiciel
1 jour
Analyse-diagnostic, évaluation participative du système actuel de gestion informatique dans l’Institution en ce qui concerne le SIG, les politiques et procédures de l’institution.
3 jours
Analyse des besoins en formation des utilisateurs du logiciel proposé
1 jour
Formation des utilisateurs du logiciel
5 jours
Restitution de la formation au Conseil d’Administration
1 jour
Acquisition et installation du logiciel (paramétrage)
2 jours
Enregistrement des opérations ou importation de la base des données
5 jours
Formation et Accompagnement des utilisateurs
5 jours
TOTAL
23 jours
NB. : Ce programme n’est pas figé, il peut être modulé ou modifié suivant l’appréciation du Consultant et en
Accord avec la MEC IDECE.
Lieu d’EXECUTION
Ville province de Kinshasa, spécifiquement à Ndjili et Mbankana.
PROFIL DU CONSULTANT
Avoir au minimum un diplôme universitaire ou professionnel de niveau Bac+5 en génie informatique ;
Etre une entreprise spécialisée et reconnue officiellement dans la conception et la production des logiciels de gestion des institutions financières,
Avoir une expérience antérieure dans la réalisation au moins de deux marchés similaires au cours des trois dernières années sur la conception des logiciels de gestion des institutions financières.
Avoir une très bonne connaissance du Français et de l’Anglais ;
Rapportage
Le rapport final de la mission comprendra les volets ci-après :
Résultats d’analyse-diagnostic du système actuel de gestion des informations financières, y compris les besoins de formation des utilisateurs ;
Formation des utilisateurs et du gestionnaire de la base des données ;
Déploiement, configuration du nouveau logiciel de gestion et du réseau VPN et des mesures de sécurité ;
Conclusions et recommandations importantes.
Documents du marche
Les documents du marché sont constitués de l’offre de prix (en dollars US), et de l’offre technique. Cette dernière comprendra une note méthodologique pour la réalisation de la mission, le CV du Consultant
N.B : Les dossiers de candidature seront envoyés par courrier en précisant l’objet de l’offre « Présentation du nouveau logiciel de la micro finance adapté au contexte de la RDC » au plus tard vendredi 27 Avril 2019 à 15 heures à l’adresse ci-après : Conseil d’Administration, MEC IDECE, 174 Avenue Commerciale, Quartier 7, Commune de Ndjili, Kinshasa, République Démocratique du Congo. E-mail : [email protected].
Tout soumissionnaire qui n’a pas été contacté avant le 3 Mai 2019 peut considérer son offre comme non retenue.
Paul BONDA
Président du Conseil d’Administration
