AVIS DE RECRUTEMENT(EXTERNE)
LOGISTICIEN BASE KALOMBA
Action Contre la Faim est une ONG internationale présente en RDC depuis 1996 et qui intervient dans les domaines de la nutrition, de la santé, de la sécurité alimentaire, de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement.
Dans le cadre de ses activités, Action Contre la Faim est à la recherche Logisticien base basé(e) à Kalomba
Objectifs généraux : L’objectif principal du Logisticien Base est d’assurer la gestion logistique de la base et des sous bases et d’apporter un support aux projets dans sa zone dans le respect de la charte ACF et des procédures.
Durée du contrat : 12 mois
Date de la prise de poste : 10 Décembre 2018
Lieu de travail : KALOMBA
Mission 1: Appui aux projets
• Identifier et contracter des locaux (bureau, logements des équipes, entrepôt) adaptés aux besoins et au budget des projets ; • Négocier avec les zones de santé les possibilités d’entreposage et de logement des équipes ; • Tenir à jour la liste d’inventaire et la liste d’équipements et mobiliers alloués au personnel de la base ; • Préparer et assurer le bon fonctionnement des équipements nécessaires aux sous bases : générateur/panneaux solaires/ stabilisateurs, batteries, communication ; • Mettre en place une gestion stricte des achats et stocks sur les sous bases ;
Mission 2: Gestion de la chaîne d’approvisionnement (commandes, réception, stockage, achat et expédition) destiné au programme a) Gestion des Achats • Centraliser les demandes achats et réaliser les demandes d’achats du département logistique ; • Organiser les achats et s’assurer que les procédures internes du KitLog ACF sont respectées (Suivi des Achats, procédures négociées, signatures autorisées,
demandes de dérogations, validation coordination pour dossier d’achat supérieurs à 3000USD, etc.) ; • S’assurer de la bonne réception des biens, en veillant au respect des normes ACF de qualité ; • Etablir les cotations ; • Etablir les contrats de service et de fourniture de biens pour validation du Resp LogFinRH et le coordinateur terrain ; • Demander les avances de caisse et justifier les dépenses selon les procédures en vigueur ; • Assurer le suivi des achats (SA), l’actualiser et communiquer au magasinier, Coordinateur Terrain et Responsable Programme une fois par semaine ; • Etablir les DA base supérieures pour les articles non disponibles sur sa base ;
b) Gestion de transport • Compiler les demandes de transport de la base et préparer le planning des déplacements hebdomadaires à envoyer au Responsable LogFinRH et Coordinateur Terrain et à afficher ; • Planifier les expéditions et les livraisons des intrants sur terrain en coordination avec le programme ; • Mettre à jour les listes des transporteurs ; • Chercher les cotations des transporteurs et les négocier avec la supervision du Resp LogFinRH ; • Etablir les contrats de location de transport ; • Assurer l’expédition de frets sur le terrain et préparer tous les documents nécessaires ; • S’assurer des livraisons aux programmes ;
c) Gestion du stock • Recevoir et valider les demandes de sortie stock ; • Superviser la gestion du stock en accord avec la procédure du KitLog ACF (Document des Entrées et sorties des articles en stock, mise à jour des fiches de stocks) ; • Etablir l’inventaire mensuel de stock avec le magasinier ; • S’assurer d’un bon entreposage des articles (espace entre les piles, ventilation, date de péremption, pour minimiser les pertes) et que les items sensibles soient bien entreposés selon les normes ACF ; • S’assurer que les locaux du stock sont propres et secs, lumineux, et sans humidité ; • Effectuer les contrôles qualité/Quantité des biens ; • Vérifier et contrôler les rapports mensuels de stock avant d’envoyer au Resp Log Fin RH • Partager le suivi de stock avec les programmes de manière hebdomadaire ; • Après avoir fait la réception des biens, assurer qu’une copie des Bons de Livraison est envoyée à l’expéditeur dans les 48h ;
Mission 3: Gestion du parc véhicule et motos, entretien des bâtiments, et suivi des équipements de la base • Assurer le bon suivi des véhicules de la base (réparation, maintenance, nettoyage, consommation, correcte utilisation) selon les procédures logistiques ACF ; • Contrôler et effectuer la mise à jour des documents de circulation routière des camions, véhicules et motos, vélos, bateau, pirogue etc… • Etablir et s’assurer que le planning de la maintenance est respecté ; • Organiser les mouvements quotidiens des véhicules en fonction des besoins de la base et des programmes et selon le planning hebdomadaire des déplacements ; • Faire le planning mensuel des chauffeurs incluant planning les absences et les éventuelles heures supplémentaires. • Etre responsable des équipements de la base, de leur bonne utilisation et de leur entretien selon les normes ACF ; • Vérifier la qualité et le fonctionnement des équipements à leur réception ; • Mettre à jour la liste d’équipements, faire l’inventaire des immobiliers de la base et de la maison et assurer que les documents sont à jour ; • S’assurer du fonctionnement permanent du système de communication (radiointernet-satphones) ; • Etablir la liste des prestataires de services fiables par spécialité (électriciens, peintres, plombiers, garage etc.) ; • Négocier les devis avec les prestataires de services ; • Etre en charge de l’entretien et de la maintenance des locaux ACF sur sa base (bureaux, maisons, compound, stocks) ; • Réceptionner les fiches de demande d’intervention et en assurer le traitement et classement ; • Assurer le suivi d’entretien du kit d’énergie (générateurs, batteries, panneaux solaires, réparation, maintenance, nettoyage, consommation de sa base) selon les normes ACF ;
Mission 4: Encadrement de l’équipe logistique • Etablir les objectifs et plans de travail mensuels de son équipe logistique ; • Prévoir le remplacement du personnel absent selon la procédure RH ; • Prévoir la nécessité du personnel supplémentaire et en assurer l’embauche selon la procédure RH ; • Assurer l’évaluation du personnel logistique selon les procédures RH ; • Valider les demandes de congés du personnel ; • Assurer le contrôle de la validité des descriptions de poste ; • Identifier les besoins de formation et les communiquer au Resp Log Fin RH ; • Animer la réunion hebdomadaire du département logistique ; • Contribuer au recrutement des salariés de l’équipe sous sa supervision ;
Mission 5 : Participer à la gestion de la sécurité de la base (Sous la supervision du Coordinateur Terrain et Responsable Logistique Finance et RH,
selon le plan sécurité et LSOP de la base) • Participer à la collecte d’informations ; • S’assurer que les règles de sécurité ACF sont respectées par l’ensemble des employés sur la base et les sous-bases ; • S’assurer du respect des règles de circulation nationale, selon les plannings et les directives • Compiler le rapport sécu mensuel ; • En cas d’accident, effectuer immédiatement les démarches au poste de police le plus proche et informer au plus vite le Resp LogFinRH et Coordinateur Terrain ;
Mission 6: Comptes rendus • Rédiger la partie logistique des sitrep mensuel qu’il doit rendre au Responsable Logistique ; • Compiler le rapport logistique mensuel : rapport narratif, tableau de running cost générateurs/voitures/motos, fiches horaires générateurs, liste des équipements à jour, liste d’inventaire, suivi d’achats SA, rapport de stock, suivi de communication satphone, suivi des contrats, suivi des incidents et envoyer au Responsable LogFinRH ; • Préparer le prévisionnel de trésorerie pour les dépenses logistiques et les achats demandés par les projets et l’envoyer à l’Administrateur Base ; • Classer tous les documents dans les classeurs selon les procédures du KitLog ACF ; • Copier ou scanner les dossiers des achats, contrats, et d’autres documents selon les besoins d’archivage du KitLog et envoyer mensuellement à la coordination logistique pour archivage ; • Envoyer chaque mois la liste des téléphones salariés à recharger ; • Participer aux réunions hebdomadaires et mensuelles de la base et aux réunions techniques de validation des DA ; • Apporter la contribution logistique pour les prévisions budgétaires du projet ;
Relations et objet des relations Internes
➢ Liens hiérarchiques : Responsable Log Fin RH ➢ Responsable LogFinRH : travailler sous la supervision et la validation du Responsable LogFinRH, envoyer rapports mensuel, échange d’informations logistiques et sécurité ➢ Admin Base : réception et justification de dépenses, d’avances, échange d’information pour les prévisionnels mensuels, fournir des copies de documents logistiques requises pour la comptabilité mensuelle. ➢ Assistant Log base : Assister à la gestion logistique, achat, appro.. ➢ Magasinier : assurer la supervision du travail du magasinier et savoir gérer les priorités ➢ Gardiens : assurer la supervision des gardiens et s’assurer que les procédures de sécurité soient bien respectées ➢ Chauffeurs : assurer la supervision des chauffeurs et s’assurer que les règles de conduite et de sécurité soient bien respectées ➢ Radio operateur : assurer la supervision du radio Operateur chauffeurs et s’assurer que les règles de communication sécuritaire et suivi des mouvements soient bien respectés
Externes
➢ Fournisseurs : créer et maintenir une bonne relation de travail avec les fournisseurs ➢ Communauté externe : représentent ACF et fournir une présentation des programmes lorsque cela est nécessaire
Adressez votre candidature : Uniquement par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected], en indiquant l’intitulé du poste dans l’objet du mail. Joindre seulement un CV et une lettre de motivation. Toute candidature avec des documents supplémentaires non demandés sera d’office écartée.
Les candidatures féminines répondant aux critères sont fortement encouragées.
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 02 décembre 2018 à 17h 00
NB : Nous rappelons à tous les candidats que le processus de recrutement au sein d’Action Contre la Faim est équitable, transparent et gratuit et seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
NB : Les dossiers des candidatures non sélectionnées ne feront pas l’objet de retour aux postulants.
Action Contre la Faim n’exige, ni accepte des frais, des pots-de-vin, des paiements à aucun stade des processus de recrutements. ACF ne demande aucune information bancaire aux candidats.
Fait à Kinshasa, le 26/11/2018
Le Chargé de Recrutement et Mobilité
