Termes de référence
Interne et Externe
I. Position Information
Titre de la Position
Assistant(e) à l’administration et aux finances
Grade
G4
Lieu d’affectation
Bunia
Numéro de la position
SVN 2021-03-RDC
Famille d’emploi
Administration et Finance
Unité Organisationnelle
RMU
Si Position affectée au bureau régional, Regional, QG, MAC, PAC, Bureau de liaison or ou bureau pays ?
Bureau Pays
Type de contrat
Special Short Term Six mois avec possibilité d’extension
Superviseur direct
Finance National Officer
Nombre de Personnel placé sous sa supervision directe
n/a
INFORMATIONS SPÉCIFIQUES
Date de clôture
26 Novembre 2021
Posting channel
Complete WBS (up to the 5th level)
II. CADRE ET CHAMP D’ACTIVITE ORGANISATIONNEL
Fondée en 1951, l'OIM est la principale organisation intergouvernementale dans le domaine de la migration et travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L'OIM est dédié à la promotion de la migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous. Il le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
Sous la supervision générale du chef de mission et la supervision directe du Finance National Officer, l’assistant(e) à l’administration et aux finances devra réaliser les objectifs fixés dans le cadre des différentes activités qui lui incombent.
III. ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITES
Veiller au respect et à l’application des procédures administratives, financières et logistiques conformément aux règlements et procédures de l'OIM
Maintenir les fiches de présence (Timesheet) du staff, Planifier et suivre la prise des congés annuels,
Assurer le briefing et l’orientation du nouveau personnel, experts et consultants sur les règles et procédures financières et administratives de l’OIM.
Proposer des améliorations qui permettront de rationaliser la gestion de la chaîne d'approvisionnement pour les activités de projets et du bureau;
S’assurer que toutes les procédures financières sont suivies et permettent un contrôle interne en place. Proposer des solutions pour remédier aux insuffisances constatées ;
Assurer le suivi des avances accordées aux partenaires et au staff ;
Vérifier les factures et s'assurer que les équipements, fournitures ou services qui s’y rapportent ont été dûment reçue ou fournie avant de procéder au paiement ;
Assurer un contrôle approprié pour protéger les biens meubles et immeubles de l'OIM et prévenir, le cas échéant, la fraude ;
Tenir un inventaire des biens du bureau suivant les règles de l'OIM en la matière et préparer les rapports périodiques sur demande du chef de bureau ou du projet ;
Vérifier le journal de la liste de paie (Payroll) du staff ainsi que les allocations budgétaires ;
Planifier et maintenir les activités quotidiennes financières et comptables du bureau comprenant le suivi des comptes fournisseurs, les achats, le décaissement et les écritures de journal, etc.;
Encoder les paiements, les entrées dans le système comptable ;
Effectuer le rapprochement mensuel des livres de caisse et banque ;
Suivre les budgets selon les données comptables et financières exportées du logiciel PRISM ;
Collaborer avec les gestionnaires de projet et du bureau de l'OIM Kinshasa dans la préparation de rapports financiers et l'analyse des résultats financiers ;
Faire le suivi budgétaire de projets exécutés par le bureau ;
Vérifier la conformité des pièces justificatives en provenance des sites avec la documentation à l’appui ;
S’assurer du bon déroulement des livraisons entre les fournisseurs et les entrepôts OIM, en particulier en formalisant les étapes de réception qualitative et quantitative (délais, conformité, spécifications techniques) ;
Assister dans la préparation du rapport logistique mensuel et l’envoyer au bureau logistique de Kinshasa pour vérification et consolidation ;
Réaliser toute autre tâche confiée par le chef du sous bureau ou du projet.
IV. Qualifications et expérience requise
Formation
Un diplôme universitaire en Sciences commerciales (BAC+5)
Ou un diplôme d’études secondaires avec au moins quatre ans d’expérience professionnelle dans un domaine pertinent
Expérience
Expérience professionnelle : au moins 2 ans d’expérience dans un domaine pertinent
Connaissance approfondie de l’administration, des RH et de la gestion financière ;
Connaissance approfondie des outils informatiques (Word, Excel, Power point).).
V. Langues
Requis
Recommandé
Français
Anglais
Langues Locales
VI. Compétences
Le titulaire doit faire preuve des compétences techniques et comportementales suivantes :
Compétences comportementales
Redevabilité
Assume la responsabilité d’une action posée et gère les critiques constructives.
Orientation du client
Travaille de manière efficace avec les parties prenantes et autres.
Apprentissage continue
Favorise un climat d’apprentissage continu pour soi-même et pour les autres collègues ;
Communication
Ecoute et communique de manière claire en adaptant son discours à l’audience
Initiative et créativité
Cherche activement des nouvelles voies/issues en vue d’améliorer les programmes/services ;
Leadership et négociation
Développe des partenariats efficaces avec des parties prenantes internes et externes ;
Gestion de la Performance
Identifie les moyens et met en œuvre des actions pour améliorer les performances de soi et des autres.
Planification et organisation
Planifie le travail, anticipe les risques et fixe des objectifs dans son domaine de responsabilité ;
Professionnalisme
Fait preuve de la maitrise du sujet/domaine ;
Travail d’équipe
Contribue activement à un environnement d'équipe efficace, collégial et agréable ; intègre les besoins, les préoccupations et les perspectives liés au genre et favorise l’égalité des sexes
Connaissance de la technologie
Identifie et préconise des solutions technologiques pertinentes
Mobilisation de ressources
Travaille avec les acteurs internes et externes afin de répondre aux besoins de l’OIM.
Techniques
Avoir des connaissances pertinentes dans le domaine financier ;
Développer et suivre les procédures de contrôle interne pour prévenir la fraude et la mauvaise gestion ;
Veiller à l’application des politiques et directives financières de l’OIM
Appliquer efficacement les connaissances de différentes disciplines financières dans la gestion et la supervision de travail personnel
Etre capable de plaider pour l'intégration des considérations financières dans les processus et procédures de l’organisation
Notes
L’OIM applique une politique en faveur du genre et encourage les candidatures féminines. Les candidatures composées du PHF de l’OIM (Personal History Form) et d’une lettre de motivation dactylographiée peuvent être envoyées à l’adresse électronique suivante : [email protected] avant le 26 Novembre 2021 en indiquant la référence du poste dans l’objet de votre email, les candidatures qui ne respecteront pas ces exigences ne seront pas considérées. Aucune candidature ne sera reçue par courrier physique.
