REOUVERTURE OFFRE D’EMPLOI INTERNE/EXTERNE N° :116 /OE/MC-DRC/2018
Titre du poste OFFICIER PASSATION DES MARCHES
Besoin 01 POSTE
Lieu de Prestation GOMA
Catégorie / Grade V Superviseur direct COORDINATEUR DE PASSATION DE MARCHES
Type de contrat CONTRAT A DUREE DETERMINEE
Date de l’offre 30 JANVIER 2019
Date de clôture 12 FEVRIER 2019 à 17H00
LES CANDIDATURES FEMININES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES
DESCRIPTION SOMMAIRE DE L’ORGANISATION : Mercy Corps est une organisation non-gouvernementale internationale d’aide humanitaire et de développement, opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007, actuellement avec un effectif d’environ 300 personnes. Le Bureau National de Mercy Corps se situe à Goma avec des sousdélégations à Masisi (Nord-Kivu), Bunia et Bukavu (Sud-Kivu). Les activités de Mercy Corps en RDC se concentrent sur l’approvisionnement en Eau, assainissement et les services d'hygiène (WASH) dans les camps de personnes déplacées internes, mais également sur des infrastructures WASH à grande échelle et le développement de l’offre de services dans les centres urbains. Mercy Corps met également en place des programmes de sécurité alimentaire, d’appui à la bonne gouvernance, et de relance économique avec une tendance croissante vers des programmes de transition et de développement intégré.
RESUME DU POSTE Sous la supervision du coordinateur de passation de marché, l’officier de passation de marché sera chargé d’assister le coordinateur de passation de marché pour le traitement de toutes les demandes d’achats nécessitant une passation de marché (demande de plus de 20 000 USD et/ou contrat cadre) et qui seront envoyées par les différents programmes et département de Mercy Corps en RDC. L’officier de passation de marché sera chargé d’assister le coordinateur de passation de marché pour le traitement des demandes d’achats qui lui sont affectées, entre la réception de la demande d’achat et le payement du fournisseur par le département des finances, cela dans le respect des procédures Mercy Corps et en assurant une communication optimale avec toutes les parties prenantes interne et externe de Mercy Corps. Dans le cadre de ces fonctions l’officier de passation de marché sera amené à faire des visites mensuelles auprès de la base de coordination du Sud Kivu à Bukavu.
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE 1. Assurer l’intégrité et la transparence des achats Assurer une compétition juste et équitable entre les fournisseurs, en adhérer strictement aux politiques et procédures de Mercy Corps en respectant les points ci-dessous : • Rester scrupuleusement libre de tout engagement ou obligation à un prestataire/fournisseur ; • Fournir la même opportunité et les mêmes explications/spécifications à tous vendeurs/fournisseurs lors de la publication des offres et du processus de sélection ; • Garantir la confidentialité de toutes les données faites par les vendeurs/fournisseurs ; • Toujours accorder une réception prompte et courtoise et un traitement juste et égal à tous les fournisseurs/prestataires ou leurs représentants ; • Autant que possible, clairement expliquer aux prestataires/fournisseurs les raisons de refus des marchandises qui doivent être retournés ou le rejet de leurs offres ; • Assurer la transparence et ma confidentialité dans le traitement des demandes reçues.
2. Assurer le traitement des achats selon les règles et procédures Mercy Corps Respecter les politiques et les procédures d’achats mises en place par Mercy Corps dans le traitement de demandes d’achats et dans toutes les correspondances avec les fournisseurs qui collaborent avec Mercy Corps : • Collecter en interne toutes les informations nécessaires permettant de réaliser un achat en toute connaissance du besoin exprimé par le demandeur (demande d’initiation à la passation accompagnant la demande d’achat / demande de contrat cadre) ; • Expliquer/ diffuser de façon claire, précise et de façon égal à tous les fournisseurs/prestataires les besoins demandés et la façon de remplir/soumettre les documents demandés (dossier de passation et publication du dossier) ; • Répondre aux demandes de clarification de façon équitable et transparente entre tous les fournisseurs/prestataires ayant soumissionnés (gestion de l’adresse mail relative au appel d’offre) ; • Assurer la confidentialité de la collecte des offres afin de garantir une concurrence juste entre tous les fournisseurs/prestataires, cela en respectant les formats appropriés et les procédures utilisées au sein de Mercy Corps (gestion des documents de réception des offres et gestion de la boite de réception des appels d’offre) ; • Assurer la tenue et faciliter le déroulement des comités de sélection en respectant la procédure de Mercy Corps et en utilisant les formulaires standards Mercy Corps ; • Assurer la documentation du processus d’analyses des offres reçues avec des explications/justifications claires et basées sur une analyse objective des cotations reçues ; • Orienter et assurer que le choix du fournisseur sera fait de façon consciencieuse et que celui-ci n’impliquera pas Mercy Corps dans des situations délicates ou non conformes à la législation et règlements en vigueur en RD Congo et au sein de Mercy Corps ; • Archiver/classer et assurer le suivi des documents et des dossiers d’achats lui étant assignés, en utilisant notamment la plateforme de suivi et gestion des achats mis à disposition par Mercy Corps.
3. Assurer une bonne communication entre les différentes parties prenantes des achats • Assurer un suivi et une actualisation régulière des dossiers d’achats dans la plateforme de suivi et gestion des achats mis à disposition par Mercy Corps ;
• Interagir avec les demandeurs internes de Mercy Corps pour assurer un bon suivi et une bonne compréhension du processus d’achat ; • Interagir avec les différents départements impliqués dans le traitement des dossiers d’achats afin d’assurer un traitement fluide et transparent des demandes ; • Informer son supérieur dans les meilleurs délais de tous blocages ou situations complexes rencontrées.
4. Assurer une veille du marché • Connaitre le marché du Kivu afin d’identifier les nouveaux fournisseurs du marché ; • Savoir communiquer avec les partenaires (ONGI, partenaires) afin d’identifier des fournisseurs fiables sur le marché ; • Réaliser régulièrement des descentes sur le marché afin d’actualiser la base de données des prix Mercy Corps ; • Assurer la mise à jour régulière des statuts administratifs des entreprises du marché.
Tâches secondaires • Accomplir d’autres tâches au besoin et à la demande de la hiérarchie ; • Assurer les intérims du département des achats demandés par son superviseur ; • Assurer des déplacements sur le terrain dans le but d’appuyer certaines interventions spécifiques.
CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS REQUISES : • Avoir un Diplôme universitaire, logistique, Comptabilité, Finances, Gestion ou tout autre diplôme/certificat équivalent ; • Avoir au minimum 2 ans d’expérience en logistique et au moins 1 ans en tant qu’acheteur. Avoir de préférence une expérience avec une ONG internationale sur un poste similaire ; • Maitriser l’outil informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, etc.) et avoir une bonne connaissance de la gestion de bases de données ; • Avoir une capacité manifeste de communication (orale & écrite) en français, l’anglais est un plus ; • Une habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision.
FACTEURS DE SUCCÈS : L’habilité prouvée d’interagir effectivement avec le personnel national et international est demandée. Une habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir multiples tâches dans un délai requis sans supervision est fortement demandée. L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement les activités des différents programmes est nécessaire. La confidentialité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire.
APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL Tenant compte de l’engagement de Mercy Corps en faveur de l’apprentissage organisationnel, pour des interventions plus efficaces, efficientes et pertinentes au bénéfice des communautés cibles, chaque membre de l’équipe de Mercy Corps est également tenu de consacrer 5% de son temps au renforcement de ses propres capacités, aussi bien pour son propre développement qu’au bénéfice des activités de l’organisation.
COMMENT POSTULER ? Afin de poser votre candidature à ce poste, veuillez consulter ce lien https://taleez.com/careers/mercycorps-DRC/ où vous aurez les instructions nécessaires à suivre pour postuler. NB : ✓ TOUT CANDIDAT QUI CONTACTERA SUR TELEPHONE, E-MAIL OU AUTRE MOYEN, UN STAFF MERCY CORPS RDC (DES RESSOURCES HUMAINES OU D’UN AUTRE DEPARTEMENT) POUR INFLUENCER LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT, VERRA SA CANDIDATURE ETRE ELIMINEE. ✓ EN PLUS LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT EST GRATUIT ET COMPETITIF.
Cette invitation ne constitue nullement un engagement de la part de Mercy Corps. L’Organisation se réserve le droit de rejeter une partie ou l’ensemble des candidatures reçues si aucune ne répond à son attente.
Fait à Goma, le 30 JANVIER 2019 Pour Mercy Corps DRC
Jean Philippe MARCOUX
