Avis de Vacance de Poste
Team Assistant, GL-3
DATE DE PUBLICATION : 20 Septembre 2018
DATE LIMITE DE DÉPÔT DES CANDIDATURES : 19 Octobre 2018
LIEU D’AFFECTATION : Plusieurs lieux d’affectation
NUMÉRO DE LA VACANCE : MONUSCO/001/CORRECTIONS/2018
Vacance ouverte aux seuls ressortissants de la République Démocratique du Congo
Valeurs Fondamentales des Nations Unies: Intégrité, Professionnalisme, Respect de la Diversité
Responsabilités: Sous la supervision directe du Chef de l’Unité d’administration pénitentiaire et/ou son mandataire désigné, le Team Assistant aura la charge d’assumer les responsabilités suivantes: • Généralement fournir les services d’appui nécessaires pour assurer un bon fonctionnement de l’unité de Kinshasa et, de loin, assurer le bon fonctionnement de tous les bureaux de secteur, y compris le QG des Opérations de Goma • Faire usage du package de traitement des textes en vue de produire une variété de correspondances de routine, rapports, tableaux, graphiques, etc., conformément aux standards institutionnels • Procéder à la relecture des documents rédigés pour en établir l’exhaustivité et la précision grammaticale et typographique • Tenir le calendrier/programme; surveiller les changements et communiquer les informations pertinentes au cadre pénitentiaire au personnel du domaine se trouvant à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité d’administration pénitentiaire • Revoir les dossiers, traces et/ou traiter le courrier ou d’autres documents pertinents d’information contextuelle; retracer et faire le monitorage des actions de suivi s’il y a lieu • Aider à disséminer les rapports hebdomadaires er mensuels aux groups de personnes concernées • Surveiller/suivre les traces de la mise en œuvre des projets et des plans de travail, notamment la coordination avec les sections compétentes de la branche d’appui comme les services essentiels, les finances et budget, le service des achats, le MOVCON, le bureau du DMS et la division de l’information publique PID/Okapi • Faire le suivi de la soumission des rapports financiers, le paiement des fournisseurs et l’exécution des services en collaboration avec l’unité en charge de la réception et l’inspection (R&I), Coordonner la mise en place des dispositions pour une connexion en mode VTC et téléconférence avec les sections/composantes concernées
Mission de l’Organisation des Nations Unies pour la Stabilisation en République démocratique du Congo
United Nations Organization Stabilization Mission in the Democratic Republic of the Congo
12, Avenue des Aviateurs - Gombe Kinshasa, RD Congo - BP 8811
Tél. +243 81 890 5000 +243 81 890 6000 MONUSCO United Nations Organisation Stabilization Mission in the Democratic Republic of Congo
• Recevoir les appels et les visiteurs, et répondre aux demandes routinières de renseignements et informations, notamment la composition des réponses routinières écrites, ou les adresser au personnel compétent pour les traiter s’il y a lieu • Tenir des fichiers (tant en papier imprimé qu’en format électronique) et des bases de données pour l’unité de travail et, notamment un ‘shared drive’ • Actualiser et tenir des listes de large distribution; rassembler les documents, rapports et autres matériels pour les disséminer à l’échelle mondiale, s’il y a lieu au moyen des formats électroniques ; coordonner les services courrier • Procéder à la saisie-enregistrement des données et leur extraction, notamment la surveillance du budget • Vérifier l’exactitude des calculs simples, du codage et des données, etc. • S’acquitter de tâches administratives variées (ex.: enregistrement des congés et liste de présences mensuelles, réunions, organisation de la formation et des ateliers, réservations, commandes de fournitures et équipement de bureau, etc.); notamment la préparation et/ou le traitement de demandes/documents administratifs (ex. demandes de voyage, MOP, aval sécuritaire, demandes de remboursement des dépenses, bons, demandes de visa, etc.) • Disponibiliser son soutien lors de l’embauche tant du personnel national et international que des volontaires des Nations Unies (VNU) • Disponibiliser son soutien lors de l’embauche et le rapatriement du personnel de l’administration pénitentiaire fourni par le gouvernement et, notamment la programmation, la mise à jour du plan de déploiement, le suivi du voyage, la coordination du briefing d’induction et de sécurité, l’administration du test de conduite, la composition des mémos de déploiement, en coordination avec le RSCE, les Ressources Humaines, l’IMTC, la Sécurité, le Transport, la CDT et les bureaux de terrain • Photocopies/scans de documents varies et autres matériels • Opérer et entretenir une variété d’équipement de bureau dans l’exécution des fonctions de base d’un bureau tels que la photocopieuse, la machine facsimile, l’imprimante, le scanner, etc. • En collaboration avec le PCIU, tenir à jour un inventaire de tous les moyens mis à la disposition du bureau (téléphones cellulaires, véhicules, ordinateurs, etc. dans tous les lieux où l’unité existe ; Livrer les courriels/messages urgents • S’acquitter d’autres tâches qui lui sont confiées Compétences: • Professionnalisme: Connaissance des politiques onusiennes opérationnelles et administratives, notamment la gestion des fichiers/les procédures de classement; capacité à choisir, organiser et faire le condensé des données et informations requises pour l’établissement des rapports, les études, les briefings, etc., tact et discrétion dans le traitement des affaires confidentielles; capacité à préparer avec précision le plein rendement et des rapports exhaustifs; capacité avérée à appliquer le bon sens dans le cadre des attributions lui confiées; Se soucier de prendre en compte le principe de l’égalité des sexes et de la participation sur un même pied d’égalité des hommes et des femmes à tous
les domaines d’activité. • Aptitude à la Communication: S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ; Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient ; Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue ; Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; Faire preuve d’ouverture d’esprit par le partage de l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant. • Esprit d’Équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ; Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui ; Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ; Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ; Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses insuffisances.
Qualifications:
Études: Diplôme de fin d’Études secondaires ou équivalent. Diplôme en gestion de bureau/travail de secrétariat souhaitable. Expérience: Au moins 2 ans d’expérience en matière d’appui au fonctionnement général d’un bureau ou domaine apparenté. Capacité à travailler au sein de et avec des équipes diversifiées exigée. Capacité à travailler avec le personnel en uniforme souhaitable. Langues: l’anglais et le français sont les langues de travail des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise du français parlé et écrit est exigée. La maîtrise de l’anglais parlé et écrit est un avantage supplémentaire.
COMMENT POSTULER
1. Les candidats intéressés et qualifies doivent soumettre leurs demandes ansemble avec la Fiche de Notice Personnelle des Nations Unies (P-11) (ci-jointe). 2. Soumettre les demandes par courriel UNIQUEMENT à: [email protected]. Le dépôt du courrier NE SERA PAS ACCEPTÉ. 3. Tous les candidats SONT TENUS d’indiquer le numéro de la vacance de la MONUSCO pour laquelle ils adressent leurs demandes sur la ligne de l’objet dans leurs courriels, ex. : MONUSCO/001/CORRECTIONS/2018 4. Les demandes soumises par DIGITAL SENDER NE SERONT PAS ACCEPTÉES. 5. Les candidats sont TENUS d’indiquer leur numéro de téléphone et leur adresse de courriel. Les demandes sans numéro de téléphone et adresse de courriel NE SERONT PAS ACCEPTÉES. 6. Les demandes reçues après la date limite NE SERONT PAS ACCEPTÉES. 7. SEULS les candidats retenus seront contactés pour UN TEST DE CORROBATION ÉCRIT et UN ENTRETIEN BASÉ SUR L’ÉVALUATION DES COMPÉTENCES. 8. En conformité à la politique des Nations Unies sur la parité du genre, les candidates qualifiées sont vivement invitées à postuler. LES NATIONS UNIES NE PERÇOIVENT AUCUN FRAIS A UN QUELCONQUE STADE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DEMANDE, ENTRETIEN, TRAITWEMENT, FORMATION NI TOUT AUTRES FRAIS QUELCONQUES). LES NATIONS UNIES NE S’INTÉRESSENT PAS AUX INFORMATIONS SUR DES COMPTES BANCAIRES
