Poste à pourvoir
Titre du poste : Administrateur du bureau de Bunia
Emplacement : Bunia, R.D.C
Département : Administration
Date : 01 Septembre 2023
Description de la division/ Département :
Trócaire est l’Agence Catholique Irlandaise pour le développement d’Outre-mer. C’est une agence de partenariat qui travaille avec les organisations locales et de la société civile dans plus de 20 pays en voie de développement en Afrique, Asie, Amérique Latine et le Moyen Orient afin d’apporter des changements dans la vie des communautés.
Trócaire en RDC met en place un programme intégré qui repose sur 4 piliers principaux à savoir : la Réponse Humanitaire ; la paix et Sécurité, Les Moyens d’existence durables et la Gouvernance et genre (avec un accent sur l’autonomisation économique des femmes et les changements de normes discriminatoires envers les femmes et jeunes filles les plus vulnérables et marginalisées).
Depuis 2015, dans une perspective de promotion de résultat palpable et à impact visible, Trócaire a orienté toute ses interventions vers le programme intégré en province de l’Ituri avec pour finalité l’amélioration de la résilience communautaire, la construction de la cohésion sociale et l’égalité du genre.
Trocaire RDC possède deux bureaux dont un à Bunia comme bureau terrain et un autre à Kinshasa comme bureau de représentation. Trocaire RDC dispose d’un effectif de plus de 23 staffs dont 3 basés à Kinshasa et 20 à Bunia.
Pour assurer l’opérationnalisation effective et efficiente de son bureau principale de Bunia, Trócaire en RD Congo est à la recherche d’un(e) administrateur(trice) très expérimenté(e) et confiant(e) avec une expertise avérée dans ce rôle.
En effet, ce rôle est sous la responsabilité du Département de Finance Administration qui s’assure que :
Les besoins relatifs à l’Administration et fonctionnement quotidien des bureaux de Trócaire à Kinshasa et à Bunia sont satisfaits et que les deux bureaux fonctionnent en complémentarité sans aucun risque ;
Les besoins opérationnels urgents et quotidien de Trócaire RDC sont en droite ligne avec les procédures, les processus et les normes des politiques de l’organisation et des bailleurs ;
Le bureau de Bunia fonctionne et s’opérationnalise sur base des systèmes et normes standards de l’organisation, des bailleurs de fonds et de la législation congolaise ;
Les défis de l’administration quotidienne et récurrents des programmes et projets trouvent des solutions effectives et efficientes dans leur opérationnalisation.
Contexte du rôle :
Le(la) candidat(e) Administrateur(trice) du Bureau de Bunia aura pour rôle prioritaire de garantir et d’assurer la gestion efficace, et efficiente du système de gestion de l’Administration et de la Logistique du bureau de Bunia. De ce fait, il s’appuiera sur les procédures et politiques de l’organisation et se réfèrera au Responsable de l’Administration et Ressources Humaines basé à Kinshasa et au Responsable de Finance et l’Administration basée à Bunia.
Rapporte au :
Responsable de Finance et l’Administration basée à Bunia
Travaille en collaboration avec :
Le Responsable de l’Administration et Ressources Humaines (son collaborateur directe) ; le Responsable de finance bureau, les Responsables de programmes et le Responsable de Finance et l’Administration.
Supervise :
Supervise les Nettoyeurs et la Ménagère-Cuisinière basés à Bunia,
Type de Contrat :
Durée déterminée – Contrat d’emploi national selon la loi congolaise
Durée du Contrat :
Un an (renouvelable), période d’essai de trois mois
Echelle Salariale :
Grade 4 de la grille salariale pays de Trocaire et autres avantages y afférant.
Lieu d’affectation :
Bunia, Province de l’Ituri, République Démocratique du Congo
Etendue du rôle :
L’Administrateur(trice) du Bureau de Bunia jouera un rôle important dans l’opérationnalisation, la mise en œuvre des politiques et procédures administratives de Trocaire en s’appuyant sur les systèmes et outils de gestions qui existent ou devra le concevoir si inexistant sous la supervision de sa hiérarchie directe.
Il(elle) représentera le bureau de Trocaire à Bunia en ce qui concerne la gestion de l’Administration, les Ressources Humaines et la logistique dans les rencontres et contacts avec les autorités gouvernementales et fournisseurs de services au niveau provincial pour assurer le respect de la conformité des lois et procédures du pays et des bailleurs de fonds.
Il(elle) assistera la Responsable de Finance et l’Administration basée à Bunia et le Responsable de l’Administration et des Ressources Humaines basé à Kinshasa dans la mise en œuvre et l’actualisation des politiques et procédures internes de Trócaire, dans la communication avec le staff et dans l’application stricte du plan de sécurité pays et autres politiques. Les tâches et responsabilité de ce(cette) dernier(re) pourront s’étendre au fur et à mesure que le bureau de Bunia prendra de l’ampleur.
Politique de protection des participants au programme :
Trócaire s'est engagé à protéger les participants au programme contre l'exploitation et les abus et possède des politiques spécifiques par rapport à cet engagement (y compris un code de conduite mondial) qui décrivent le comportement attendu et la responsabilité de tout le personnel, tous les consultants et autres représentants organisationnels. Tout candidat proposé à Trócaire devra signer les politiques de protection et le code de conduite mondial de Trócaire annexés à son contrat de travail et accepter de se comporter conformément aux dispositions contenues dans ces documents.
Obligations & Responsabilités clés :
Administration et gestion du Personnel :
Veiller à l’application stricte des politiques, procédures et outils de gestion administrative et du personnel approuvés par le bureau pays et le siège de Trocaire en Irlande ;
Mettre en place ou suivre les systèmes de gestion administrative et logistique existant ;
Gérer et archiver les dossiers administratifs du staff (contrats de travail, CV, évaluations de performances…) dans le système électronique Salesforce et Box de Trocaire ;
S’assurer que Trocaire à Bunia dispose des contrats actualisés et valides, travailler avec le Responsable de Finance bureau pour assurer les déclarations mensuelles et le paiement de l’impôt professionnel sur le revenu (IPR) et de toutes les contributions dues à l’INSS, l’INPP et l’ONEM pour tout le personnel ;
Gérer toutes les courses pour les approvisionnements du bureau et Guest house, rédaction, partage et archivage des procès-verbaux des réunions du Bureau, pointage des présences du personnel tous les jours ouvrables, organisation des réunions et ateliers de Trócaire au bureau et l’extérieur ;
Participer et faire la gestion et suivi du programme d’évaluation des performances du staff y compris ceux sous sa responsabilité ;
S’assurer de la mise en place d’un système de gestion et Archivage des demandes des congés annuels, de récupération, des absences et des congés de relocation du personnel ;
Assister le Responsable de l’Administration et Ressources Humaines dans l’élaboration et l’application de toute la règlementation en matière de droit du travail en RD Congo ;
Veiller au renouvellent et à la mise jour de tous les documents administratifs et de gestion du personnel au niveau provincial et national en collaboration avec le responsable de l’Administration et Ressources Humaines ;
Suivre la bonne exécution de tous les contrats avec les fournisseurs des services (internet, formations médicales, gardiennage, contrats de bail, carburant, etc.) ;
Gérer, avec l’appui du Responsable de l’Administration et Ressources Humaines (basé à Kinshasa), l’acquisition et la maintenance des bâtiments pour les bureaux et les résidences au niveau de Bunia (contrats de bail, eau, électricité, assurance, etc.) ;
Superviser tous les gros achats pour le bureau et les résidences de Trocaire au niveau de Bunia ;
Préparer et gérer tous les appels d’offre pour l’acquisition des équipements/matériel des bureaux et intrants pour les programmes de Trocaire en province de l’Ituri ;
Logistique des voyages et déplacements sur le terrain :
Mettre en place un système effectif et efficient de l’organisation de toutes les missions des consultants, stafs et visiteurs y compris ceux du siège en République Démocratique du Congo (préparation et légalisation des invitations, réservations vols et logement, protocole à l’aéroport, etc) y compris l’information sur les mesures sécuritaires et autres ;
Mettre en place un système de supervision et de gestion de l’organisation de tous les voyages des collègues à l’étranger (billets d’avion, assurance voyage, logement, aéroport, visa) ;
Mettre en place un système de Mouvement, supervision et de gestion de l’organisation logistique de tous les déplacements des collègues sur terrain (véhicule, chauffeurs, informations sécuritaires, kit de premier secours à jour, etc.).
Sécurité :
En lien avec le Security Officer, s’assurer que le Manuel de Sécurité de Trocaire ainsi que le paquet de directives sécuritaires pour le personnel et pour les visiteurs sont à jour et est en application par tout le staff Trocaire basée à Bunia ;
En lien avec le Security Officer, s’assurer qu’un système de gestion et opérationnalisation de l’arbre de communication sécuritaire et des gardes sécurité pour le Bureau et les Résidences de bunia est mis en place.
Technologie d’Information (Bureau de Bunia)
Mettre en place un système de gestion, supervision et maintenance des outils informatiques du bureau et du staff de Trocaire à Bunia.
Maintenir un contact et une communication régulière avec la IT Régionale sur la gestion, opérationnalisation et maintenance des ordinateurs du bureau de Bunia et apporter des solutions rapides en cas de problèmes après consultation avec cette dernière.
Spécification de la personne – Conditions requises (R)
(R) Qualification :
- Avoir terminé au moins le cycle de graduat ou un diplôme de licence en administration publique et /ou gestion du personnel. - Avoir un permis de conduire valide en RDC serait un atout.
(R) Expérience :
- Avoir au moins 4 ans d’expérience avérée et démontrée dans l’administration et opérationnalisation des bureaux dans une Organisation privée, internationale ou sans but lucratif ;
- Avoir une connaissance avérée dans la mise en place des systèmes administratives et de gestion logistiques ;
- Avoir une parfaite connaissance dans la gestion logistique des stocks mobiliers et immobiliers et dans les procédures d’achats.
(R) Compétences :
- Ecrire et parler couramment le Français et le Swahili ;
- Une bonne connaissance de l’Anglais parlé et écrit serait un atout ;
- Une bonne connaissance pratique dans la gestion et maintenance des biens immobiliers et mobiliers serait un atout ;
- Avoir une bonne connaissance dans la gestion de l’outil informatique ;
- Avoir gérer le personnel et l’administration dans un bureau d’ONG internationale ;
- Capacité d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.
(R) Qualités :
- Physiquement en forme ;
- Degré élevé de fiabilité, de communication, de gestion du personnel et d’honnêteté.
(R) Autre :
- Bonne réputation et une conduite exemplaire ;
- S’assurer de bien défendre l’image de marque de Trocaire auprès des tierces personnes/organisations ;
- Avec une apparence propre et présentable.
Spécification de la personne – Conditions souhaitables (S)
Date:
01/09/2023
Comment postuler
Dossier de candidature :
Le dossier de candidature est à adresser au Responsable de l’Administration et Ressources Humaines et doit comprendre un CV (maximum 3 pages), une lettre de motivation (maximum 1 page), 3 références, diplômes et attestations de services rendus.
L’offre est réservée aux candidats avec résidence dans la province de l’Ituri.
Les candidatures doivent parvenir à Trócaire au plus tard le 16 septembre 2023 à l’adresse e-mail suivante :
E-mail : [email protected]
N.B :
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Seuls les candidats retenus seront contactés par téléphone ou par e-mail.
