OFFRE D’EMPLOI INTERNE/EXTERNE N° 028/2022
FONCTION : LOGISTICIEN PROJET
Sous la responsabilité hiérarchique : Senior Logistic Officer
Type de contrat : CDD
Durée : 11 mois
Affectation : Goma – mobile
Date de prise de poste : Entre le 15 juin et le 1er Juillet 2022
Contexte
Handicap International est une organisation non gouvernementale (ONG) international, apolitique et aconfessionnelle, qui œuvre dans le domaine des droits des personnes en situation de handicap.
Présente en République Démocratique du Congo depuis 1995, elle intervient dans les domaines suivants : (i) la réadaptation à base communautaire ; (ii) l’éducation inclusive ; (iii) la santé maternelle et infantile ; (iv) logistique humanitaire (v) de Protection (vi) de santé mentale (vii) et d’assistance d’urgence aux populations vulnérables en RDC.
Dans le cadre du lancement d’un nouveau projet de santé mentale dans le petit Nord Kivu, Handicap International est à la recherche d’un Logisticien projet. Il s’agit d’un projet de clinique mobile, avec de long déploiement terrain. Le Logisticien projet sera donc la majorité du temps sur le terrain dans le Petit Nord Kivu.
Lien hiérarchique :
Responsable direct : Senior Logistic Officer
Lien fonctionnel : Officiers de liaison, Manager accès et sécurité humanitaire, Chef de projet
Départements : sécurité, logistique, programme
Management : Chauffeurs lorsque déployé sur le terrain
OBJECTIF DU POSTE
Sous la responsabilité du Senior Logistic Officer, en lien étroit avec le Chef de projet et le département sécurité, le / la Logisticien projet est en charge de la gestion logistique et de la sécurité dans le cadre du déploiement d’équipe mobile. Il/elle sera notamment en charge :
ROLES ET RESPONSABILITES :
Met en place les activités logistiques au niveau du projet en fonction des besoins des différentes équipes en même temps que les nécessités logistiques du projet (équipements, matériels, consommables, structures, etc.).
Met en place les outils de gestion logistique et garantit sa bonne utilisation par le personnel du projet afin de détecter toute déviation ou tout problème, et pouvoir réagir le plus rapidement possible.
Approvisionnement
Mettre en place la politique d’achat au niveau du projet
S´assurer que les procédures d’achat au niveau du projet sont bien appliquées ainsi que les études de marché et mettre à jour la base de données de fournisseurs et des prix
Prospecter le marché et établir régulièrement des cotations de prix pour le matériel logistique. Remet 1 fois par mois, la liste de prix, matériaux et fournisseurs au senior Log Officer
Remplir les divers documents d’achat et s´assurer des signatures et des autorisations nécessaires de différents responsables hiérarchiques et fonctionnels pour effectuer les achats.
S’assurer que les biens achetés remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d'achats de HI.
Veiller à ce que tous les documents relatifs à l’Approvisionnement soient rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement de HI (Grille d’analyse, contrat ou Bon de commande, factures, reçus, etc. ...)
Maintenir les contacts avec des fournisseurs locaux.
Être au courant de nouveaux matériels, produits arrivant sur le marché, et en informer le Senior log Officer.
Planifier les besoins en matériels logistiques selon les périodes adéquates (mensuelles, trimestrielles, etc.) avec le senior log Officer et le chef du projet.
S´assurer du bon archivage des documents relatifs à l´approvisionnement
Assurer le suivi des commandes en coordination avec le senior log officer
Les commandes seront toujours envoyées par écrit, en utilisant le formulaire prévu à cet effet. Toute commande devra avoir un numéro séquentiel (suivre normes données par HI)
Gestion du parc automobile et des mouvements :
En lien avec le Senior Log officer et le département sécurité, organiser les mouvements routiers
Appuyer les réservations aériennes nécessaires aux déplacements et transmettre les informations (Suivi de la réservation, Billet d’avion …) aux demandeurs
Garantir une bonne planification de l’utilisation des véhicules, établir une fréquence pour la maintenance et les services. S’assurer de la bonne utilisation et du bon fonctionnement des véhicules du projet.
Garantir que les véhicules ont les équipements nécessaires pour leur fonctionnement (trousse médicale, corde, triangle signalisation, log book, etc..).
S´assurer de la mise à jour de l´outil de gestion et de suivi de consommation en carburant et lubrifiant et assurer le calcul de la consommation mensuelle
Gestion des stocks
Garantir une bonne gestion du stock au niveau du projet
Organiser le transport de biens au niveau du projet.
S´assurer que le suivi des stocks ainsi que la réconciliation de ces derniers est fait selon l´outil approprié et sa mise à jour assurée.
Effectuer des inventaires physiques avant d´envoyer le rapport de stock. Signaler et expliquer les éventuels écarts de stock.
Communication et informatique
Garantir la bonne utilisation et bonne gestion des moyens de communication et informatique du projet
Installation et maintenance du matériel de communication et informatique.
Structure et organisation de la logistique de vie sur zone d’intervention
Identifier les hôtels et lieux d’hébergement en coordination avec le référent sécu ou agent de liaison
Poursuivre la négociation avec les ONG partenaires pour un accès à leur bureau périodiquement et leur gracieuse facilitation logistique (Internet, Impression)
A défaut, identifier des prestataires pour ces fonctions dans les villes des résidences de l’équipe
Garantir que les normes de sécurité relatives aux structures sont suivies
Assurer le bon état et la maintenance des structures du projet
Approvisionner les structures en services nécessaires (eau, électricité, etc.)
Superviser les travaux de construction s’il y en a (le Log Manager et l’area manager devront valider les propositions de construction).
Contrats : élaborer et faire signer les contrats en respectant le niveau de seuil de validation. Sinon se référer au Senior log Officer pour que les dossiers soient suivis et signés à Goma ou à Kinshasa.
Evaluer les besoins en équipements et structures du projet avec l’équipe. Transmettre l’information au bureau de Goma qui les validera.
Assurer que tout processus logistique soit accompagné des documents nécessaires.
Gestion de la sécurité et de l’accès humanitaire :
Assurer la sécurité opérationnelle sur le terrain en coordination avec le département sécurité
En étroite collaboration avec l'officier de sécurité, et sous sa responsabilité, assure le lien avec les acteurs des zones d’interventions
S’assurer que les normes de sécurité relatives au transport, aux communications et aux structures soient suivies (fournir les moyens nécessaires pour ce faire)
Collecter et transmettre l’information de sécurité
Garantir que les équipes respectent les règles de sécurité fixées
Appui au développement et la mise à jour des plans de sécurité au niveau du projet.
Gestion des ressources humaines
Planifier les congés avec l’équipe
Assurer la cohésion de l’équipe
Faires les évaluations de performance du personnel sous sa responsabilité
Communication et reporting
Participe aux réunions internes
Communique aux staffs, de façon précise et ponctuelle, sur les domaines liés à la logistique
Rédiger le rapport logistique mensuel terrain et le rapport sécurité hebdomadaire
Autres
Appui d’un point de vue logistique les éventuelles distributions, notamment de kit AME
Briefing logistique du projet aux personnes nouvelles du projet (en insistant sur l’aspect sécurité de la logistique et sur la communication).
Organisation des archives logistiques
Le projet étant en consortium et HI étant le lead du consortium, le logisticien projet pourra être amener à réaliser certaines de ces tâches pour appuyer le partenaire du consortium, sur demande du management.
Toutes autres taches demandées par son superviseur hiérarchique
Ce profil de poste pourra être modifié, en fonction de l’évolution du travail.
PROFIL RECHERCHE
Diplôme/Formation :
Etudes supérieures (ou équivalent) en Gestion/Administration, contrôle de gestion, en logistique.
Expérience :
Indispensable :
Expérience de deux ans au minimum dans des postes similaires
Expérience en gestion de la sécurité
Souhaité :
Expérience en gestion du personnel logistique terrain
Expérience terrain dans le petit Nord Kivu
Connaissances et compétences :
Capacité de travail en équipe
Rigueur et sens de l’organisation
Capacité de planification
Flexibilité et capacité d’adaptation dans des contextes instables
Français courant
Swahili courant, connaissance d’autres langues locales est un plus.
Maîtrise de Word et d’Excel
Engagement et motivation humanitaire
PROCEDURE DE RECRUTEMENT
Les dossiers de candidature devront comprendre obligatoirement et exclusivement :
Une lettre de motivation synthétique ne reprenant pas les données du CV mais permettant d’identifier les raisons du candidat à postuler
Un curriculum vitae en 3 pages maximum (contenant les coordonnées téléphoniques et l’adresse email du candidat ainsi que trois (3) personnes de référence qui seront amenées à être contactées dans le cadre de la procédure de sélection). Attention toute omission d’expérience en ONG ou d’invention/modification d’expérience sur le CV entrainera une élimination immédiate du processus de recrutement, quelle que soit l’étape.
Tout autre document (certificats de travail, diplômes) pourra être demandé ultérieurement si la candidature est susceptible d’être retenue.
Les dossiers de candidature sont à envoyer avec la référence «Offre n°028 /2022 Recrutement LOGISTICIEN PROJET » avant le 03 juin 2022 à 16 heures par e-mail à l’adresse suivante : [email protected]
N.B : Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas traités, toutes lettres de motivation ne répondant pas à la question exigée ne seront pas traitées.
Aucune information supplémentaire ne sera donnée sur place ou par téléphone.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour participer aux tests.
Handicap International s’engage à promouvoir l’égalité des chances et à lutter contre toutes formes de discriminations à l’embauche.
Handicap International est attaché au principe de la diversité et encourage tout particulièrement les candidatures des personnes en situation de handicap et des femmes. Nous encourageons sincèrement les candidats en situation de handicap à contacter la base où a lieu le recrutement pour exprimer leurs besoins spécifiques.
Handicap International est engagé dans la protection de l'enfance et la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus sexuels.
Handicap International a une tolérance zéro à l’encontre des violations du code de conduite en vigueur au sein de l’organisation (ex : fraude et corruption, protection contre l'exploitation et les abus sexuels, harcèlement et intimidation, etc.).
Le candidat sélectionné devra s’engager à adhérer et à respecter ces politiques institutionnelles éthiques ainsi que le code de conduite.
Aucun employé d’Handicap International n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Cela est contraire à la politique d’HI et si vous êtes approché(e) par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché(e) de quelque façon que ce soit à faire partie du processus, prière de contacter le responsable de la base où le recrutement a lieu ou de signifier par email la situation rencontrée : [email protected].
Fait à Goma, le 24/05/2022
