AVIS DE RECRUTEMENT
N° Réf. : ACF/KIN/PUNC/01/18
ADMINISTRATEUR ZONE INTERVENTION URGENCE
Action Contre la Faim est une ONG internationale présente en RDC depuis 1996 et qui intervient dans les domaines de la nutrition, de la santé, de la sécurité alimentaire, de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement.
Dans le cadre de ses activités, Action Contre la Faim est à la recherche d’un Administrateur zone intervention urgence.
Durée du contrat : 7 mois
Lieu de travail : Zone intervention RDC
Superviseur direct : Responsable Programme
Superviseur Technique : Administrateur Base Urgence, Responsable Support
Objectif Général
L’objectif principal de l’Administrateur zone d’intervention urgence est d’assurer la gestion financière des activités du programme urgence selon les procédures ACF.
Mission 1 : Assurer la comptabilité des activités urgence
Assurer que les dépenses effectuées soient toutes enregistrées et correctement justifiées ;
Assurer la bonne imputation budgétaire des dépenses ;
Transmettre en respectant les échéances les informations comptable (version informatique et version papier) à l’Administrateur de la base urgence.
Vérifier et assurer la qualité et la conformité des pièces comptables;
Vérifie la conformité des dépenses avec les différents outils de suivi à sa disposition (BDD journaliers, suivi des avances, suivi des achats avec le logisticien ZI)
Vérifier la conformité des dépenses avec les activités programmatiques déterminées et fait remonter toute anomalie constatée à son supérieur hiérarchique
Mision 2 : Assurer la gestion de trésorerie des activités urgence
Rédiger le prévisionnel de trésorerie et le révisé de trésorerie conjointement avec le Responsable Programme et le logisticien zone d’intervention et l’envoyer selon les échéances ;
Assurer la disponibilité des liquidités nécessaires et de la sécurité de leur stockage ;
Assurer le paiement des achats sur présentation de dossier d’achat complets et vérifiés.
Assurer que les dépenses soient en accord avec les prévisionnels de la zone d’intervention et informer l’admin Base Urgence en cas de différence avant la réalisation des dépenses;
Tenir les livres de caisse quotidiennement ;
Faire un comptage de caisse hebdomadaire et vérifier le solde selon les indications du CMP;
Suivre les avances en cours et assurer leur justification totale dans les 72h
Effectuer toutes les sorties de caisse et garantir leur justification en respectant les procédures ACF ;
Assurer le respect de la cash management policy sur la zone d’intervention
Réaliser le paiement des activités programmes (formations, enveloppe de soutien…) directement aux personnes bénéficiaires; et utiliser les formats justificatifs adaptés.
Mission 3 : Assurer la gestion RH de la zone d’intervention
Réaliser avec le Responsable Programme le planning des congés de l’équipe et organise les départs en congés avec la base urgence
Connaître et s’assurer que le ROI (inclus Charte ACF, Code de conduite,…) est connu et respecté de tous
Valide les demandes de travailleurs journaliers et assure leur suivi (BDD journalier)
Contrôler le respect des procédures RH en termes de travail journalier (recrutement, nombre de jours, temps de travail, …) ;
Etablir et valider les fiches de paie des travailleurs journaliers ;
Assurer la prise en charge médicale des équipes sur la zone et contrôler les dépenses selon le respect des procédures ACF;
Assurer la gestion des per diem et des frais d’hébergement en respect avec les procédures ACF et des plannings de déplacement.
Relayer les questions RH à la base urgence et faire remonter au responsable admin/log de l’équipe d’urgence les problématiques ou points à éclaircir;
Collecter et transmettre les fiches de suivi du temps de travail des équipes ;
S’assurer que les équipes sont évaluées par leur responsable hiérarchique selon les procédures d’ACF et en suivre le planning avec le responsable admin/log ou admin Urgence.
Fait remonter les déclarations d’accident sans délai auprès de l’Administrateur Urgence
Mission 4 : Assurer la gestion administrative sur la zone d’intervention
Réaliser et suivre les contrats de location des bâtiments (maison, bureau, entrepôt…) et les transmet à la base urgence
Assurer les relations entre ACF et les administrations (DGM, Inspection du travail, …)
Etre en veille de la bonne conduite administrative RH et financière de nos projets et faire remonter toute anomalie ou dysfonctionnement
Mission 5 : Assurer des évaluations administratives de la zone d’intervention
Réaliser de manière régulière des évaluations de la zone d’intervention en suivant les formats HAT et LAT.
Participer à l’évaluation logistique (support) de la zone d’intervention pour y ajouter des données de gestion de trésorerie (point de transfert, présence des banques)
Participer à l’évaluation du contexte (risques financiers, respect de la CMP…)
RELATIONS DE TRAVAIL INTERNES ET EXTERNES
INTERNE
Sous la supervision directe du Responsable Programme.
Sous la supervision indirecte de l’Administrateur Urgence et du Responsable Support à Kinshasa
Collaboration avec le logisticien zone d’intervention
Participation aux réunions hebdomadaires de la base, Echanges d’informations avec la base urgence
EXTERNE
Partenaires : créer et maintenir une bonne relation de travail avec les fournisseurs, les administrations, les autorités locales…
Acteurs humanitaires de la même zone : représentation d’ACF, participation aux réunions en cas de besoin
RESPONSABILITES DE REPORTING
Prévisionnel de trésorerie
Comptages de caisses hebdomadaires
Clôture comptable et envoie des pièces originales à la base urgence à la fin du mois.
Base de données des travailleurs journaliers
Planning des congés
Demande de déplacement (réservation avion)
Contribuer au rapport SITREP hebdomadaire (Partie Administrative)
COMPETENCES REQUISES
DIPLOME / NIVEAU D’ETUDES
Minimum Graduat en Administration ou Gestion.
COMPETENCES SPECIFIQUES ET NIVEAU D’EXPERIENCE
INDISPENSABLES
2 ans d’expérience réussie dans un poste similaire
Être capable d’analyser une situation et d’y apporter une réponse appropriée.
Être capable d’anticiper les besoins et les problèmes.
Connaissances de la comptabilité.
Maitrise du français et d’au moins deux langues locales.
Connaissances en IT (informatique : Word, Excel, Outlook)
Bonne capacité de communication et d’information
Flexibilité
Capacité à travailler de manière autonome
Expérience préalable avec une ONG internationale
Sens de l’organisation
Expérience en gestion financière, comptabilité, administration, ressources humaines
Être capable de travailler dans des conditions modestes et précaires
APPRECIEES
Expérience avec ACF ;
Autonomie, esprit critique et esprit d’initiative
Rigueur
Bonne capacité d’organisation et de planification
Adressez votre candidature :
Par courrier en dur, en indiquant l’intitulé du poste sur l’enveloppe en joignant CV et lettre de motivation au bureau ACF et /ou dans la boite mail : [email protected]
Les candidatures féminines répondant aux critères sont fortement encouragées.
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 28 février 2018 à 17h00
NB : Nous rappelons à tous les candidats que le processus de recrutement au sein d’Action Contre la Faim est équitable, transparent et gratuit et seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
NB : Les dossiers des candidatures non sélectionnées ne feront pas l’objet de retour aux postulants.
Action Contre la Faim n’exige, ni accepte des frais, des pots-de-vin, des paiements à aucun stade des processus de recrutements. ACF ne demande aucune information bancaire aux candidats.
Fait à Kinshasa, le 12/02/2018
Le Département des Ressources Humaines.
