Job categories Administration, Security Vacancy
code VA/2018/B5301/16474 Department/office AFR, CDOH, DR Congo
Duty station KALEMIE, Democratic Republic of the Congo
Contract type Local ICA Support Contract level LICA-6
Duration "Open-ended" Application period 27-Sep-2018 to 12-Oct-2018
Associé (e) Sécurité et Logistique
Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement.
La République démocratique du Congo
Functional Responsibilities
Le bureau de l’UNOPS en République Démocratique du Congo couvre La République Démocratique du Congo, La République Centrafricaine, la République du Congo, le Burundi, L’Angola.
Le bureau travaille constamment à étendre ses activités an d’appuyer ses partenaires dans la mise en œuvre de leurs programmes et projets de développement. Basé en RDC depuis 1999, le bureau a diversié et renforcé ses domaines d’expertise, contribuant ainsi activement aux eorts de développement durable menés sur le terrain. Il possède une vaste expertise qui couvre la réhabilitation et la construction d’infrastructures de base (services sociaux et administratifs), de routes et de ponts, ainsi que l’achat de biens et de services, en plus de proposer des services de gestion et de soutien de projets.
Sous la supervision du Chef de Projet, l’Associé Sécurité et Logistique aura les attributions et responsabilités suivantes :
APPUI A LA LOGISTIQUE
A. Réception et inspection :
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S’assurer que les biens reçus correspondent à ceux eectivement commandés et mentionnés sur le bon de commande et procéder à leur réception (Receipt) dans le ERP OneUNOPS ; S’assurer que les biens qui sont achetés par le bureau, ou qui lui sont prêtés ou donnés, sont livrés en bonne et due forme conformément aux politiques et procédures établies ; S’assurer que l’équipement est enregistré correctement avant d’être remis à l’équipe de projet ou à l’unité de soutien concernée ; Collaborer avec les équipes de projet an de s’assurer que les rapports de réception et d’inspection sont dûment achevés en temps opportun ; Collaborer avec les équipes de projet an de s’assurer que les demandes de paiements sont dûment préparées et respectent les conditions de paiement établies ; Collaborer avec les équipes de projet an d’assurer le transfert, en toute sécurité, des biens à leur destination nale, s’il y a lieu ; Informer les fournisseurs de toute erreur concernant les biens reçus, y compris de tout dommage, et prendre les dispositions nécessaires an qu’ils soient remplacés ou crédités, ou prendre d’autres dispositions comme convenu ; Eectuer l’achat de fournitures de bureau et autres articles divers de faible valeur conformément aux politiques et procédures établies ; Collaborer avec les fournisseurs et les utilisateurs des biens, et eectuer un suivi avec ceux-ci à l’égard de la qualité et la quantité des biens, des spécications, des délais de livraison et des questions concernant les garanties ou les réclamations ; Eectuer d’autres tâches et assumer d’autres responsabilités pertinentes ou similaires à la réception et l’inspection de biens.
Préparer les commandes de fournitures de bureau, de biens de consommation et autres articles divers en tenant compte des besoins périodiques du bureau de l’UNOPS en République démocratique du Congo et des équipes de projets ; Élaborer des plans périodiques pour l’achat de biens de consommation pour le bureau de pays (trimestriels ou semestriels) ; Maintenir des stocks susants dans l’entrepôt an que les fournitures de bureau et autres articles divers soient toujours disponibles pour les utilisateurs ; S’assurer que les stocks sont gérés adéquatement, notamment en s’assurant que les dossiers sont mis à jour régulièrement et incluent les accusés de réception des biens à l’entrepôt et les bons de livraison des biens aux utilisateurs ; Maintenir un dossier des accusés de réception et des bons de livraison des fournitures, et s’assurer que le niveau des stocks pour chaque unité de gestion est consigné et mis à jours adéquatement au moins une fois par semaine ; Aider, lorsque nécessaire, les équipes de projet à planier leur budget pour les fournitures de bureau et autres articles divers dont elles ont besoin ; Eectuer périodiquement l’inventaire physique, conformément aux politiques et procédures établies, an de s’assurer que les stocks physiques correspondent à l’inventaire consigné dans les dossiers ; Maintenir un bon système d’archivage pour les correspondances entrantes et sortantes liées aux achats, aux fournisseurs, aux nances et aux projets ; Procéder, lorsque nécessaire, à l’élimination ou la cession d’articles en stock conformément aux règles et règlements de l’UNOPS ; Eectuer d’autres tâches et assumer d’autres responsabilités pertinentes ou similaires à la gestion des stocks de l’entrepôt.
B. Gestion des stocks de fournitures de bureau et autres articles divers :
C. Gestion des véhicules et des générateurs de courant électriques :
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Aider le chef des Services d’appui à élaborer et mettre en place des procédures normalisées pour la gestion et l’utilisation des véhicules à l’échelle des programmes, et assurer leur mise en œuvre dans tous les bureaux ; S’assurer du bon état des véhicules et des générateurs de courant électrique en gérant leur entretien interne et leur réparation auprès de fournisseurs de services dignes de conance ; Planier l’entretien préventif des véhicules et des générateurs de courant électrique, et s’assurer qu’il est eectué en perturbant le moins possible la mise en œuvre des activités ; S’assurer que l’utilisation des registres des véhicules, la consommation en carburant et les vérications de routine quotidiennes ou hebdomadaires sont adéquats, et maintenir des dossiers contenant les documents liés aux véhicules et à leur entretien ainsi que les documents d’assurance ; Rassembler des données concernant les véhicules an d’optimiser leur utilisation, leur entretien et réparation ainsi que leur élimination ecace et économique, puis en rendre compte au chef des Services de soutien et lui présenter des recommandations, notamment sur la planication du renouvellement des véhicules ; S’assurer qu’un stock susant de pièces de rechange est disponible an de procéder à l’entretien des véhicules et des générateurs de courant électrique, s’il y a lieu.
Aider le chef des Services de Support à élaborer et mettre en place des procédures normalisées pour la gestion des stocks, de l’entreposage, de la conservation de l’équipement, de la responsabilité de l’équipement, de l’entretien et l’élimination de l’équipement, des déplacements du matériel ainsi que la gestion d’un système de suivi des biens ; Planier et eectuer des vérications physiques annuelles ainsi que des vérications ponctuelles des équipements, particulièrement de tous les actifs des projets et du bureau de l’UNOPS en République Centrafricaine, et assurer une bonne coordination avec le siège au sujet de la gestion des actifs.
Appuyer dans l'évaluation de la situation sécuritaire au lieu d'aectation et garantir la collecte adéquate et la vérication des informations de sécurité qui peuvent être nécessaires pour une analyse correcte de la situation par le superviseur et le système de gestion de sécurité des Nations Unies ; Assurer les briengs sécuritaires pour chaque nouveau personnel rejoignant le programme et lui communiquer la dernière mise à jour d'un "package" de documents sécuritaires. Lors de ce brieng il doit également instruire et sensibiliser ces personnels sur le fonctionnement du système d'alerte, du warden system, du phone tree ; Conduire régulièrement des séances d'information sur l'importance et la nécessité d'utilisation des moyens de communication radio et téléphoniques et vérier régulièrement le bon fonctionnement des moyens de communications HF VHF et satellitaires ; Participer au maintien du plan de sécurité de l’UNOPS, des procédures d’Operations de l’UNOPS, des listes du personnel et les autres projets spéciaux ; Supporter le Responsable de la Sécurité dans l’inspection des aménagements en matière de sécurité dans le lieu d'aectation en fonction des besoins et assurer la mise en œuvre ecace de toutes les mesures recommandées ; Appuyer le responsable de la Sécurité dans la mise en oeuvre des mesures MOSS et MORSS et s'assurer de la conformité avec le lieu d'aectation ; Aider à la préparation des plans d’évacuation/incendie bâtiment et de mener des exercices périodiques ; Maintenir des relations privilégiées avec UNDSS et les partenaires locaux de façon à rester informé (e) de toutes menaces potentielles et obtenir ainsi des informations susceptibles d'impacter les intérêts et les personnels de l'organisation tout en s’assurant de la diusion de l’information ; Sous la direction du responsable de la Sécurité, faciliter l’orientation et la supervision des gardes de sécurité charges de la sécurisation des bureaux et des personnels et établir un contact privilégié avec la
D. Gestion de l’équipement et de l’entreposage
APPUI A LA SECURITE:
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hiérarchie de la compagnie de sécurité prestataire de service ; Surveiller et assister dans le processus d'habilitation de sécurité des missions et s’assurer que les, missions de membres du personnel du bureau soient entreprises conformément aux règles et procédures de sécurité de l'UNOPS ; Sous la direction du responsable de la Sécurité, assurer le suivi des arrestations et détentions de membres du personnel dans leur domaine de responsabilité ; Appuyer le responsable de la Sécurité à développer et fournir les formations sur les mesures de sécurité aux personnels de l’UNOPS ; Participer aux réunions sur la sécurité en l'absence du superviseur ; Etre en mesure de rédiger des rapports d'incidents et assurer le suivi des investigations dans lesquels les personnels nationaux / internationaux de UNOPS pourraient être impliqués ; Tenir quotidiennement à jour la liste des personnels de l'organisation et être au courant des déplacements de chaque personnel sur le territoire ou à l'extérieur et rapporter toutes irrégularités au responsable de la Sécurité. Ce tracking administratif doit être fait quotidiennement et en liaison avec les régions ; Assurer l'envoie d'un rapport hebdomadaire précis d'eectifs des personnels avec les "dépendants" à UNDSS ; Sous la direction du responsable de la Sécurité, supporter le mandat de l'UNOPS lors des groupes de travail sectoriels et d'autres réunions inter institutions dans le lieu d'aectation ; Tirer les enseignements des leçons apprises, et partager les connaissances ; Compléter toutes autres tâches requises ou assignées par le Responsable des Opérations
Education
Un diplôme d’étude secondaire est exigé ; Un diplôme universitaire de premier cycle en logistique et transport, mécanique, sécurité, économie ou domaine similaire serait un avantage ; Une certication professionnelle dans le domaine de la logistique, de la sécurité est souhaitée.
Experience
Une expérience professionnelle pertinente de six (6) ans dans le domaine de Sécurité ou Logistique est exigé pour les candidats titulaires d’un diplôme d’étude secondaire Une expérience professionnelle pertinente de deux (2) ans pour les candidats titulaires d’un Bachelor ou diplôme de licence ou qualication équivalente
Languages
Avoir une parfaite maîtrise du français (lu, parlé et écrit) ; La maîtrise de l’anglais est un atout considérable.
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Competencies FR
Démontre une compréhension des eets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéciaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).
Évalue les données et les processus an de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.
Établit ecacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’eet de nos activités auprès des bénéciaires.
Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux diérences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.
Ouvert au changement et exible dans un environnement très dynamique. Adapte ecacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.
Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conits ecacement en respectant les diérences et en trouvant un terrain d’entente.
Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.
Contract type, level and duration
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Contract type: LICA Contract level: LICA 6 Contract duration: Ongoing ICA - Open-ended, subject to organizational requirements, availability of funds and satisfactory performance.
For more details about the ICA contractual modality, please follow this link: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-oe... (https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-weoer...)
Considérations supplémentaires
Veuillez noter que l’ore d’emploi prend n à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées. Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés. Nous encourageons vivement les femmes qualiées à postuler.
Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’aecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce. Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU Veuillez noter que ce poste est réservé uniquement aux candidats de nationalité Congolaise de la RDC.
Informations générales sur l’UNOPS
La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunie...
La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérication des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérications sont déterminantes pour l’embauche.
DISCLAIMER
The screening of your application will be conducted based on the information in your prole. Before applying, we strongly suggest that you review your UNOPS Jobs prole (https://jobs.unops.org/pages/User/CreateProle.aspx) to ensure completeness, especially the education and experience sections.
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"I am very proud to be a member of the UNOPS family. The projects and partners we work with really benet those who need it most"
Vicente Huaquisto Driver At Unops In Peru
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Mariacarmen Colitti Senior Partnerships and Liaison Advisor
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