AVIS DE RECRUTEMENT (SVN)
Ouvert aux candidats Internes et Externes
Titre de la position: Assistant Administratif et Financier
Lieu d’affectation: Tshikapa, République démocratique du Congo
Classification: G4
Durée du contrat: 6 mois avec possibilité d’extension
Date de début: Le plutôt possible
Reference: SVN 2022-04 -RDC
Date de clôture : 10 février 2022
Fondée en 1951, l’OIM est la principale organisation intergouvernementale dans le domaine de migration et travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM est dédiée à la promotion de la migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous. Il le fait en fournissant des services et des conseils aux Gouvernements et aux migrants.
L'OIM s'engage pour un environnement diversifié et inclusif. Les candidats internes et externes sont éligibles pour postuler ce poste.
Contexte :
Sous la supervision générale du chef de mission et la supervision directe du Finance National Officer, l’assistant(e) à l’administration et aux finances devra réaliser les objectifs fixés dans le cadre des différentes activités qui lui incombent.
Fonctions principales / Responsabilités :
Veiller au respect et à l’application des procédures administratives, financières et logistiques conformément aux règlements et procédures de l'OIM
Maintenir les fiches de présence (Timesheet) du staff, Planifier et suivre la prise des congés annuels,
Assurer le briefing et l’orientation du nouveau personnel, experts et consultants sur les règles et procédures financières et administratives de l’OIM.
Proposer des améliorations qui permettront de rationaliser la gestion de la chaîne d'approvisionnement pour les activités de projets et du bureau;
S’assurer que toutes les procédures financières sont suivies et permettent un contrôle interne en place. Proposer des solutions pour remédier aux insuffisances constatées ;
Assurer le suivi des avances accordées aux partenaires et au staff ;
Vérifier les factures et s'assurer que les équipements, fournitures ou services qui s’y rapportent ont été dûment reçue ou fournie avant de procéder au paiement ;
Assurer un contrôle approprié pour protéger les biens meubles et immeubles de l'OIM et prévenir, le cas échéant, la fraude ;
Tenir un inventaire des biens du bureau suivant les règles de l'OIM en la matière et préparer les rapports périodiques sur demande du chef de bureau ou du projet ;
Vérifier le journal de la liste de paie (Payroll) du staff ainsi que les allocations budgétaires ;
Planifier et maintenir les activités quotidiennes financières et comptables du bureau comprenant le suivi des comptes fournisseurs, les achats, le décaissement et les écritures de journal, etc.;
Encoder les paiements, les entrées dans le système comptable ;
Effectuer le rapprochement mensuel des livres de caisse et banque ;
Suivre les budgets selon les données comptables et financières exportées du logiciel PRISM ;
Collaborer avec les gestionnaires de projet et du bureau de l'OIM Kinshasa dans la préparation de rapports financiers et l'analyse des résultats financiers ;
Faire le suivi budgétaire de projets exécutés par le bureau ;
Vérifier la conformité des pièces justificatives en provenance des sites avec la documentation à l’appui ;
S’assurer du bon déroulement des livraisons entre les fournisseurs et les entrepôts OIM, en particulier en formalisant les étapes de réception qualitative et quantitative (délais, conformité, spécifications techniques) ;
Assister dans la préparation du rapport logistique mensuel et l’envoyer au bureau logistique de Kinshasa pour vérification et consolidation ;
Réaliser toute autre tâche confiée par le chef du sous bureau ou du projet.
Qualifications et Expérience
Education
Un diplôme universitaire en Sciences commerciales (BAC+5) ou un diplôme d’études secondaires dans un domaine similaire avec au moins quatre ans d’expérience professionnelle.
Experience
Expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans en gestion financière ou dans un domaine similaire
Connaissance approfondie de l’administration, des Ressources Humaines et de la gestion financière ;
Connaissance approfondie des outils informatiques et maitrise des logiciels Microsoft est requis. (Word, Excel, Power point).
Langues
Requis : Français
Recommandé : Anglais
Le / la titulaire doit démontrer les valeurs et les compétences suivantes :
Valeurs
Inclusion et respect de la diversité : respecter et favoriser les différences individuelles et culturelles ; encourager la diversité et l'inclusion chaque fois que possible.
Intégrité et transparence : maintenir des normes éthiques élevées et agir en conformité avec les principes / règles de l'organisation et les normes de conduite.
Professionnalisme : démontrer sa capacité à travailler de manière composée, compétente et engagée et faire preuve de jugement pour faire face aux défis quotidiens.
Compétences comportementales - indicateurs de comportement de niveau 1
• Assumer ses responsabilités et gère les critiques constructives ;
• Travailler efficacement avec tous les clients et intervenants ;
• Favoriser l'apprentissage continu et communique clairement ;
• Prend l'initiative et conduit des niveaux élevés de gestion de la performance dans le domaine de responsabilité ;
• Planifier le travail, anticiper les risques et fixer des objectifs dans le domaine de responsabilité ;
• Démontrer une maîtrise du sujet dans son domaine de responsabilité ;
• Contribuer à un environnement d'équipe collégial ;
• Créer un environnement de bureau respectueux, exempt de harcèlement et de représailles, et promeut la prévention de l'exploitation et des abus sexuels (PSEA) ;
• Intégrer les besoins, les perspectives et les préoccupations liés au genre et promeut une participation égale des sexes.
Autres
Le recrutement sera sujet de la certification que le candidat est médicalement apte à travailler et à la vérification des documents administratifs.
Comment Postuler :
Application :
Les candidats intéressés sont invités à soumettre leurs candidatures, CV et lettre de motivation au lien ci-dessous :
https://forms.office.com/r/fJMw0fZwpe
Les candidatures incomplètes ou envoyées d’une autre manière ne seront pas prises en compte.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Date de clôture :
Du 27.01.2022 au 10.02.2022
