Titre du Poste : Secrétaire de Projet
• DATE DE PARUTION : 14-12-2018
• DATE DE CLÔTURE : 07-01-2019
• NOMBRE DE POSTES : 1
• LIEU D’AFFECTATION : Kinshasa
• Organisation : VSi Afrique
• Secteur d’activité : Bureau d’Etudes Ingénieur Civil
• Département : Technique et Projets
Description du poste :
La/Le secrétaire assure un support administratif et logistique au Chef de Mission et à son adjoint dans le cadre de la surveillance des travaux de Projets d’adduction d’eau potable dans différentes régions du Congo, RDC. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec tous les acteurs impliqués dans la surveillance des travaux du Projet.
Tâches sur le plan de la clientèle - Accueillir les visiteurs concernés par le projet, assurer le premier niveau de contact entre le service et l’extérieur - Réception/transmission et enregistrement des courriers dans le cahier des enregistrements selon numéro du projet - Trier, dépouiller, classer les documents, transmettre le courrier aux différents services dans les bannettes prévues à cet effet. - Contacter et prendre rendez-vous avec bailleurs & entreprises de travaux sur demande des responsables concernés (Direction, experts) - Assurer le contact entre le projet et les différents départements de la société
Tâches sur le plan du personnel - Vérifier et suivre les documents (journaux de chantier etc) des surveillants de travaux présents sur site et retransmettre au Chef de Mission pour contrôle - Préparer les documents techniques à envoyer dans les sites de chantier pour les surveillants. - Réaliser/Suivre un panneau-planning des missions des chefs de mission/adjoints et congés des surveillants.
- Préparer les réapprovisionnements des caisses de chantier en fonction des départements « contrôle de gestion » et « comptabilité » - Apporter toute aide nécessaire aux autres secrétaires de Projets en cas de besoin
Tâches d’assistance à la direction du projet - Participer à l’élaboration et à la présentation des documents, saisir, imprimer, relier et présenter des documents (lettres, rapports...) - Suivre une numérotation de courriers - Assister la direction pour les réunions techniques avec l’entreprise (notes, rédaction des compte-rendu de réunion et transmission aux parties concernées). - Utiliser les logiciels informatiques (Word, Excel, stockage) - Scanner des documents, diffuser/assurer l’archivage informatique sur le diskstation). - Organiser l’acheminement des courriers aux différents organismes/clients/fournisseurs - Organiser le classement des écrits, et des documents à archiver. - Assurer l’organisation des courses pour le projet - Préparer et organiser la logistique des missions, ateliers, séminaires, en concertation avec le Chef de Mission et le Resp. Logistique (réservations hôtels, restauration,..) - Etablir, classer et archiver les ordres de mission et les pièces annexes (justificatifs, plannings) - Préparer et suivre la comptabilité pour les frais de mission (demande avant mission, bilan au retour, etc.) - Assister les experts pour faire établir et ajuster les devis pro forma par les différents fournisseurs - Etablir suite à la demande du chef de Mission, classer et archiver les dossiers d’achats : Bons de Commande, les Ordres de Paiement, les factures, etc.
Etudes - Etre titulaire d’un diplôme Universitaire
Compétences/qualités requises - Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, etc.)
- Etre polyvalent(e) - Etre ponctuel(le) - Maîtriser la langue française - Excellente capacité à la rédaction de lettre et/ou rapport - Capacité à s’organiser dans un contexte évolutif - Etre dynamique et communicatif (ve)
COMMENT POSTULER
• Veuillez postuler avec votre compte Jobparc en s’enregistrant sur www.jobparc.com ou en téléchargeant l’application mobile sur Playstore ou Appstore. • Remplir correctement le profil de votre compte JobParc (éducation, formation, expérience,…) • Postuler directement à partir de votre compte JobParc avant la date de clôture l’offre (07 Janvier 2019) • Rassurez-vous que votre dossier contient: - Curriculum Vitae
