Titre du Poste : Spécialiste en Passation des Marchés (SPM)
Contexte du recrutement et définition du poste
Links Allen recherche un Spécialiste en Passation des Marchés (SPM) dans le cadre d’appui à la mise en œuvre du Programme national de la réforme de l’Administration Publique relié au Cadre stratégique général pour la Réforme et Modernisation de l’Administration Publique (CSRAP) élaboré et adopté par le Gouvernement de la République Démocratique du Congo.
En vue d’appuyer la mise en œuvre effective de ce CSRAP, le Gouvernement de la République Démocratique du Congo a obtenu en 2014 de l’Association Internationale de Développement (IDA) un DON enregistré sous le code H-897 DRC pour le financement du Projet de réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) placé au sein de la Cellule de Mise en Œuvre de la réforme de l’Administration Publique (CMRAP) sous tutelle du Ministère de la Fonction Publique.
a)Lien hiérarchique
Le SPM est placé sous la supervision directe du Coordonnateur du PRRAP à qui il apporte tous les conseils utiles en tout ce qui concerne les questions liées à la passation et à l’exécution des marchés.
En particulier, il a pour mission de :
Assurer la qualité des dossiers de Marchés
Veiller à ce que les décisions de passation de Marchés respectent les accords convenus ;
Appuyer la résolution de tout problème de passation de Marchés qui pourrait survenir ;
Aider au traitement des réclamations reçues des soumissionnaires afin de s’assurer que les réponses appropriées ont données et que la réclamation a été close à la satisfaction de la Banque Mondiale
Assurer les suivis des dossiers de Marchés pour éviter tout retard dans le processus d’attribution et d’exécution de Marchés.
principales missions
Le SPM devra en particulier s’assurer :
De la mise en application des mesures prévues dans le plan d’action convenu après les missions de supervision et/ou les revues a posteriori de la passation des marchés ;
Du respect des délais de passation des marchés sur la base du plan établi et approuvé ;
De la qualité des dossiers de consultation (DAO ou DP) et les rapports d’évaluation des offres et en particuliers’assurer (i) que les spécifications techniques pour les marchés de travaux ou de fournitures et les TDR pour les services de consultants ne comportent pas de disposition discriminatoire pouvant favoriser un soumissionnaire ou une marque/technologie et (ii) la justesse des propositions d’attribution des marchés au regard des directives et des stipulations des dossiers de consultation ;
La revue et la validation de toutes les correspondances et tous les documents liés à la passation des marchés pour s’assurer qu’ils répondent aux exigences du requérant ;
Que les paiements aux prestataires de services sont effectués à temps et en conformité avec les dispositions des marchés signés ainsi que de leurs avenants.
A-Attributions et tâches spécifiques
Le SPM accomplira, sur la base du manuel des procédures et du plan de passation de marchés, les tâches suivantes détaillées par catégorie (liste non exhaustive) :
Elaboration et suivi du plan de passation des marchés (PPM)
Après finalisation du plan annuel budgétisé des activités du projet et de ses différentes composantes (PTBA) :
Elaborer le plan de passation des marchés qui en découle ;
Communiquer aux collègues chargés de la gestion financière et des décaissements les dates critiques de signature des marchés importants ;
S’assurer que les mesures idoines sont prises ou seront prises pour que les marchés soient signés dans les requis ;
Identifier les sources de retard dans le processus de passation et d’exécution des marchés et proposer des solutions de rectification ;
Mettre en place un mécanisme de suivi permettant de détecter et régler les retards et problèmes qui pourraient survenir ; ledit mécanisme devrait permettre à toute l’équipe du projet d’être informée en régulièrement sur les activités clés de passation et de signature des marchés et l’état de leur mise en exécution ;
(b) Procédures de choix des consultants
Procéder à la rédaction des Demandes de manifestation d'Intérêt pour les services de consultant et le suivi de leur publication dans la presse nationale et/ou Internationale, si nécessaire ;
Procéder à la constitution des dossiers de Demande de propositions techniques et financières et de la liste restreinte des consultants ;
Préparer la notification des lettres d’invitation à adresser aux consultants figurant sur les listes restreintes après avis de non-objection de l'IDA (si requis) ;
Participer à l'ouverture et à l'évaluation des propositions techniques et financières à titre de conseiller ;
Assister à la commission d’attribution des marchés à titre de secrétaire et de conseiller ;
Etablir les contrats entre le Projet et les consultants choisis après avis de non-objection de l'IDA (si requis) ;
(c) Procédures de choix des entrepreneurs de travaux et des fournisseurs de biens, équipements et services (autres que services de consultants)
Préparer les dossiers d'appels d'offres sur la base des spécifications techniques préparées par les maîtres d’ouvrage ou unités opérationnelles du Projet et validées par le projet ;
Publier les dossiers d’appels d’offres et organiser la réception des offres ;
Participer à titre de conseiller à l'ouverture/évaluation des offres, et à l'attribution des marchés en relation avec la Commission des marchés ;
Veiller à la tenue des procès-verbaux d’ouverture et des rapports d’évaluation des offres ;
Veiller à l’élaboration des procès-verbaux d’attribution des marchés ;
Etablir les marchés entre le Projet et les fournisseurs adjudicataires choisis après appels d'offres et avis de non-objection de l'IDA (si requis) ;
Veiller à la tenue des procès-verbaux de réception des équipements.
(d) Rôle de conseil au coordonnateur et à tous les membres de l’équipe
Dans sa mission au sein de l’équipe, le SPM apportera un conseil utile à tous les acteurs du projet intervenant dans la passation des marchés dont en particulier le coordonnateur dans :
La phase d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et de proposition d’attribution du marché ;
L’assistance à la réponse aux demandes de clarification des soumissionnaires ;
La réponse aux commentaires de la Banque et de tout autre bailleur ;
Les propositions de solution alternative lorsqu’un problème de passation des marchés ne peut être résolue à l’interne ;
L’examen de toute correspondance arrivée ou départ concernant la passation des marchés afin de s’assurer que le courrier a reçu le traitement adéquat dans le parfait respect des règles ;
L’initiation ou la validation des réponses à adresser suite à des réclamations de soumissionnaires afin de s’assurer que la réponse est conforme aux dispositions des textes et qu’elle répond aux questions/problématiques soulevés par le plaignant ;
L’interprétation des clauses du contrat en cas de différend pendant l’exécution du contrat ;
La justesse des arguments avancés pour passer un marché de gré à gré ou signer un avenant au marché lorsqu’en particulier ledit avenant est à incidence financière.
(e) Classement des dossiers de marchés
Le SPM mettra en place un système de classement de l’ensemble des dossiers de marchés y compris les pièces justificatives de paiement et les procès-verbaux de réception provisoire et définitive.
(f) Elaboration et exécution d’un programme de renforcement de capacité en passation des marchés
Le SPM est responsable de l’élaboration et la mise en application d’un programme de formation et de renforcement de capacité en passation des marchés de tous les acteurs publics impliqués dans la mise en œuvre du projet.
B-Qualifications et expériences requises
Etre titulaire d’un diplôme d’études universitaires ou supérieures (BAC + 5 ans minimum) ;
Justifier d’une expérience professionnelle globale de 10 ans dont cinq (5) ans à un poste de SPM dans le secteur public ou privé ou avoir assumé des responsabilités similaires dans ce domaine. L’expérience dans un projet sur financement Banque Mondiale et/ou autres bailleurs de fonds est un atout majeur ;
Avoir une connaissance suffisante des procédures et directivesde passation des marchés;
Avoir une parfaite maîtrise des manuels de procédures et desplans de passation des marchés;
Avoir la maitrise de l’outil informatique;
Avoir une intégrité professionnelle et des aptitudes à travailler en équipe ;
Avoir un sens des relations humaines.
C-Durée du contrat
Le contrat sera signé pour une durée de un (1) an avec une période d’essai de six (6) mois, période à l’issue de laquelle une décision de confirmation sera prise en cas de bonne performance.
D-Consignes pour Postuler :
Un CV à jour, avec au moins 3 personnes/Entreprise de référence (noms complets, adresses e-mail ainsi que numéros de téléphone) mettant en évidence les connaissances et expériences pertinentes ;
Une lettre de motivation dactylographiée (maximum 2 pages) qui explique les motivations profondes pour l’emploi et les qualifications spécifiques à prendre en compte pour retenir la candidature ;
La copie des diplômes obtenus ;
Ne pas être un agent ou fonctionnaire de l’Etat à la signature du contrat.
Veiller accéder sur le site www.linksallen.com pour postuler et télécharger les documents scannés tel que demandé plus haut. La soumission ira jusqu’au plus tard le 30/12/2016.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées et le concept genre est un critère de sélection.
Nous remercions toutes les personnes qui postuleront, mais seules les candidatures présélectionnées seront contactées
