AVIS DE RECRUTEMENT INTERNE
ADMINISTRATEUR ZONE D’INTERVENTION
N° Réf. : ACF/PUNC/004/09/18
Action Contre la Faim est une ONG internationale présente en RDC depuis 1996 et qui intervient dans les domaines de la nutrition, de la santé, de la sécurité alimentaire, de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement.
Dans le cadre de ses activités, la Base Urgence d’Action Contre la Faim est à la recherche d’un (e) Administrateur (trice) pour sa base d’urgence.
Durée du contrat : 6 mois renouvelable
Date de la prise de poste : Dès que possible
Lieu de travail : Kinshasa (avec des mouvements à l’intérieur)
Objectif Général
L’objectif principal de l’Administrateur zone d’intervention urgence est d’assurer la gestion financière des activités du programme urgence selon les procédures ACF. Mission 1 : Assurer la comptabilité des activités urgence
- Assurer que les dépenses effectuées soient toutes enregistrées et justifiées ; - Assurer la bonne imputation budgétaire des dépenses ; - Transmettre en respectant les échéances les informations comptables (version informatique et version papier) à la Base Urgence; - Vérifier la qualité et la conformité des pièces comptables;
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Mission 2 : Assurer la gestion de trésorerie des activités urgence
- Rédiger le prévisionnel de trésorerie conjointement avec le superviseur d’activités et le logisticien zone d’intervention et l’envoyer selon les échéances ; - Assurer la disponibilité des liquidités nécessaires et de la sécurité de leur stockage ; - Autoriser et mettre en paiement les dossiers d’achats complets ; - Assurer que les dépenses soient en accord avec les prévisionnels de la zone d’intervention et informer l’Administrateur de ladite Base en cas de différence avant la réalisation des dépenses; - Tenir les livres de caisse quotidiennement ; - Faire un comptage de caisse hebdomadaire et vérifier le solde selon les indications du CMP; - Suivre les avances en cours et assurer leur justification totale dans les 72heures ; - Effectuer toutes les sorties de caisse et garantir leurs justifications en respectant les procédures ACF ; - Assurer le respect de la cash management policy sur la zone d’intervention - Réaliser le paiement des activités programmes (formations, enveloppe de soutien…) directement aux personnes bénéficiaires ;
Mission 3 : Assurer la gestion RH de la zone d’intervention
- Réaliser et suivre le planning des congés de l’équipe et faire remonter à sa hiérarchie tout cumule de congé trop important - Connaître et s’assurer que le ROI (inclus Charte ACF, Code de conduite,) est connu et respecté de tous - Assurer le suivi des travailleurs journaliers (BDD journalier) en relation avec les autres départements ; - Faire le check de la BDD des journaliers avec le journal comptable - Contrôler le respect des procédures RH en termes de travail journalier (recrutement, nombre de jours, temps de travail, …) ; - Etablir les fiches de paie des travailleurs journaliers ; - Assurer l’organisation administrative des déplacements de l’équipe ; - Assurer la prise en charge médicale des équipes sur la zone et contrôler les dépenses selon le respect de nos procédures ; - Assurer la gestion des per diem et des frais d’hébergement en respect avec les procédures de ACF ;
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- Relayer les questions RH à la base urgence et faire remonter au responsable admin/log de l’équipe d’urgence les problématiques ou points à éclaircir; - Collecter et transmettre les fiches de suivi du temps de travail des équipes ; - S’assurer que les équipes sont évaluées par leurs responsables hiérarchiques selon les procédures d’ACF et en suivre le planning avec le responsable admin/log ou admin Urgence. - Assurer l’immatriculation de travailleur journalier utilisé fréquemment à la zone d’intervention.
Mission 4 : Assurer la gestion administrative sur la zone d’intervention - Réaliser et suivre les contrats de location des bâtiments (maison, bureau, entrepôt…) - Assurer les relations entre ACF et les administrations (DGM, Inspection du travail, …) - Participer aux réunions sur la zone d’intervention (inputs admin et financier) - Etre en veille de la bonne conduite administrative RH et financière de nos projets et faire remonter toute anomalie ou dysfonctionnement - Etre en veille afin que les équipes travaillent dans des bonnes conditions
Mission 5 : Assurer des évaluations administratives de la zone d’intervention
- Réaliser de manière régulière des évaluations de la zone d’intervention en suivant les formats HAT et LAT. - Participer à l’évaluation logistique (support) de la zone d’intervention pour y ajouter des données de gestion de trésorerie (point de transfert, présence des banques) - Participer à l’évaluation du contexte (risques financiers, respect de la CMP…)
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COMPETENCES REQUISES
DIPLOME / NIVEAU D’ETUDES
Minimum Graduat en Administration ou Gestion.
COMPETENCES SPECIFIQUES ET NIVEAU D’EXPERIENCE
IN DISPENSABLES
- 2 ans d’expérience réussie dans un poste similaire - Être capable d’analyser une situation et d’y apporter une réponse appropriée. - Être capable d’anticiper les besoins et les problèmes. - Connaissances de la comptabilité. - Maitrise du français et d’au moins deux langues locales. - Connaissances en IT (informatique : Word, Excel, Outlook) - Bonne capacité de communication et d’information - Flexibilité - Capacité à travailler de manière autonome - Expérience préalable avec une ONG internationale - Sens de l’organisation - Expérience en gestion financière, comptabilité, administration, ressources humaines - Être capable de travailler dans des conditions modestes et précaires
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AP PRECIEES
- Expérience avec ACF ; - Autonomie, esprit critique et esprit d’initiative - Rigueur - Bonne capacité d’organisation et de planification
Adressez votre candidature: [email protected] Joindre Uniquement CV et Lettre de Motivation.
Les candidatures féminines répondant aux critères sont fortement encouragées.
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 09 Octobre 2018 à 17h00
NB : Nous rappelons à tous les candidats que le processus de recrutement au sein d’Action Contre la Faim est équitable, transparent et gratuit et seuls les candidats présélectionnés seront contactés. NB : Les dossiers des candidatures non sélectionnées ne feront pas l’objet de retour aux postulants. Action Contre la Faim n’exige, ni accepte des frais, des pots-de-vin, des paiements à aucun stade des processus de recrutements. ACF ne demande aucune information bancaire aux candidats.
Fait à Kinshasa, le 25/09/2018
Pour ACF Le Chargé de Recrutement et Mobilit
