OFFRE D’EMPLOI INTERNE/EXTERNE N° 055/2023
POSTE : Officier achats / Purchase Officer
Sous la responsabilité hiérarchique : Manager Logistique Pays
Sous la responsabilité technique : Manager Logistique Pays
Type de contrat : CDD
Durée : 12 mois
Affectation : Kinshasa
Date de prise de poste : 15 Janvier 2024
OBJECTIF DU POSTE
Sous la responsabilité directe du Manager Logistique Pays, l’Officier achats/Purchase Officer est chargé de la réalisation de l’ensemble des achats et de la passation des commandes pour garantir la bonne livraison des biens et la fourniture des services en soutien aux activités des projets de Handicap International à Kinshasa.
ROLES ET RESPONSABILITES
Réaliser les achats
Faire valider la qualité des marchandises aux demandeurs dans le cadre d’achats (Echantillon donné par le fournisseur), éventuellement visite conjointe chez le fournisseur avec le demandeur, et s’assurer de la livraison conjointe des commandes avec le responsable des stocks.
Effectuer les achats dans le strict respect des procédures HI et de ses bailleurs de fonds tout en respectant les délais fixés convenus avec les demandeurs et en obtenant des produits au meilleur rapport qualité / prix.
S’assurer que les biens achetés remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d'achats HI.
Contrôler la conformité des documents remis par les fournisseurs : pro forma, facture, documents de livraison, documents administratifs et fiscaux
Vérifier et s’assurer de la conformité des dossiers et les transmettre au Manager Logistique Pays selon les seuils pour revue de la demande de paiement (Visa de réconciliation) avant de les introduire à l’étape paiement aux finances.
Envoyer le bon de commande et planning de livraison au responsable des stocks si la réception s’effectue dans un magasin.
Transmettre aux Chefs des Projets le bon de commande Fournisseur ou Contrat d’achat si la réception est prévue sur le terrain.
S’assurer que les fournisseurs respectent les délais et lieux de livraison mentionnés sur les offres.
S’assurer d’une relation professionnelle avec les fournisseurs et prestataires et être en mesure de gérer d’éventuels litiges avec ceux-ci (en collaboration avec sa hiérarchie).
Réceptionner et vérifier les demandes de cotations et LA.
Assurer le suivi des DAS de la zone indiquée et informer régulièrement les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes.
Gérer quotidiennement les procédures administratives au niveau logistique (impression des documents d’achats, lien avec le département administratif pour les validations financières, les demandes d’avances…).
Participer au contrôle interne mensuel des dossiers d’achats.
Contribuer au suivi et la gestion des achats
Contribuer à la mise à jour du Plan d’Appro de façon mensuelle.
Participer aux rencontres avec les départements pour clarifier les demandes d’achat et lever les difficultés liées aux achats.
Effectuer le suivi des achats et contrats d’achat de biens et de service de la base.
Elaborer de manière hebdomadaire la demande de trésorerie incluant tous les paiements à effectuer pour la semaine suivante.
3. Contribuer à la mise en place de la base de données des fournisseurs
Contribuer à la mise en place et à l’actualisation des outils liés aux approvisionnements (contrat cadres, base de données fournisseurs, liste de prix…).
Contribuer à la mise en place et au suivi des contrats cadres pour tous les achats récurrents de la base (Fournitures de bureau, produits d’entretien, quincaillerie, pièces, NFIs, achat projets…).
Contribuer au Reporting / Capitalisation
Contribuer à la mise à jour permanente du TSA en assurant le bon archivage physique de tous les documents d’achat
Classer et archiver les dossiers d’achat ;
Participer à la préparation des archives d’achat ;
Contribuer aux rapports internes liés aux achats ;
Assurer la communication régulière avec le Manager Log et les Chefs de Projet pour intégrer les priorités dans la mise en œuvre des activités du support et des programmes.
Participer à la gestion financière
Est autorisé(e) à prendre des avances de caisse professionnelles et justifier toutes les dépenses conformément aux procédures de l’organisation.
Effectuer le suivi des tranches de paiement avec le département Finances jusqu’à la conclusion des contrats/dossiers d’achat.
Contribuer à l’élaboration du prévisionnel de trésorerie concernant les achats traités par la base.
Contribuer à la planification et au suivi des paiements des fournisseurs
Participer à la préparation des audits dans son domaine de compétence
Engagement en général
S’engager à respecter les politiques de signalement obligatoires de Handicap International (Lutte contre la Fraude et corruption, protection contre l'exploitation et les abus sexuels, harcèlement et intimidation…)
S’assurer de la mise en œuvre optimale de ces politiques dans son cadre de travail
Être disponible pour effectuer toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct
Cette description des taches n’est pas limitative et pourra être actualisée selon la stratégie Logistique, l’évolution des activités et le plan d’action individuel.
PROFIL RECHERCHE
Diplôme/Formation :
Bac+2 en Logistique ou encore une certification professionnelle en logistique/Achats
Expérience :
Minimum 2ans d’expériences dans les achats avec une ONG internationale
Connaissances et compétences :
Avoir une base du secteur d'activité lié aux activités logistiques et notamment le processus des achats/approvisionnements
Fortes Capacités à anticiper les évolutions du marché
Savoir communiquer de manière fluide avec le canal approprié à l’interlocuteur
Savoir argumenter et convaincre ses interlocuteurs dans le respect des différences d’opinion,
Lingala courant, connaissance d’autres langues locales est un plus.
Aisance relationnelle, Engagement et motivation humanitaire
Transparence et intégrité sont des qualités essentielles attendues
La connaissance/maîtrise du Logiciel LINK sera un atout très appréciable
CONDITION POUR POSTULER
Etape 1 :
Pour postuler, veuillez remplir le formulaire ci-dessous au plus tard le 10 décembre 2023 à 16 heures https://forms.office.com/e/dxS9C2uJ5R
Etape 2 :
Veuillez envoyer par e-mail à l’adresse suivante : [email protected], les documents ci-dessous avec la référence « Offre N°055/2023, Officier achats - Kinshasa » Au plus tard le 10 décembre à 16 heures.
Une lettre de motivation synthétique (1 page maximum) ne reprenant pas les données du CV mais permettant d’identifier les raisons du candidat à postuler ;
Un curriculum vitae en 3 pages maximum (contenant les coordonnées téléphoniques et l’adresse email du candidat ainsi que trois (3) personnes de référence qui seront amenées à être contactées dans le cadre de la procédure de sélection). Attention toute omission d’expérience en ONG ou d’invention/modification d’expérience sur le CV entrainera une élimination immédiate du processus de recrutement, quelle que soit l’étape.
N.B : Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas traités, toutes lettres de motivation ne répondant pas à la question exigée ne seront pas traitées.
Ne seront traités que les dossiers complets.
Handicap International s’engage à promouvoir l’égalité des chances et à lutter contre toutes formes de discrimination à l’embauche.
Handicap International est attaché au principe de la diversité et encourage tout particulièrement les candidatures des personnes en situation de handicap et des femmes. Nous encourageons sincèrement les candidats en situation de handicap à contacter la base ou le lieu de recrutement pour exprimer leurs besoins spécifiques.
Handicap International est engagé dans la protection de l'enfance et la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus sexuels.
Handicap International a une tolérance zéro à l’encontre des violations du code de conduite en vigueur au sein de l’organisation (ex : fraude et corruption, protection contre l'exploitation et les abus sexuels, harcèlement et intimidation, etc.).
Le candidat sélectionné devra s’engager à adhérer et à respecter ces politiques institutionnelles éthiques ainsi que le code de conduite.
Aucun employé d’Handicap International n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Cela est contre la politique d’HI et si vous êtes approché par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché de quelque façon que ce soit à faire partie du processus, prière de contacter le responsable de la base où le recrutement à lieu ou de signifier par email la situation rencontrée : [email protected].
Fait à Kinshasa le 30/11/2023
