AVIS DE VACANCE DE POSTE INTERNE ET EXTERNE
N°030/2015
Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées.
Titre : Business support Assistant (Assistant de Bureau)
Grade : SC2
Type de Contrat : SC
Durée : Contrat initial de 1 an renouvelable
Lieu d’affectation : Lubumbashi.
Date limite de dépôt de candidatures : le 26 Aout 2015
Sous la supervision directe de la Chargée de l’Administration, l’assistant de bureau exerce les fonctions suivantes :
Aider à extraire des données provenant des différentes sources et les saisir dans les systèmes administratifs, les systèmes de gestion des ressources humaines, des achats et de la logistique, et d’autres systèmes du PAM.
Répondre aux demandes faites par le personnel de sa division ou d’un bureau de terrain, et fournir des informations facilement accessibles à partir des fichiers du bureau et des bases de données, en assurant la liaison avec d’autres bureaux si nécessaire.
Produire des rapports simples en vue d’une analyse ultérieure par le personnel d’encadrement.
Préparer la correspondance courante en utilisant des lettres standard ou des modèles et rédiger des messages simples et factuels ne nécessitant ni discussion ni explication.
Rechercher, extraire, compiler, assembler et archiver différentes statistiques se trouvant dans des fichiers informatiques, des dossiers, des rapports et d’autres sources, en vue d’un usage interne/externe.
Utiliser divers équipements de bureau tels que photocopieurs, télécopieurs, imprimantes et scanners, et renouveler les stocks de fournitures ; photocopier des documents sur demande et agrafer les exemplaires, si nécessaire.
Vérifier l’exactitude de calculs, de codifications, et de données élémentaires.
Prendre les appels téléphoniques et accueillir les visiteurs, et les orienter vers la personne compétente ou répondre personnellement aux demandes simples, dans la mesure du possible.
Ramasser, trier et distribuer le courrier, les rapports et autres documents, et transmettre la correspondance, les documents, etc. par courrier électronique, télécopie ; service de coursier ou tout autre moyen.
Organiser, classer et gérer les fichiers de l’unité.
S’acquitter de toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée.
QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES
- Etre détenteur d’un diplôme de fin d’études secondaire ;
- Expérience : au moins deux (2) ans d’expériences dans des fonctions d’appui ; compétences en matière de saisie de données est indispensable.
- Connaissances linguistiques : Bonne connaissance du français et de la langue locale ;
- Bonne maîtrise et connaissance de l’outil informatique, notamment du Word, Excel et d’autres logiciels.
ELEMENTS DU DOSSIER DU CANDIDAT
Une lettre de demande d’emploi ;
un curriculum vitae ;
Coordonnées de 3 personnes de référence : noms, numéros de téléphone, adresses e-mail, etc…
Les dossiers doivent être adressés sous enveloppe scellée aux adresses ci-après et portant le numéro de l’avis de vacance de poste repris ci-dessus :
Au Représentant du PAM/RDC – 116, Immeuble MIBA Boulevard du 30 Juin à Kinshasa – Gombe
[email protected]
Note :
Seuls les candidats retenus seront convoqués au test écrit et à l’interview ;
Kinshasa, le 11 Aout 2015
PR
