OFFRE D’EMPLOI INTERNE/EXTERNE N° 011/2022
FONCTION : Chargé (é) de Conformité
Sous la responsabilité hiérarchique : Directeur de Programme
Type de contrat : CDD
Durée : 6 mois Renouvelable en fonction de financement
Affectation : Kinshasa
Date de prise de poste : 31 mars 2022
PRESENTATION DE L’ONG :
« Indignés face à l’injustice que vivent les personnes handicapées et les populations vulnérables, nous aspirons à un monde solidaire et inclusif, où toutes les différences nous enrichissent et où chacun peut vivre debout.
Le réseau Handicap International change de nom et devient « Humanité & Inclusion ».
HI, Humanité & Inclusion est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux.
Présente dans 63 pays, HI met en œuvre des activités au service des populations vulnérables, des populations réfugiées, déplacées et sinistrées, des personnes victimes de blessures et des populations exposées au danger des armes, munitions et engins explosifs. »
Humanité & Inclusion est composée de différentes directions :
– 5 Directions Géographiques
– 4 Directions Techniques
– 1 Direction d’urgence
PRESENTATION DU PROGRAMME :
Humanité & Inclusion (HI) est présent en RDC de façon continue depuis 1995. HI intervient actuellement à Kinshasa ; dans le Nord- Kivu à GOMA & au Kasaï-Central à Kananga.
Les principaux secteurs d’intervention actuels sont les suivants :
Les Soins de Santé Mentale et accompagnement Psychosocial,
La protection,
La réadaptation fonctionnelle (kinésithérapie, orthopédie, appareillage) ;
L’éducation inclusive ;
L’insertion socio-économique des ménages les plus vulnérables notamment à travers le développement d’AGR, et la formation professionnelle ;
Le développement local inclusif et l’appui à la solidarité communautaire ;
Les projets HI mis en œuvre en RDC sont actuellement financés par l’USAID, DGD, UNICEF etc.
La stratégie de HI dans le pays pour 2022-2024 est de poursuivre le développement du Programme à la fois en termes de réponses d’urgence et de projets de développement, ceci en s’appuyant sur ses « cœurs de métier » (l’assistance aux personnes vulnérables dont les personnes handicapées, l’éducation inclusive,, la réadaptation physique…) tout en étendant son panel de secteurs pour répondre aux besoins réels et en cherchant des solutions innovantes et pérennes pour le développement socio-économique des plus vulnérables en RDC.
OBJECTIF DU POSTE
Sous la supervision directe du Directeur de Programme, le ou la Chargé(e) de conformité aura comme responsabilité de :
Renforcer le suivi et le contrôle qualité des procédures interne, des bailleurs de fonds et de redevabilité envers les bailleurs ;
Travailler avec les différents départements pour mettre en place et accompagner un cadre qui favorise la séparation des tâches, la transparence, la responsabilité et la conformité ;
Effectuer un examen aléatoire dans tous les départements pour s'assurer qu'elles sont complètes et conformes aux politiques de HI et s'assurer que des actions correctives sont mises en place au besoin ;
Aider le projet à se préparer aux audits externes et s'assurer que la documentation appropriée est en place à Kinshasa et dans les bureaux provinciaux ;
Le résultat espéré vise à une meilleure conformité de la gestion financière, administratives, logistique ainsi que des programmes avec les règles internes de HI et celles de nos bailleurs de fonds, de sorte qu'il y ait une meilleure gestion et des bonnes pratiques afin d’éviter à la mission tout risque en assurant les critères de qualité, de spécificités bailleurs et de conformité.
Le poste est basé à Kinshasa, avec des déplacements sur les bases opérationnelles de HI dans le pays (notamment au Nord Kivu, au Kasaï Central, etc…)
ROLES ET RESPONSABILITES :
Appuyer à la conformité et au respect des procédures internes ;
Appuyer à la conformité et au respect des procédures des bailleurs de fonds ;
S’assurer de l’appropriation des bonnes pratiques de gestion ;
S’assurer de l’harmonisation des pratiques au sein de la mission.
Responsabilité 1 : Vérification et contrôle des procédures de documentation et d’archivage
Organiser des contrôles de la documentation sur les programmes et s’assurer que toute la documentation répond aux exigences des règles internes de HI et des bailleurs de fonds ;
S’assurer que tous les documents programmatiques sont en ordre et ont été signés par qui de droit ;
Planifier des audits et suivi des planifications et recommandations des Pré-audits et audits internes et externes et alerter la hiérarchie ;
S’assurer que l’archivage est effectué correctement.
Vérifier que les procédures et politiques de HI (y compris pour les politique anti- Fraude et Corruption et PSEA) sont disséminés dans les bureaux de HI.
Responsabilité 2 : Vérifier la conformité des dossiers et du respect des procédures par les services partagés
Pour le département Finances
S’assurer de l’application des règles de HI dans la chaine de validation des dépenses ;
Appuyer sur l’Interprétation des procédures financières pour une meilleure compréhension par tout le personnel ;
Organiser des contrôles ponctuels sur le processus comptable et la qualité des données financières et alerter le Finance Manager ;
Identifier les risques et donner du conseil au supérieur hiérarchique sur les solutions ;
Examiner les documents (système de remplissage, archivage et qualité des documents) ;
S’assurer que l’archivage est bien effectué correctement ;
Vérification aléatoire du respect de la politique d’engagement ;
S’assurer de l’archivage des documents, contrats de financement et des bailleurs.
Pour le département RH et administration
S’assurer de l'application des politiques et des procédures en matière de ressources humaines et alerter le responsable ;
Organiser des contrôles ponctuels sur les activités RH telles que les recrutements, les soins médicaux, les avantages, la paie, la santé et la sécurité, les documentations et signaler les irrégularités et recommander des solutions au manager.
S’assurer que l’archivage est bien effectué correctement
Tester la conformité de la légalité (taxes, impôt, dédouanement, etc.) et alerter toute irrégularité ;
Contrôles ponctuels des activités d'administration telles que le voyage, le visa, les loyers de bureaux et de résidences, et alerter.
Pour le département Logistique
S’assurer que les procédures logistiques en termes d’achat simple, négocié, des appels à manifestation d’intérêt, des appels d’offres au plan national et international respectent les procédures HI et des bailleurs ;
S’assurer que l’archivage est bien effectué correctement ;
Identifier les risques et donner du conseil au supérieur hiérarchique sur les solutions.
Responsabilité 3 : Recommandations et amélioration du fonctionnement du Programme HI RDC
Chaque mois, met à jour, sur la base de ses observations, des audits internes et externes, le suivi des recommandations des audits ;
Partage ces recommandations avec les responsables des services partagés et le Directeur Programme;
Organiser un audit préalable avant les démarrages des audits externes ou internes et faire des recommandations pour des ajustements ou des corrections ;
Appuyer l’équipe lors des audits (externe ou interne).
Responsabilités 5 : Toutes autres taches demandées par son superviseur hiérarchique
PROFIL RECHERCHE
CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES
Diplôme BAC+3 minimum avec une concentration en Comptabilité et / ou opérations et administration ;
Connaissance accrue des procédures logistiques / Administratives et Opérationnelles dans le monde humanitaire ;
Connaissance parfaite sur les procédures bailleurs (notamment ECHO, UE, AFD, USAID etc.) ;
Avoir le sens d’une bonne gestion en termes de classement et d’archivage ;
Compétences excellentes en communication.
ATTITUDE ET COMPETENCES COMPORTEMENTALES :
Autonomie, proactivité et sens de l’initiative ;
Capacités d’analyse forte et de résolution de problèmes;
Rigueur et précision ;
Maîtrise pack office dont Excel avancé ;
Qualités relationnelles de négociation et de diplomatie dans des contextes tendus ;
Adhésion aux valeurs et Code de conduite de HI ;
Connaissance des principaux bailleurs de fonds souhaitable ;
Autonomie et dynamisme ;
Capacité à proposer des solutions aux problèmes rencontrés ;
Grande capacité à organiser son travail et à manager les priorités.
PROCEDURE DE RECRUTEMENT
Les dossiers de candidature devront comprendre obligatoirement et exclusivement :
Une lettre de motivation synthétique ne reprenant pas les données du CV mais permettant d’identifier les raisons du candidat à postuler
Un curriculum vitae en 3 pages maximum (contenant les coordonnées téléphoniques et l’adresse email du candidat ainsi que trois (3) personnes de référence qui seront amenées à être contactées dans le cadre de la procédure de sélection)
Tout autre document (certificats de travail, diplômes) pourra être demandé ultérieurement si la candidature est susceptible d’être retenue.
Les dossiers de candidature sont à déposer avec la référence « Offre n°011-2022 « Chargé ( e ) de Conformité» au plus tard le 17 mars 2022 à 16 heures par e-mail à l’adresse suivante : [email protected].
N.B : Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas traités, toutes lettres de motivation ne répondant pas à la question exigée ne seront pas traitées.
Aucune information supplémentaire ne sera donnée sur place ou par téléphone.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour participer aux tests.
Handicap International s’engage à promouvoir l’égalité des chances et à lutter contre toutes formes de discriminations à l’embauche.
Handicap International est attaché au principe de la diversité et encourage tout particulièrement les candidatures des personnes en situation de handicap et des femmes. Nous encourageons sincèrement les candidats en situation de handicap à contacter la base où a lieu le recrutement pour exprimer leurs besoins spécifiques.
Handicap International est engagé dans la protection de l'enfance et la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus sexuels.
Handicap International a une tolérance zéro à l’encontre des violations du code de conduite en vigueur au sein de l’organisation (ex : fraude et corruption, protection contre l'exploitation et les abus sexuels, harcèlement et intimidation, etc.).
Le candidat sélectionné devra s’engager à adhérer et à respecter ces politiques institutionnelles éthiques ainsi que le code de conduite.
Aucun employé d’Handicap International n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Cela est contraire à la politique d’HI et si vous êtes approché(e) par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché(e) de quelque façon que ce soit à faire partie du processus, prière de contacter le responsable de la base où le recrutement a lieu ou de signifier par email la situation rencontrée : [email protected].
Fait à Kinshasa, le 07/03/2022
