Inades-Formation Congo
Servir le bien commun
Institut Africain pour le Développement Economique et Social – Centre Africain de Formation
APPEL D’OFFRE POUR LE RECRUTEMENT D’UN ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER
Inades-Formation Congo recrute pour le compte de l’un de ses partenaires un (e) Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (e) pour renforcer son équipe administrative et financière.
Position du Poste
Titre du poste : Assistant Administratif et Financier
Grade : Agent de maîtrise, catégorie VI
Lieu d’affectation : Kinshasa
Responsable hiérarchique : Chargé de l’Administration et des Finances
Collaborateurs directs : RAS
Collègues : Assistants logistiques, Grant Officer, Finance Officer.
Résumé du poste et responsabilités-clés
Gérer rationnellement la comptabilité, la trésorerie et les aspects administratifs en réduisant au maximum les incidences en matière du travail, fiscal et social et en assumant les fonctions principales suivantes :
Finances
Gestion de la trésorerie et de la comptabilité;
Préparation de l’audit des projets;
Appui technique en gestion financière en faveur des partenaires;
Suivi des engagements contractuels et des obligations légales.
Administration
Relations avec les services spécialisés de l’Etat ;
Gestion des contrats avec les tiers (consultance, stage, soins médicaux, autre convention de partenariat) ;
Administration du bureau et logistique.
Ressources Humaines
Gestion du personnel (dossier du personnel, congé, salaires et impôts et taxes y relatifs, prévention et gestion des conflits, gestion des performances et gestion des fins de contrat) ;
Climat de confiance et cohésion d’équipe : activités extraprofessionnelles (jeu, encouragement en cas d’événement heureux ou malheureux).
Résultats attendus et livrables
Comptabilité à jour et exhaustivité des pièces comptables y relatives ;
Plan de travail individuel à la prise des fonctions ;
PV de clôture de la caisse ;
Monitoring financier ;
Plan de travail annuel pour le poste ;
Fiche des présences ;
Compte-rendu des réunions du personnel ;
Check-list du dossier du personnel ;
Estimation des coûts du décompte final pour le staff en fonction ;
Déclaration des mouvements du personnel ;
Plan de congé du staff ;
Base de données du staff ;
Payroll du staff ;
Déclaration des sommes versées aux tiers ;
Déclarations des impôts professionnelles et cotisations sociales.
Tâches
Gestion financière
Gérer la caisse des dépenses courantes en respectant le seuil maximum et minimum de réapprovisionnement ;
Préparer et soumettre à l’approbation de la hiérarchie un prévisionnel de trésorerie mensuel ;
Vérifier que les factures des fournisseurs des biens et services sont conforment aux bons de commande/contrats ;
Examiner les documents de demande de paiement et assurer leur règlement après approbation du Directeur pays ;
Saisir les pièces comptables dans le système PayIT avant de les soumettre à l’approbation ;
Tenir à jour le cashbook mensuelles des dépenses courantes en USD et en CDF;
Faire l’autocontrôle quotidien de la caisse des dépenses et établir à chaque fois le procès-verbal de contrôle ;
Classer les documents comptables et financiers dans l’ordre chronologiques.
Gestion des aspects administratifs et logistiques
Rédiger les comptes - rendus des réunions du personnel ;
Mettre à jour les rapports et le registre d'immobilisations conforme au modèle en vigueur ;
Recevoir, enregistrer, ventiler tous les courriers, journaux, rapports et documents (manuels et électroniques) entrant et sortant aux responsables du domaine concernés et vérifier qu’une suite soit donnée dans les délais ;
Accueillir les visiteurs et les orienter vers les responsables du domaine concerné et veiller qu’une suite appropriée soit donnée à leurs attentes ;
Organiser et coordonner les opérations relatives aux voyages du personnel, aux ateliers avec partenaires et personnes ressources officielles (réservation et acquisition du billet de voyage, obtention des visas, hébergement, salles de réunions, conférence et ateliers, préparation et distribution des invitations …) ;
Assurer le classement et l’archivage efficace des rapports et autres documents produits ou acquis dans le système ou dans les classeurs appropriés ;
Apporter un appui pour l’organisation des activités administratives du bureau et assurer une bonne circulation des informations ;
Assurer la révision, la maintenance et réparation des véhicules ;
Gérer rationnellement les cartes de carburation par véhicule ;
Vérifier la bonne utilisation du matériel roulant, des équipements, des stocks et des fournitures du bureau et produire un rapport y afférent chaque mois ;
Entretenir les relations avec des compagnies d’assurance en vue de la souscription de polices d’assurance des véhicules, motos, bureaux et personnel (conclusion, renouvellement, révision et résiliation des contrats d’assurance; paie des primes d’assurance, établir des déclarations de sinistres, suivi de l’indemnisation des victimes, mise à jour annuelle de la liste des biens et des personnels à assurer…) ;
Veiller à la protection, la maintenance et le bon fonctionnement des équipements ;
Veiller à la propriété générale au bureau afin qu’il soit un environnement de travail propice pour le personnel ;
Coordonner et suivre les mouvements des chauffeurs et des véhicules et la bonne tenue des cahiers de bord.
Appui à la gestion des ressources humaines
Tenir et mettre à jour le dossier du personnel, les plans de congé de personnel et les plans de travail annuels ;
Exécuter les états de paie, préparer les déclarations et les paiements des impôts et taxes dont l’entreprise est redevable (IPR, INSS, INPP, ONEM, IRL…) et ceux destinés aux structures médicales partenaires;
Tenir la base des données administrative qui renseigne sur l’identité et la vie professionnelle de tous les employées;
Mettre à jour l’estimation du décompte final du staff en fonction au plus tard le 5 janvier de chaque année et le soumettre au Chargé de l’Administration et des Finances pour approbation et comptabilisation ;
Participer avec professionnalisme aux activités administratives ci-après : embauche, l’établissement des contrats de travail, rédaction des notes de promotion ou de sanction, mise à jour des contrats de travail, suivi des congés et des absences, la résiliation des contrats de travail…
Compétences exigées
Gestion comptable et financière, de préférence dans une ONGI ;
Bonne connaissance de la loi congolaise en matière fiscale et du travail ;
Parfaite connaissance du français parlé et écrit ; la connaissance de l’anglais étant un atout ;
Maîtrise des logiciels Word et Excel ;
Maîtrise au moins d’un logiciel de comptabilité ;
Etre disposé au travail en équipe et sous pression ;
Avoir un esprit de collaboration et de communication ;
Avoir l’esprit analytique et être flexible ;
Avoir un sens de discrétion, un esprit de créativité ;
Etre de bonne moralité.
Qualifications requises
Etre de nationalité congolaise ;
Etre titulaire d’un diplôme universitaire en gestion financière ou équivalent ;
Avoir au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle au poste similaire.
Contenu du dossier et voie pour postuler
Ceux que le poste intéresse sont invités à déposer leur dossier de candidature (lettre de motivation, un CV contenant les coordonnées d’au moins 3 références professionnelles, la copie du dernier diplôme) à l’adresse du Bureau national de l’Inades-Formation Congo: 9, Père Boka, à Kinshasa-Gombe ou par voie électronique à [email protected] avant le 17 avril 2018.
NB. Le test écrit et oral se dérouleront à Kinshasa au siège d’Inades-Formation Congo.
L’Inades-Formation Congo ne prend pas en charge les frais de déplacement pour les candidats résidant en dehors de Kinshasa.
Fait à Kinshasa, le 27 mars 2018
