Avis de Vacance de Poste Assistant au Service des Achats, GL-5
Cette vacance est ouverte exclusivement aux ressortissants de la République Démocratique du Congo. Vacance ouverte tant aux candidats internes qu’externes
DATE DE PUBLICATION : 26 novembre 2018
DATE LIMITE DE DÉPÔT DES CANDIDATURES : 27 décembre 2018
LIEU D’AFFECTATION : multiples
NUMÉRO DE LA VACANCE : MONUSCO/21/Procurement/2018
Valeurs Fondamentales des Nations Unies : Intégrité, Professionnalisme, Respect de la Diversité
Responsabilités : Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués et selon le lieu, l’Assistant aux achats peut assumer la charge des responsabilités ci-après :
• Assurer son appui en matière d’achat, de logistique et d’administration à une équipe de responsables en charge des achats lors de l’acquisition de divers biens et services.
• Réexaminer, enregistrer et prioriser les demandes d’achat et obtenir les informations/la documentation supplémentaires le cas échéant ; S’assurer de la disponibilité des fournisseurs et des sources de financement.
• Surveiller le statut des réquisitions existantes, maintenir le contact avec les fournisseurs pour s’assurer de la livraison des biens et services ; Coordonner l’expédition des biens/denrées/équipement vers le Siège et les missions de terrain ; Vérifier la réception et l’inspection des livraisons et en faire des rapports précis, en tant que de besoin.
• Produire les documents d’appel d’offres (ex: ITB, RFP et RFQ) sur base de la nature des besoins et du coût qu’implique lesdits achats.
• Préparer des extraits d’offres et compiler les données contenues dans les appels d’offres (RFQ, RFP et ITB) en vue de déterminer le fournisseur le plus capable de livrer les biens/services dont on a besoin à des meilleures conditions et aux coûts les plus bas possibles sous la direction des Responsables du Service des achats.
• Finaliser les bons de commande (ordres d’achat) et les contrats à soumettre à l’approbation du Responsable des achats ; Etre en mesure d’autoriser les achats dans le respect des pouvoirs qui lui sont délégués et, s’il y a lieu, préparer la soumission au Comité de passation des marchés pour réexamen et approbation subséquente par une autorité compétente.
• Aider les responsables de sa hiérarchie lors des opérations d’achat plus complexes et de valeur élevée ; coordonner la distribution aux parties concernées des documents propres au domaine des achats, assurer les actions de suivi, etc.
• Tenir les bases internes des données et fichiers propres au service des achats ; Suivre les traces des tous accords contractuels, système de contrat, etc. et informer les utilisateurs concernés des droits et obligations contractuels.
• Rechercher, recouper et présenter les informations de différentes sources internes et externes sur les sources d’approvisionnement, les fournisseurs par denrées, etc., ainsi qu’obtenir les spécifications pour des nouveaux produits et équipements sur le marché.
• Rédiger la correspondance de routine.
• S’acquitter d’autres tâches qui lui sont confiées.
Compétences :
• Professionnalisme : Connaissance des politiques, processus et procédures du service des achats en général et, en particulier, ceux liés à l’achat des approvisionnements et services. Connaissance du règlement financier et des règles de gestion financière et capacité à rechercher et rassembles des informations provenant de sources standard diverses et d’appliquer le bon sens dans le cadre des missions qui lui sont assignées. Faire montre de fierté dans son travail et ses réalisations; Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; Etre consciencieux et animé du souci d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; Persévérer face aux obstacles et relever les défis ; Rester serein dans les situations de crise ; Se soucier de prendre en compte le principe de l’égalité des sexes et de la participation sur un même pied d’égalité des hommes et des femmes à tous les domaines d’activité.
•Aptitude à la Communication : S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ; Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient ; Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue ; Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; Faire preuve d’ouverture d’esprit par le partage de l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.
• Esprit d’Équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ; Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui ; Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ; Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ; Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses insuffisances.
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Qualifications :
Études : Diplôme d’études secondaires ou équivalent exigé.
Expérience : Cinq (5) ans d’expérience acquise progressivement en responsabilité dans les finances, la comptabilité, les services administratifs, les achats par appel d’offres, la gestion des contrats, ou domaine apparenté. Expérience en matière d’utilisation de l’ERP ou le SAP souhaitable.
Aptitudes Linguistiques : L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du français parlé et écrit est exigée. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un avantage.
Mode d’évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comporter un test ou un entretien basé sur l’évaluation des compétences, ou les deux. Les candidatures de la gent féminine qualifiée sont vivement encouragées.
COMMENT POSTULER
1. Les candidats qualifiés intéressés doivent sont appelés à soumettre leurs demandes accompagnées d’une lettre de motivation ensemble avec la fiche de Notice Personnelle des Nations Unies (P-11) ci-jointe seulement. 2. Pour le profil d'historique personnel en ligne (visitez https://inspira.un.org pour générer un PHP) 3. Soumettre les demandes par courriel UNIQUEMENT à: [email protected] Le dépôt de courrier ne sera pas accepté. 4. Toutes les demandes DOIVENT porter le numéro de la vacance attribuée par la MONUSCO sur la ligne de l’objet dans leur courriel. i.e. MONUSCO/21/Procurement/2018 5. Tous les candidats SONT TENUS d’indiquer leur numéro de téléphone et leur adresse de courriel avec lieu de résidence. Les demandes qui ne portent pas le numéro de téléphone et l’adresse de courriel avec lieu de résidence NE SERONT PAS ACCEPTÉES. 6. Les demandes reçues après la date limite ne SERONT PAS ACCEPTÉES. 7. SEULS les candidats retenus seront contactés pour un TEST DE CORROBORATION écrit et des tests d’évaluation BASÉS SUR LES COMPÉTENCES. 8. Conformément à la politique de l’ONU sur la parité du genre, LES CANDIDATES QUALIFIÉES SONT VIVEMENT INVITÉES À POSTULER.
LES NATIONS UNIES NE PERÇOIVENT AUCUN FRAIS A UN QUELCONQUE STADE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DEMANDE, ENTRETIEN, TRAITEMENT, FORMATION NI D’AUTRES FRAIS QUELCONQUES). LES NATIONS UNIES NE S’INTÉRESSENT
