OFFRE D’EMPLOI
MAGNA est une organisation humanitaire internationale dont l'objectif est de fournir de l'aide médicale aux populations en crise. Elle est active en RDC depuis 2009.
MAGNA cherche à recruter, pour son projet de Nutrition à Assise Communautaire « NAC » dans la Zone de Santé de la Ns’ele :
1 – DESCRIPTION DU POSTE
Fonction : Assistant Administratif, financier et Logistique
N° d’offre : 009/2018/KIN
Lieu : Kinshasa principalement, et déplacements dans la zone de santé de la N’sele
Durée : contrat à durée déterminée de 5 mois avec une période d’essai de 2 mois
Prise de poste : Dès que possible
2 – POSITION DANS L’ORGANISATION
Sous la responsabilité et la supervision directes de la Responsable de l’Administration & Finances, il (elle) est responsable de la gestion des activités relatives au projet de la N’sele et travaille en collaboration avec l’équipe MAGNA et le reste du personnel à Kinshasa.
3 – ROLE ET RESPONSABILITÉS
L’Assistant Administratif, Financier et Logisticien est chargé(e) de la tenue de la comptabilité globale du projet en collaboration avec le Responsable Admin/Fin à Kinshasa, de la gestion Administrative et Logistique pour le projet de la Nutrition à Assise Communautaire « NAC » dans de santé de la N’sele.
Il/elle aura pour responsabilités principales d’assurer la gestion des ressources humaines, financières et logistiques du personnel de ce projet.
Assurer la sécurité et disponibilité de la trésorerie :
Suivre la trésorerie disponible, anticiper les besoins pour la journée (paiements, avances), demander la trésorerie nécessaire pour la journée au Chef de projet/Responsable Admin-Fin
Effectuer les opérations de change conformément à la demande de l'agent / manager et conformément à la politique de change de pays
Maintenir un livre de caisse à jour pour chaque petite caisse, enregistrer immédiatement chaque transaction IN/OUT de la caisse dans le livre de caisse, assurer que le solde des livres de caisse reflète à tout moment le montant réel des liquidités conservées dans les petites caisses
Payer les fournisseurs de manière stricte mais rapide, conformément aux procédures d’achat et de payement de MAGNA.
Assurer le suivi étroit et correct de toutes les avances de fonds (extracomptables), s’assurer que l'émission et la régularisation se conforment strictement à la procédure :
Enregistrer immédiatement toutes les émissions d’avance et les remboursements dans le livre des avances
Veiller à ce que les avances soient retournées dans les meilleurs délais et, en particulier, que toutes les avances soient clôturées à la fin du mois
Veiller à ce que la régularisation de l'avance soit correct (soldé et fondé sur des reçus corrects et validés)
Veiller à ce que toute avance de sécurité soit retournée avant le départ des expatriés
Assurer le strict respect des procédures de contrôle de trésorerie pour chaque petite caisse / change: comptage quotidien de la caisse, inventaire de trésorerie hebdomadaire incluant la réconciliation avec Saga au besoin, ensemble avec le Chef de projet, inventaire complet des espèces effectué et signé le dernier jour du mois
Étudier les différences de liquidités et faire rapport au Chef de projet et/ou Responsable admin/fin si la cause n’a pas été identifiée.
Effectuer le paiement des salaires, des primes et des per diem (lorsqu’ils sont versés en espèces)
Effectuer un suivi étroit des remboursements à les réclamer (appels téléphoniques privés, frais médicaux, etc.)
Payer et faire un suivi étroit des factures de services et autres dépenses de fonctionnement,
Assurer la comptabilité papier (pièces justificatives):
Pour tous les livres / documents / pièces justificatives gérés directement:
Responsable de la qualité des pièces justificatives: s'assurer qu’elles sont en stricte conformité avec les normes et procédures financières de MAGNA
Examiner chaque reçu avant acceptation: vérifier soigneusement que les pièces justificatives sont complètes :
Bien présentées
Comprenant toutes les informations requises
Calculs et les montants totaux corrects
Traduction précise le cas échéant
Présence des signatures de validation pertinentes et nécessaires
Complètes (tous les documents d'appui pertinents et nécessaires sont joints)
Assurer le remplissage approprié et l'archivage de la comptabilité mensuelle, selon les normes de MAGNA (originaux envoyés et conservés à Kinshasa et copies conservées sur le terrain, classés par mois / numéro de document BANANA si possible / numéro de reçu, y compris des copies des documents mensuels de clôture)
Le cas échéant, pour les paiements par chèque: vérifier la qualité des pièces justificatives (reçus + documents), préparer les demandes de paiement par chèque / virement, et les soumettre au Responsable des finances (mais ne pas préparer le chèque + n'est pas signataire)
Encodage électronique des données :
A défaut d’avoir connaissance du logiciel BANANA utilisé par MAGNA, la comptabilité peut être clairement présentée dans un fichier Excel et transmise au Responsable Admin-Fin à Kinshasa.
Gérer les achats et les stocks (Logistique) :
Assurer un processus de sélection des fournisseurs garantissant l’application de normes éthiques et l’ouverture au plus grand nombre, en fonction des besoins identifiés par le personnel MAGNA pour la bonne conduite du projet :
Créer /tenir une base des données des fournisseurs, précisant le type de services/produits qu’ils offrent, la gamme de prix qu’ils appliquent, l’évaluation de la qualité de leur produit en général, si MAGNA fait appel à eux et pourquoi, et tout commentaire utile en vue de prochains achats, et si applicable, la tenue des listes de prix par type de produit
Veiller au respect des procédures d’achats
Gestion des lieux de stockage :
Assurer un stockage approprié et sécurisé des intrants et équipements tout au long du projet
Tenir les outils de gestion à jour pour le suivi du matériel, des équipements et des véhicules (fiche de stock, classeur de bons de commandes, fiche d’inventaire, fichier informatique d’inventaire mensuel, bon de livraison et de donation, etc).
Assurer la livraison des équipements et des intrants dans les structures, en lieu et termes décidés dans le projet (soit en début de projet, soit selon les besoins, soit mensuellement/trimestriellement).
Réalisation d’inventaires physiques mensuels dans les différents lieux de stockage. Participation à l'élaboration d’un inventaire annuel pour le siège MAGNA
Rapportage:
Faire immédiatement rapport au(x) Responsable(s) de n'importe quel problème/questions surgissant avec les données ou les outils (tant au niveau du logiciel que sur le terrain)
Signaler toute anomalie ou besoin en maintenance au(x) Responsable(s) de manière à initier des mesures correctives si besoin
Effectuer des rapports hebdomadaires de qualité, qui seront transmis aux Responsables
Informer immédiatement le(s) Responsable(s) de tout problème rencontré en cours de travail.
Formation : Diplôme de Licence En sciences commerciales et administratives, en gestion financières ou en sciences économiques. Une qualification supplémentaire dans les logiciels comptables tels que, SAGA, TONPRO, … et système OHADA.
Expérience :
Expérience en ONGI médicale de 3 ans minimum
Expérience dans la gestion d’un projet/programme au sein d’une ONG internationale
Expérience dans la mise en œuvre d’un programme médical et/ou psychosocial de prise en charge des survivant(e)s de violence sexuelles,
Expérience dans le renforcement de capacités (formateur, superviseur,…)
Expérience dans la gestion des ressources humaines, matérielles et financières
Qualités :
organisation, aptitudes en renforcement de compétences, aptitude à bien communiquer, flexibilité, discrétion, capacité à travailler sous pression, autonomie, proactivité, dynamisme, anticipation, esprit d’initiative et capacité à travailler en équipe, honnête, transparence et redevabilité ;
Allégeance aux valeurs éthiques de MAGNA ;
Très bonne maîtrise et rapidité dans l’utilisation des outils informatiques (Excel, Access, Word, Internet et Power Point) ;
Excellente maîtrise orale et écrite du français et exigée. L’anglais sera considéré comme un aout important.
5 – CANDIDATURE
Les candidats intéressés doivent envoyer leur dossier au plus tard pour le 22 juin 2018 selon une des modalités suivantes :
1 - par mail aux adresses suivantes : [email protected] , et [email protected]
Le contact pour l'entretien sera pris seulement avec les candidats sélectionnés.
Les dossiers de candidature doivent comprendre :
- la lettre de motivation (max 1 page)
- le CV détaillé (max 3 pages) contenant seulement les expériences (professionnelles et formatives) en lien avec le poste ou le domaine mentionné et avec trois références professionnelles à contacter (e-mail, numéro de téléphone),
- la copie du diplôme, des attestations de service dûment certifiées par les anciens employeurs ; et des attestations des éventuelles formations en lien avec le poste.
N.B. les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Pour MAGNA
Le Chef de mission.
