MSH
VIS DE RECRUTEMENT
TITLE : Program Assistant
BAND : E
REPORTS TO : Chief of Party PROSANIplus
LOCATION : Kinshasa, DR Congo
Responsabilités générales
Le/la Program Assistant est chargé(e) d'assurer le bon fonctionnement des activités techniques et / ou activités sur le terrain par la coordination des informations programmatiques et fournir un soutien logistique pour les activités spécifiques du Chef de Projet de PROSANIplus en RDC. Elle il/elle travaille aussi avec le personnel technique, pour assurer la coordination au jour le jour des activités spécifiques des projets à travers les rapports reçus et instructions données par le Chef de Projet PROSANIplus. Elle ou il est responsable de travailler avec le personnel technique et COMU afin de coordonner l'assistance technique et de tenir le personnel informé de la situation desactivités spécifiques du projet.
Responsabilités spécifiques
APPUI AU PROGRAMME
Assurer les contacts avec les visiteurs et le personnel, l'arrangement de rendez-vouset réunions, en qualité d'interprète si nécessaire et / ou rédactions des procès- verbaux ; Compiler et préparer les documents d'information et de présentation, discours, informations et documentation pour les réunions et missions.
Réceptionner, transmettre à qui de droit les correspondances reçues et envoyéestouten assurantla confidentialité y relative.
Traduireen anglais ou en français les correspondances en fonction des besoins.
Appuyer le Chef de projet ainsi que le staff technique dans la rédaction des réponses aux différentes correspondances reçues.
Répondre aux demandes de renseignements téléphoniques et les transmettre aupersonnel approprié pour traitement et réponse éventuelle.
Coordonner les rendez-vous et organiser le programme des visiteurs.
En collaboration avec le service de « Fin / Ops et Fleet, travel et Events », coordonner la logistique des activités d'atelier et des réunions dans le respect desrèglements de l'USAID et de MSH. Contribuer à la préparation du programme del'atelier et tout le matériel technique nécessaire ainsi que toutes lescorrespondances de suivi avec les participants après la fin de l'atelier.
Réceptionner, s’assurer de la conformité des documents financiers soumis à la signature du Chef de projet et/ou du Chef de Projet Adjoint et les transmettre au personnel approprié après signature.
Agir en tant que membre administratif clé sur les activités du projet et aider l’équipe du projet dans l’élaboration des budgets et demandes d’achat de biens et services.
Établir et maintenir un système de classementpour les documents techniqueset les correspondances et assurer la confidentialité des documents. Créer unclassement des documents de références selon les cas. Rechercher et Collecterdes bases de données et les mettre à jour selon les demandes et besoins.
Aider à la planification et à la coordination des événements liés au staff, ycompris la formation, les ateliers et les conférences téléphoniques.
Fournirles informations et les conseils au personnel sur les pratiques etprocédures générales de bureau et effectuer d'autres tâches selon les besoins.
Compiler et préparerles documents d'information et de présentation, discours, information et documentation pour les réunions et missions.
Le/la Program Assistant est au courant, et adhère aux normes de MSH liés à l'intégrité pour toutes les acquisitions dans toutes les activités.
Au besoin, collecter les informations, lesmodèles; produire et distribuer des
Rapports : Fichier, fax, photocopie.
APPUI LOGISTIQUE/ VOYAGE
Assurer en coordination avec l'équipe de Fin / Ops l'arrangement des voyages internationaux et nationaux et l'hôtel liés aux activités des projets. Veiller à ce quetous les arrangements des voyages sont en conformité avec les règlements del'USAID et procédures MSH.
Assurer que le COMU transmette à temps aux voyageursinternationaux toutes les informations relatives leur voyage avant le départ.
QUALIFICATIONS :
un diplôme universitaire au moins de Graduat et / ou une expérience équivalente d’au moins 3 ans
Maîtrise du français et anglais professionnel requis.
Ayant une capacité à travailler de façon autonome et de prendre des initiatives.
Ayant une capacité d'apprendre les procédures complexes du programme.
Fait preuve de compétence pour évaluer des priorités et de gérer une variété d'activités dans un temps limite et respecter les délais avec le souci du détail et de la qualité.
Ayant une grande capacité organisationnelle Aptitude à travailler en équipe dans un environnement complexe et dynamique.
Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité de collaborer professionnellement avec un personnel, clients et consultants, de diversités culturelles.
Faire preuve de grande disponibilité
Maitrise de l'informatique pour le traitement de texte, bases de données, des tableurs et des présentations (les applications Microsoft Office de préférence), et capacité d'apprendre de nouveaux logiciels.
Pour être considéré pour ce poste, veuillez soumettre votre CV accompagné d'une lettre de motivation sur le site web de MSH : https://jobs-msh.icims.com (prière de noter que le site est obligatoire pour tout dossier et les instructions sont disponibles en anglais seulement).
La date limite de soumission des candidatures est fixée au 05 Fevrier 2017.
Aucune candidature ne sera acceptée passé ce délai ni sur le site web ni par courrier électronique.
Magement Sciences for Health is an equal opportunity employer offering employment without regard to race, color , religion, sex, sexual orientation, age, national origin, citizenship, physical or mental handicap, or status as a disabled or Vietnam Era veteran of the US Armed Forces.
