DESCRIPTION DES TACHES
Position : Charge de Finances Programme
Lieu : Bunia, Province de l’Ituri, DRC
Département : Finance Programme
Date : Février 2021
Réf. : 21/DRC/PA/01
Description du département :
Trócaire travaille en partenariat avec des organisations locales et religieuses, apportant son appui aux communautés dans plus de 20 pays en voie de développement en Afrique, en Asie, en Amérique Latine et au Moyen-Orient en vue d’apporter des changements durables. Trócaire milite pour un monde juste et paisible où la dignité des personnes est assurée et les droits sont respectés, les besoins de base sont satisfaits et les ressources sont partagées équitablement, les gens ont le contrôle de leur propre vie, et ceux qui sont au pouvoir agissent pour le bien commun.
Le but du bureau Pays dans la structure de Trócaire est de produire des résultats bénéficiant aux pauvres, atteindre le changement par le développement, le travail humanitaire et de plaidoyer qui autonomisent les pauvres et marginalisés, leur permettant de contrôler les décisions qui affectent leurs vies et d’améliorer leur qualité de vie. Le pays est également chargé de contribuer à la réalisation des objectifs généraux de Trócaire en terme de plaidoyer, de campagnes, communication, collecte de fonds et marketing au niveau international.
Le programme national de la RDC se concentre actuellement sur un programme intégré qui incorpore les droits aux ressources, l'autonomisation des femmes et l’intervention humanitaire. La protection, la participation et la résilience sont les principaux piliers du travail dans toutes les interventions. Le programme opère avec un portefeuille de 17 organisations partenaires locales. Afin d’appuyer la gestion efficace et efficiente des finances des projets des partenaires et celles des programmes, Trócaire RDC souhaite recruter un(e) chargé(e) de finance programme.
Le(a) chargé(e) de finance Programme (PA) a la responsabilité globale de la gestion/supervision des finances des projets et programmes en travaillant en étroite collaboration avec les chargés de programmes/projets et accompagnant les partenaires dans l’exécution des financements. Les responsabilités de ce poste incluent les fonctions de gestion, contrôle et suivi financier général du budget programmes/projets et des partenaires de mise en œuvre, de l’appui aux staffs programme de Trocaire dans la gestion des finances programmes tout en se référant à sa hiérarchie.
Une des réussites clés du poste est de s'assurer que la gestion des subventions accordées aux partenaires de Trócaire se conforment aux exigences des bailleurs de fonds, que les rapports financiers sont produits à temps, que les budgets sont gérés efficacement en respectant strictement les limites budgétaires approuvées dans le système financier en ligne de Trócaire “Agresso” et que ce système est à jour n tout temps.
Le bureau de la RDC a ouvert ses portes à Kinshasa en 2008 et est géré par un Directeur-Pays basé à Kinshasa avec un représentant basé à Kinshasa. Le bureau de Bunia a été installé en 2015, et Trócaire y met en œuvre un programme intégré dans la province de l’Ituri par l’intermédiaire d’organisations partenaires locales sur les questions interdépendantes de résilience communautaire et d'autonomisation des femmes et pour améliorer la qualité et l'ampleur de notre intervention humanitaire.
Vous relèverez conjointement du département Administratif et Financier et des programmes et aura comme responsable hiérarchique directe- le Senior Programme Accountant.
Vous gérerez : Aucun
Type de contrat : National à durée déterminée, régi par le Droit du travail congolais
Durée du contrat: Un an (renouvelable), avec une période d'essai de trois mois
Grade et échelle : Grade et échelle de gestionnaire des finances Programmes
Politique de protection des enfants :
Trócaire s'est engagé à protéger les participants aux programmes contre l'exploitation et l'abus et possède des politiques spécifiques par rapport à cet engagement (y compris un code de conduite mondial) qui décrivent le comportement attendu et la responsabilité de tout le personnel, tous les consultants et autres représentants organisationnels. Tout candidat proposé à Trócaire devra signer les politiques de protection et le code de conduite mondial de Trócaire annexés à son contrat de travail et accepter de se comporter conformément aux dispositions contenues dans ces documents.
Portée du rôle :
Le(a) charge(e) de programme finance est chargée principalement du renforcement des capacités des partenaires en matière de gouvernance et de la gestion financière de ceux –ci. Il ou elle devra également faciliter les processus de gestion des subventions dans le cadre des programmes/ projets et offrir un appui technique et des conseils au personnel du programme au sein du bureau pays.
Responsabilités :
Finance et Gouvernance des Organisations Partenaires (30%)
Lead sur l'examen des rapports financiers des projets des partenaires aux côtés des membres de l'équipe et de s'assurer que les exigences des bailleurs de fonds et de Trócaire sont atteintes.
Faire l'examen des dossiers (pièces justificatives et demandes de sortie de fonds lies au projet sous sa supervision) de Trócaire et s'assurer que les rapports financiers des partenaires sont à jour et correctement maintenus, conformément aux exigences des bailleurs de fonds et de Trócaire.
Maintenir un processus continu d’évaluation et de contrôle des finances des organisations partenaires ainsi que les systèmes en ligne de Trocaire pour une meilleure Gouvernance des finances et manuels des partenaires. Ceci comprendra : des visites sur le terrain, des vérifications et d'autres méthodes appropriées. S'assurer que les recommandations sont mises en œuvre en accord avec le partenaire.
Fournir un appui technique dans le secteur des finances et des comptes des organisations partenaires pour leur permettre de produire et de soumettre des rapports de dépenses de qualité, précis et concis. L'appui portera sur la conception du système de comptabilité et gestion d'information, de la conception des feuilles de calcul, de la formation et de l'orientation financière en cours.
Participer aux réunions programme afin de garantir une compréhension adéquate de tous les programmes en cours et les incidences financières.
S'assurer que le PFMTT « Partner Financial Management Tracking Tool » du programme ainsi que le PCAS des partenaires est soumis à temps au gestionnaire et comptable international sur une base trimestrielle.
Conduire la formation du staff financier et technique des partenaires sur le respect des exigences financières des donateurs.
En cas de problème majeur quant à la gestion financière au niveau des partenaires et surtout en ce qui concerne la gestion des fonds des donateurs, le (la) charge(e) de finances programmes pourrait être déployée auprès d’une organisation partenaire afin de s'assurer que les rapports financiers sont élaborés et la gestion financière est effectuée en conformité avec les procédures et exigences des donateurs et Trocaire.
Le contrôle financier et rapportage (20%)
S'assurer que les activités des finances satisfont aux exigences en matière de rapports financiers et des délais comme spécifié par le donateur, la gestionnaire des finances programme, le comptable Internationale et la responsable des finances institutionnelles au niveau pays ou régionale.
Veiller à ce que les politiques et procédures financières organisationnelles de Trócaire sont respectées et mises en œuvre de façon uniforme dans tous les programmes pays. Le Directeur Administratif et Financier peut fournir de l'aide en cas d'accord par le gestionnaire de programme.
Suivre de près toutes les activités des finances programme, garder le gestionnaire de programme et le Directeur Administratif et Financier informés de toutes les situations qui ont le potentiel d'un impact négatif sur le contrôle interne ou la gestion financière.
Aider les bailleurs de fonds externes et internes en cas de besoin des vérifications et de contrôle de la mise en œuvre des recommandations à l'interne et avec les partenaires.
Aider avec les enquêtes sur les allégations de fraude ou d'irrégularités dans les organisations partenaires.
Aider l'équipe chargée du programme dans la préparation des rapports des donateurs, en veillant à ce que les rapports répondent à toutes les exigences en matière des rapports financiers des donateurs. Prendre l'initiative de communiquer les dates limites de rapports et de reddition des comptes au responsable de programme et supérieur hiérarchique pour permettre une meilleure planification.
Se rassurer du classement des pièces du Grant dont il/elle est responsable afin de préparer les contrôles, audits ou autres vérifications.
Renforcement de capacité du Staff (25%)
Avec l'appui du Directeur Administratif et Financier et ou de l'expert-comptable International, apporter des conseils financiers et de l'expertise technique à l’équipe programme pays.
Avec l'aide du Directeur Administratif et Financier, fournir des formations de base et des orientations pour le personnel des programmes pays afin d'améliorer leurs compétences dans les domaines de l'élaboration du budget et suivi, révision du budget, les rapports et les contrôles internes.
Aider à l'induction et l'orientation du personnel du programme pays.
Participer et contribuer activement dans les réunions finances régionales et mondiales au moment indiqué.
Systèmes internes et procédés (15%)
Aider et faire des propositions pour l'amélioration des processus de travail et augmenter l'efficacité de la fonction de finance programme.
Porter à l'attention du gestionnaire du programme et du Directeur Administratif et Financier tout problème découlant de l'équipe du programme sur l’utilisation du système interne de comptabilité global (Agresso Business World).
Suivi des budgets sur Agresso et signaler toutes les irrégularités pour correction
Faciliter la création et l'entretien d'un système de gestion financière des donateurs afin d'assurer l'efficacité et l'exactitude des rapports aux donateurs.
Budgétisation (10%)
Aider le Gestionnaire de Programme, le Directeur Administratif et Financier et d'autres responsables du budget dans la conduite du processus budgétaire pour les programmes pays, s'assurant que le niveau de support technique et des conseils sont fournis à tous les détenteurs de budgets au cours du processus de préparation du budget, et d'autres contrôles et révisions.
Aider à la préparation des budgets des donateurs ; assurer la conformité aux règlements des bailleurs de fonds et s'assurer que les budgets des donateurs sont incorporés dans le budget pays et des révisions budgétaires.
Aider dans le suivi budgétaire des fonds institutionnels dans le logiciel comptable de Trocaire et prévenir le gestionnaire de programme de tout dépassement budgétaire a temps.
Autres Responsabilités :
Participer à la réunion sur les finances Programme organisée tous les 15 jours via un appel par l’expert-comptable International.
Participer à un travail plus large de planification et de révision du plan stratégique organisationnelle, le cas échéant.
Toute autre tâche raisonnable pouvant être assignée par le supérieur hiérarchique, qui correspond à la nature du travail et au niveau de responsabilités.
Description de la personne - Exigences essentielles (E)
Qualifications : Qualification internationalement reconnue de comptable professionnel (veuillez ne pas déposer votre candidature si vous n'avez pas cette qualification).
Experience :
Au moins trois ans d'expérience après obtention du diplôme dans un poste de financier/comptable. Cette expérience devrait inclure au moins une année d'expérience dans une ONG internationale.
Expérience de la gestion d'équipes dans un environnement multiculturel et dans un rôle de leadership pour assurer la cohésion, l'inclusion et le perfectionnement du personnel à tous les niveaux.
Expérience dans la préparation et passage en revue des budgets des projets financés par plusieurs bailleurs de fonds institutionnels.
Expérience dans le rapportage des budgets des projets financés par plusieurs bailleurs de fonds institutionnels.
Compétences :
Compétences dans l'élaboration, l’animation et l'évaluation de la formation des membres du personnel.
Maîtrise de l’anglais et du français (écrit et oral)
Qualités :
Aptitude avérée à travailler avec un style participatif au sein des équipes.
Capacité à travailler de sa propre initiative.
Avoir un engagement envers la justice sociale et l'éthique de Trócaire, en particulier un engagement envers le concept de l'égalité des sexes.
Autres :
Compétences en informatique, en particulier dans les programmes Microsoft Office tels que Word et Excel, ainsi que dans les progiciels de comptabilité et autres compétences de bases de données.
Capacité à travailler sous pression des délais.
Bonnes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
Membre d'équipe efficace.
Compréhension des problèmes de développement.
Disposé(e) à voyager en RDC ou dans la région si nécessaire.
Description de la personne - Exigences souhaitables (D)
Expérience :
Compréhension de la programmation dans un modèle de partenariat, en travaillant dans une ONG basée sur un partenariat.
Comment déposer sa candidature
Tous les candidats intéressés sont invités à envoyer un CV et une lettre de motivation (tous les deux en français) aux adresses e-mail suivantes : [email protected] et [email protected]
La date limite d’envoi des candidatures est fixée au 26/02/2021
Seules les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
Les candidat(e)s sélectionné(e)s seront invité(e)s pour des épreuves orales et pratiques ainsi que des entretiens d’embauche.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Pour Trocaire
