AVIS DE RECRUTEMENT INTERNE – EXTERNE.
Titre du poste : Secrétaire / Réceptionniste
Lieu d’affectation : Kinshasa
Projet : Local
Durée : 1 an renouvelable avec un essai de 3 mois
Type de Contrat : Local
Date de publication du poste : 10 Juillet 2023
Date limite de dépôt de candidature : 25 Juillet 2023
Informations générales
Préambule.
Child & Women International Development (CHWID) est une Organisation Internationale humanitaire et de développement de droit Canadien dont les sièges sont basés à Bourlamaque, Québec au Canada enregistré sous le N° NEQ : 1176816941 et à Saint Christophe, Clamart en France sous le N° W921009923, qui milite pour améliorer les conditions de vie, alléger la souffrance des personnes vulnérables et promouvoir le développement des milieux les plus défavorisés en faveur des femmes et des enfants.
Vision : Apporter une assistance humanitaire et réaliser des actions de Développement de CHWID et de bienfaisance auprès de populations vulnérables victimes des multiples causes dans le monde.
MISSIONS.
La mission générale est d’améliorer la qualité de vie et l’avenir des enfants, des femmes et autres personnes vulnérables.
Dans le cadre de l’exécution des activités de son plan stratégique 2022 – 2026 en RD Congo particulièrement dans les Provinces du Nord Kivu, Sud Kivu, KWILU, Tanganyika, ITURI et Kasaï ; Child & Women International Development est à la recherche d’un (e) Secrétaire/Réceptionniste.
Organisation du Poste
Sous la supervision de l’Assistant Administratif de CHWID, le (la) Secrétaire/Réceptionniste sera le premier point de contact du bureau, sa mission comprendra le soutien administratif dans l'ensemble de l'équipe et coordination les activités de la réception. Il (elle) aura pour taches :
Responsabilités détaillées
Accueillir les visiteurs et partenaires ;
Faire remplir aux visiteurs le registre de visites et les billets d’audience ;
Faciliter les contacts en remettant et retirant le billet d’audience auprès du staff à visiter après notification de son accord ;
Orienter le visiteur accordé, portant le badge CHILD & WOMEN INTERNATIONAL DEVELOPMENT jusqu’au bureau du staff visité ;
Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant l'accès via la réception (journal de bord du moniteur, émission de badges visiteurs)
Maintient la sécurité en suivant les procédures; journal de bord de surveillance; l'émission de badges visiteurs
Assister le nouveau visiteur dans le choix orienté du staff à visiter (sans rendez-vous) selon : demande de partenariat : voir le Program manager ; b. -demande de services et emploi : voir le RAF ; Sur RDV : voir le Chef de mission et autres cadres ;
Recevoir et remettre les colis ou courriers apportés par les tiers aux staffs non contactés ou indisponibles ;
Assurez-vous que la zone de réception est bien rangée et présentable, avec toute la papeterie et le matériel nécessaires (par exemple, stylos, formulaires et brochures)
Annoncer par téléphone ou Skype au staff sollicité, l’arrivée d’une autorité, un membre CHILD & WOMEN INTERNATIONAL DEVELOPMENT, donateur ou responsable ONG d’exécution partenaire (assurer le protocole du bureau) ; 8. Tenir le registre de sorties et retours du staff (mouvements du personnel) ;
Commander des fournitures de bureau et tenir un inventaire des stocks
Fournir des informations de base et précises en personne et par téléphone / email
Réaliser d’autres taches que la hiérarchie lui demande dans le cadre de ses fonctions. A noter que ce rôle peut être joué par un agent de sécurité formé et apte et qui au même moment sera chargé de la communication radio ;
Maintient une zone de réception sûre et propre en se conformant aux procédures, règles et règlements. Maintient la continuité entre les équipes de travail en documentant et en communiquant les actions, les irrégularités et les besoins continus.
Contribue à l'effort d'équipe en réalisant des résultats connexes au besoin.
Disponibilité totale à l’égard du personnel de CHWID.
Compétences et qualifications/Diplôme et expérience requis
Licence en gestion administratif ou diplôme équivalent (certification supplémentaire en gestion de bureau est un plus) ;
Expérience de travail éprouvée en tant que réceptionniste, représentant de bureau de réception ou rôle similaire d’au moins 3 ans ;
Maîtrise de Microsoft Office Suite ;
Expérience pratique avec du matériel de bureau (par exemple, télécopieurs et imprimantes)
Attitude professionnelle et apparence ;
Solides compétences en communication écrite et verbale ;
Capacité d'être ingénieux et proactif lorsque des problèmes surviennent ;
Excellentes compétences organisationnelles ;
Compétences multitâches et de gestion du temps, avec la possibilité de hiérarchiser les tâches
Attitude du service à la clientèle ;
Bonne maîtrise de la langue française, connaissance de l’anglais sera un atout.
Comment Postuler.
La personne intéressée par cette position doit déposer sa candidature en ligne constituée d’une lettre de Motivation, d’un CV avec 3 personnes de références professionnelles les plus récentes, des copies des diplômes requis, les attestations/certificats pertinents pouvant soutenir sa candidature ;
Les offres sont à envoyer au courrier électronique : [email protected]
Insérer le numéro et le titre de l’offre dans l’objet du mail, La date de clôture est le 25 Juillet 2023 à 16H30, heure de Kinshasa.
NB : Nous rappelons à tous les candidats que le processus de recrutement au sein de CHWID est équitable, transparent et gratuit. CHWID n’exige et n’accepte des frais, des pots-de-vin, des paiements à aucun stade des processus de recrutement et à moindre soupçons, merci d’envoyer un mail confidentiel au : [email protected].
Pour CHWID, Mission RDC.
Fait à Kinshasa, le 10 Juillet 2023.
