OXFAM: Gestionnaire de bureau Office Manager

Titre du Poste :   Gestionnaire de bureau Office Manager

Lieu :   Nord Kivu-Goma

Mission d’Oxfam GB :       Travailler en partenariat pour trouver des solutions durables à la pauvreté et la souffrance.

Objectif de l’équipe : Appuyer le fonctionnement administratif, financier, des ressources humaines, logistique et la gestion de la sécurité du bureau de Goma particulièrement et le bureau de Beni indirectement.

But du poste : Gérer, fournir un leadership et appuyer les services du bureau de Goma y compris les ressources humaines, les finances, l’administration et la logistique

Hiérarchie du poste :

Rapporte au Coordonnateur Provincial et assure la gestion des postes suivants : HR Admin.officer Goma, Finance Officer Goma, Logistics Officer Goma, Logistics Officers terrain

RESPONSIBILITE BUDGETAIRE: Gestion générale des budgets relatifs à la logistique et aux finances sur délégation écrite du coordonnateur provincial.

Durée du contrat : 12 mois renouvelables

Grade : C2 National

DIMENSIONS DE TRAVAIL :

-          Gère et maintien l’amélioration des services, procédures et systèmes

-          Gère le personnel du niveau F/E/D

-          Ce rôle requiert une expérience solide de gestion et d’administration

-          Gère de manière générale les budgets alloués à l’administration de Goma

-          S’inspire des différentes sources d’information pour guider les décisions au  niveau individuel et au niveau du groupe

-          Gere l’appui à d’autres programmes qui se référeront au bureau de Goma

-          Résout les problèmes variés ainsi que les petits problèmes journaliers sans pour autant référer ceux-ci à la hiérarchie si cela n’implique pas de décision disciplinaire.

L’impact de ce rôle est significatif au sein du département et peut même avoir un impact plus large dans l’organisation.

RESPONSIBILITES CLES:

1.  Assurer la gestion courante et en collaboration avec le gestionnaire des ressources humaines, des finances, de la logistique et de l’administration du bureau de Goma en concordance avec les procédures d’Oxfam dans ces domaines ainsi que les procédures d’Oxfam en matière de gestion des performances ;
2. Assurer qu’Oxfam GB est en règle avec les lois de la RDC ainsi qu’aux procédures officielles et gérer l’administration et démarches y relatives tout en gardant un contact régulier avec les ministères respectifs et les avocats ;
3. Assumer la responsabilité de la maintenance et l’amélioration du bureau d’Oxfam GB à Goma, en s’assurant qu’Oxfam GB est en règle avec les standards de sécurité et sureté.
4. Superviser les arrangements de voyage, logement et espace de travail pour les visiteurs de Goma et s’assurer que ces arrangements sont d’un standard professionnel.
5. Assurer le classement ou archivage des documents clés de manière à épargner OGB de tout problème administratif et judiciaire.
6. Etre actif dans l’équipe de gestion de la province du Sud Kivu, et du bureau de Goma
7. Assurer la gestion de la sécurité au niveau de Goma et du terrain dans la Zone du petit Nord
8. Représenter OXFAM pour des questions administratives et de gestion, le PC en cas d’empêchementAPTITUDES ET COMPETENCES
   1. Avoir un diplôme universitaire en sciences sociales, administratives, de gestion ou apparentées
   2. Des qualités excellentes de gestion et motivation du personnel
   3. Expérience substantielle prouvée à u niveau de responsabilité de préférence croisée dans deux ou plusieurs domaines apparentés à la gestion des ressources humaines, logistique, administration ou finances dans un environnement très actif
   4. Une aptitude prouvée dans le contrôle des finances et de gestion des procédures financières, et logistiques
   5. Une connaissance de la logistique ainsi qu’une habilité pratique de gestion
   6. Allure excellente de représentation
   7. Connaissance du contexte administratif de la RDC
   8. Bon esprit d’équipe
   9. Maîtrise excellente du français (écrit et oral) La connaissance de l’anglais est un atout.
   10. Intérêt avec les objectifs d’Oxfam GB, ainsi qu’un engagement envers les valeurs du genre et de la diversité.

   Note :

   Cette description des tâches n’est pas incorporée dans votre contrat de travail. Elle est conçue comme un guide et ne devrait pas être considérée comme une spécification inflexible mais comme pouvant être modifiée de temps à autre à la lumière des développements stratégiques et à la suite des discussions avec le titulaire de poste. Le titulaire du poste sera appelé à travailler sur base des objectifs convenus, ce qui devrait faciliter la réalisation des responsabilités conformément au processus d’évaluation des performances.Toutes les candidatures doivent être envoyées à l’adresse e-mail ci après : [email protected] au plus tard le 24 mai 2013.

   Uniquement les candidats se trouvant à Goma ou à Kinshasa peuvent déposer leurs dossiers physiques aux adresses Oxfam GB :

   Kinshasa : 1527, avenue Colonel Mondjiba, Q/Basoko, commune de Ngaliema

   Goma : 114, Avenue Mont Goma, Q. Les volcans, Commune de Goma

   Préciser votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone.

   Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessous ne seront pas retenus.

   Ce poste est ouvert aux candidatures internes et externes.

   Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

   Fait à Kinshasa, le 25 avril 2013

   LA REPRESENTATION

   D’OXFAM GB EN RDC