Action Contre la Faim (ACF-USA) est une ONG internationale présente en RDC depuis 1996 et qui intervient dans les domaines de la nutrition, de la sécurité alimentaire, de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement.
Dans le cadre de ses activités, ACF est à la recherche des Logisticiens de bases basés au Kasaï.
Durée du contrat : 6 mois à 1 an selon les possibilités financières
Lieu de travail : Kananga, Tshikapa au Kasaï - RDC
Objectifs généraux : L’objectif principal du Logisticien Base est d’assurer la gestion logistique de la base et des sous bases et d’apporter un support aux projets dans sa zone dans le respect de la charte ACF et des procédures.
Mission 1: Appui aux projets
Identifier et contracter des locaux (bureau, logements des équipes, entrepôt) adaptés aux besoins et au budget des projets ;
Négocier avec les zones de santé les possibilités d’entreposage et de logement des équipes ;
Tenir à jour la liste d’inventaire et la liste d’équipements et mobiliers alloués au personnel de la base ;
Préparer et assurer le bon fonctionnement des équipements nécessaires aux sous bases : générateur/panneaux solaires/ stabilisateurs, batteries, communication ;
Mettre en place une gestion stricte des achats et stocks sur les sous bases ;
Mission 2: Gestion de la chaîne d’approvisionnement (commandes, réception, stockage, achat et expédition) destiné au programme.
Gestion des Achats
Centraliser les demandes achats et réaliser les demandes d’achats du département logistique ;
Organiser les achats et s’assurer que les procédures internes du KitLog ACF sont respectées (Suivi des Achats, procédures négociées, signatures autorisées, demandes de dérogations, validation coordination pour dossier d’achat supérieurs à 1500USD, etc.) ;
S’assurer de la bonne réception des biens, en veillant au respect des normes ACF de qualité ;
Etablir les cotations ;
Etablir les contrats de service et de fourniture de biens pour validation du coordinateur terrain ;
Demander les avances de caisse et justifier les dépenses selon les procédures en vigueur ;
Assurer le suivi des achats (SA), l’actualiser et communiquer au magasinier, Coordinateur Terrain et Responsable Programme une fois par semaine ;
Etablir les DA base supérieures pour les articles non disponibles sur sa base ;
Gestion de transport
Compiler les demandes de transport de la base et préparer le planning des déplacements hebdomadaires à envoyer au Coordinateur Terrain et à afficher ;
Planifier les expéditions et les livraisons des intrants sur terrain en coordination avec le programme ;
Mettre à jour les listes des transporteurs ;
Chercher les cotations des transporteurs et les négocier avec la supervision du Coordinateur Terrain ;
Etablir les contrats de location de transport ;
Assurer l’expédition de frets sur le terrain et préparer tous les documents nécessaires ;
S’assurer des livraisons aux programmes ;
Gestion du stock
Recevoir et valider les demandes de sortie stock ;
Superviser la gestion du stock en accord avec la procédure du KitLog ACF (Document des Entrées et sorties des articles en stock, mise à jour des fiches de stocks) ;
Etablir l’inventaire mensuel de stock avec le magasinier ;
S’assurer d’un bon entreposage des articles (espace entre les piles, ventilation, date de péremption, pour minimiser les pertes) et que les items sensibles soient bien entreposés selon les normes ACF ;
S’assurer que les locaux du stock sont propres et secs, lumineux, et sans humidité ;
Effectuer les contrôles qualité/Quantité des biens ;
Vérifier et contrôler les rapports mensuels de stock avant d’envoyer au Coordinateur Terrain ;
Partager le suivi de stock avec les programmes de manière hebdomadaire ;
Après avoir fait la réception des biens, assuré qu’une copie des Bons de Livraison est envoyée à l’expéditeur dans les 48h.
Mission 3: Gestion du parc véhicule et motos, entretien des bâtiments, et suivi des équipements de la base
Assurer le bon suivi des véhicules de la base (réparation, maintenance, nettoyage, consommation, correcte utilisation) selon les procédures logistiques ACF ;
Contrôler et effectuer la mise à jour des documents de circulation routière des camions, véhicules et motos, vélos, bateau, pirogue etc…
Etablir et s’assurer que le planning de la maintenance est respecté ;
Organiser les mouvements quotidiens des véhicules en fonction des besoins de la base et des programmes et selon le planning hebdomadaire des déplacements ;
Faire le planning mensuel des chauffeurs incluant planning les absences et les éventuelles heures supplémentaires.
Etre responsable des équipements de la base, de leur bonne utilisation et de leur entretien selon les normes ACF ;
Vérifier la qualité et le fonctionnement des équipements à leur réception ;
Mettre à jour la liste d’équipements, faire l’inventaire des immobiliers de la base et de la maison et assurer que les documents sont à jour ;
S’assurer du fonctionnement permanent du système de communication (radio-internet-satphones) ;
Etablir la liste des prestataires de services fiables par spécialité (électriciens, peintres, plombiers, garage etc.) ;
Négocier les devis avec les prestataires de services ;
Etre en charge de l’entretien et de la maintenance des locaux ACF sur sa base (bureaux, maisons, compound, stocks) ;
Réceptionner les fiches de demande d’intervention et en assurer le traitement et classement ;
Assurer le suivi d’entretien du kit d’énergie (générateurs, batteries, panneaux solaires, réparation, maintenance, nettoyage, consommation de sa base) selon les normes ACF ;
Mission 4: Encadrement de l’équipe logistique
Etablir les objectifs et plans de travail mensuels de son équipe logistique ;
Prévoir le remplacement du personnel absent selon la procédure RH ;
Prévoir la nécessité du personnel supplémentaire et en assurer l’embauche selon la procédure RH ;
Assurer l’évaluation du personnel logistique selon les procédures RH ;
Valider les demandes de congés du personnel ;
Assurer le contrôle de la validité des descriptions de poste ;
Identifier les besoins de formation et les communiquer au Coordinateur Terrain ;
Animer la réunion hebdomadaire du département logistique ;
Contribuer au recrutement des salariés de l’équipe sous sa supervision ;
Mission 5 : Participer à la gestion de la sécurité de la base
Participer à la collecte d’informations ;
S’assurer que les règles de sécurité ACF sont respectées par l’ensemble des employés sur la base et les sous-bases ;
S’assurer du respect des règles de circulation nationale, selon les plannings et les directives
Compiler le rapport sécu mensuel ;
En cas d’accident, effectuer immédiatement les démarches au poste de police le plus proche et informer au plus vite le Coordinateur Terrain ;
Mission 6: Comptes rendus
Rédiger la partie logistique des sitrep mensuel qu’il doit rendre au Coordinateur Terrain ;
Compiler le rapport logistique mensuel : rapport narratif, tableau de running cost générateurs/voitures/motos, fiches horaires générateurs, liste des équipements à jour, liste d’inventaire, suivi d’achats SA, rapport de stock, suivi de communication satphone, suivi des contrats, suivi des incidents et envoyer au Coordinateur Terrain ;
Préparer le prévisionnel de trésorerie pour les dépenses logistiques et les achats demandés par les projets et l’envoyer à l’Administrateur Base ;
Classer tous les documents dans les classeurs selon les procédures du KitLog ACF ;
Copier ou scanner les dossiers des achats, contrats, et d’autres documents selon les besoins d’archivage du Kit Log et envoyer mensuellement à la coordination logistique ;
Participer aux réunions hebdomadaires et mensuelles de la base et aux réunions techniques de validation des DA ;
Apporter la contribution logistique pour les prévisions budgétaires du projet ;
COMPETENCES REQUISES
DIPLOME / NIVEAU D’ETUDES
Diplôme/niveau d’études requis : Au minimum ou diplôme technique en logistique ou similaire.
COMPETENCES SPECIFIQUES ET NIVEAU D’EXPERIENCE
INDISPENSABLES
Au moins 2 ans d’expérience à un poste similaire
Sens de l’organisation et de la gestion des priorités
Expérience en management d’équipe
Expérience en gestion logistique, transport, approvisionnement, construction, IT/Communication, Energie, parc véhicules
Connaissance du contexte de la région et du travail en ONG
Bonne maitrise de Microsoft Office et Microsoft Windows
Rigueur et honnêteté
APPRECIEES
Connaissance du kit log ACF
Connaissances Locales
Connaissances techniques IT (radio, informatique, satphones)
Composition du dossier
Le dossier devra être composé comme suit :
Curriculum actualisé et lettre de motivation
Copie des diplômes et Attestations de services rendus
Dépôt des candidatures : Les candidatures peuvent être adressées par email en indiquant le titre du poste en objet de l’email à l’adresse suivante :
Ou déposer dans les différents bureaux d’Action Contre la Faim en RDC :
A Kinshasa : N°11, avenue Massamba, Q/ Bassoko, Commune de Ngaliema.
A Kananga : avenue du Sapin.
A Tshikapa : avenue Likasi, N°9, commune de Kanzala – Tshikapa.
A Goma : avenue Acasia n° 56, Q/ des volcans, commune de Goma, Nord-Kivu.
Les candidatures féminines répondant aux critères sont fortement encouragées.
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 29/05/2017 à 17h00
NB : Nous rappelons à tous les candidats que le processus de recrutement au sein d’Action Contre la Faim est équitable, transparent et Gratuit.
Fait à Kinshasa, le 15/05/2017
Direction des Ressources humaines
