CANDIDATURES INTERNES & EXTERNES
I. Renseignements sur le poste
Titre: Assistant(e) à l’administration et aux finances
Grade: G4
Lieu d’affectation: Beni, Nord-Kivu, République démocratique du Congo (DRC)
Tranche d’ancienneté: 4
Famille d’emplois : Administration et Finances
Unité administrative : OIM Beni, RDC
Numéro du poste: SVN 2018-18-RDC
Position Classifié: Oui
Soumis à rotation: Non
Durée du contrat: 6 mois avec possibilité d’extension
Sous l’autorité directe de: Chef de Projet
Sous l’autorité générale de: Chef de Mission
Responsabilités de direction: Non
Personnel placé sous son autorité directe: N/A
II. Cadre et champ d’activité organisationnel
Fondée en 1951, l'OIM est la principale organisation intergouvernementale dans le domaine de la migration et travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L'OIM est dédié à la promotion de la migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous. Il le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
Sous la supervision générale du chef de mission et la supervision directe du chef de Projet, l’assistant(e) à l’administration et aux finances devra réaliser les objectifs fixés dans le cadre des différentes activités qui lui incombent.
III. Attributions et responsabilités
Veiller au respect et à l’application des procédures administratives, financières et logistiques conformément aux règlements et procédures de l'OIM
Maintenir les fiches de présence (Timesheet) du staff, Planifier et suivre la prise des congés annuels,
Assurer le briefing et l’orientation du nouveau personnel, experts et consultants sur les règles et procédures financières et administratives de l’OIM.
Proposer des améliorations qui permettront de rationaliser la gestion de la chaîne d'approvisionnement pour les activités de projets et du bureau;
S’assurer que toutes les procédures financières sont suivies et permettent un contrôle interne en place. Proposer des solutions pour remédier aux insuffisances constatées;
Assurer le suivi des avances accordées aux partenaires et au staff ;
Vérifier les factures et s'assurer que les équipements, fournitures ou services qui s’y rapportent ont été dûment reçue ou fournie avant de procéder au paiement;
Assurer un contrôle approprié pour protéger les biens meubles et immeubles de l'OIM et prévenir, le cas échéant, la fraude;
Tenir un inventaire des biens du bureau suivant les règles de l'OIM en la matière et préparer les rapports périodiques sur demande du chef de bureau ou du projet ;
Vérifier le journal de la liste de paie (Payroll) du staff ainsi que les allocations budgétaires ;
Planifier et maintenir les activités quotidiennes financières et comptables du bureau comprenant le suivi des comptes fournisseurs, les achats, le décaissement et les écritures de journal, etc.;
Encoder les paiements, les entrées dans le système comptable ;
Effectuer le rapprochement mensuel des livres de caisse et banque;
Suivre les budgets selon les données comptables et financières exportées du logiciel PRISM;
Collaborer avec les gestionnaires de projet et du bureau de l'OIM Kinshasa dans la préparation de rapports financiers et l'analyse des résultats financiers;
Faire le suivi budgétaire de projets exécutés par le bureau;
Vérifier la conformité des pièces justificatives en provenance des sites avec la documentation à l’appui ;
S’assurer du bon déroulement des livraisons entre les fournisseurs et les entrepôts OIM, en particulier en formalisant les étapes de réception qualitative et quantitative (délais, conformité, spécifications techniques) ;
Assister dans la préparation du rapport logistique mensuel et l’envoyer au bureau logistique de Kinshasa pour vérification et consolidation;
Réaliser toute autre tâche confiée par le chef du sous bureau ou du projet.
IV. Compétences
Le titulaire doit faire preuve des compétences techniques et comportementales suivantes :
Compétences comportementales
Redevabilité
Assume la responsabilité d’une action posée et gère les critiques constructives.
Orientation du client
Travaille de manière efficace avec les parties prenantes et autres.
Apprentissage continu
Favorise un climat d’apprentissage continu pour soi-même et pour les autres collègues ;
Communication
Ecoute et communique de manière claire en adaptant son discours à l’audience
Initiative et créativité
Cherche activement des nouvelles voies/issues en vue d’améliorer les programmes/services ;
Leadership et négociation
Développe des partenariats efficaces avec des parties prenantes internes et externes ;
Gestion de la Performance
Identifie les moyens et met en œuvre des actions pour améliorer les performances de soi et des autres.
Planification et organisation
Planifie le travail, anticipe les risques et fixe des objectifs dans son domaine de responsabilité ;
Professionnalisme
Fait preuve de la maitrise du sujet/domaine ;
Travail d’équipe
Contribue activement à un environnement d'équipe efficace, collégial et agréable ; intègre les besoins, les préoccupations et les perspectives liés au genre et favorise l’égalité des sexes
Connaissance de la technologie
Identifie et préconise des solutions technologiques pertinentes
Mobilisation de ressources
Travaille avec les acteurs internes et externes afin de répondre aux besoins de l’OIM
Compétences techniques
Avoir des connaissances pertinentes dans le domaine financier ;
Développer et suivre les procédures de contrôle interne pour prévenir la fraude et la mauvaise gestion ;
Veiller à l’application des politiques et directives financières de l’OIM
Appliquer efficacement les connaissances de différentes disciplines financières dans la gestion et la supervision de travail personnel
Etre capable de plaider pour l'intégration des considérations financières dans les processus et procédures de l’organisation
V. Etudes et experience
Un diplôme universitaire en Sciences commerciales ou dans un domaine similaire avec deux ans d’expérience professionnelle dans un domaine pertinent
Ou un diplôme d’études secondaires avec au moins quatre ans d’expérience professionnelle dans un domaine pertinent
Connaissance approfondie de l’administration, des RH et de la gestion financière ;
Connaissance approfondie des outils informatiques (Word, Excel, Power point).
VI. Langues
Obligatoires
Français
Recommandées
Anglais
Autres langues locales
L’OIM applique une politique en faveur de l’égalité des genres, et encourage les candidatures féminines.
Les candidatures (PHF de l’OIM ou P11 et une lettre de motivation, dactylographiée, copies de diplôme et attestations de fin de service) peuvent être envoyées à l’adresse électronique suivante : [email protected] au plus tard le 07 mai 2018, en indiquant la référence :
Aucune candidature ne sera reçue par courrier physique.
Le formulaire Personnel History form (PHF) est disponible sur le site www.drcongo.iom.int
