RÉSUMÉ DU PROGRAMME
Cuso International est une organisation internationale non gouvernementale de développement (OING) basée au Canada. Depuis plus de 50 ans, nous travaillons avec des partenaires locaux pour aider à la réduction de la pauvreté et des inégalités dans le monde. Cuso International, à travers son programme, met l'accent sur l’amélioration des services de santé, la croissance économique durable et inclusive, l’équité du genre et l’inclusion sociale, la gestion durable des ressources naturelles et de la bonne gouvernance. Nous mettons en œuvre des programmes dans une variété de pays africains, asiatiques, latino-américains et caribéens, à travers des contrats d'agence et/ou des partenariats juridiques avec d'autres ONG et institutions. Dans chaque pays d'intervention de Cuso International, nous privilégions le renforcement des capacités organisationnelles des structures de développement locales. Pour ce faire, notre démarche repose sur l’engagement interpersonnel et le partage d’expérience entre des volontaires internationaux très qualifiés et nos partenaires d’outre-mer.
Titre du poste:Responsable administrative (tif) et financière (er), RDC
Localisation du poste: Kinshasa, République démocratique du Congo
Date de clôture: 16 octobre 2015 à 16h00
Type de contrat: Durée indéterminée
Description générale du poste:
Rapportant au Représentant pays, le/la Responsable administratif (ve) et financier (ère) (RAF) devra assurer l'application et l'efficacité des systèmes financiers de Cuso International, de même qu’il produira tous les rapports financiers. En outre, il/elle assurera la vérification de la validité de tous les contrats et transactions, de même qu'il procèdera à la mise à jour du Manuel des procédures dont il supervisera l'application au quotidien. Il/Elle veillera aussi à la conformité avec le système d'assurance santé et entretiendra des relations avec tous les services administratifs en RDC.
Gestion des finances
Réalisation clé: Rapports financiers soumis avec précision conforme à la charte des comptes des dépenses de Cuso afin d’assurer la saine gestion de ses finances
Appuyer le Représentant pays dans la mise en œuvre des plans annuels pays, afin de se mettre en conformité tant avec les politiques et procédures de financement Cuso International ainsi qu'avec le bon fonctionnement du système financier;
Participer à la préparation du budget annuel du Bureau du programme, y compris les rapports périodiques des performances par rapport au budget, selon les besoins;
Préparer les prévisions de dépenses trimestrielles prévues afin de garder le compte bancaire actif;
Assurer le suivi budgétaire à travers le contrôle et la vérification des paiements pour les dépenses autorisées;
Effectuer le paiement de toutes dépenses approuvées par le représentant pays;
Traiter et enregistrer toutes les transactions (revenus et dépenses) sur le système de comptabilité au quotidien et préparer les rapports mensuels;
Rapprocher les rapports mensuels (petite caisse et banque)
Classer toute la documentation financière et comptable et en assurer l'accessibilité au représentant pays et au service des finances du siège à Ottawa
Gérer et maintenir un inventaire précis de tous les actifs fixes dans le pays et s'assurer que des polices d'assurance appropriées sont en place;
Diffuser les informations pertinentes au sein du bureau et à d'autres collègues, le cas échéant;
Appuyer le représentant pays dans la réalisation des activités d’audits financiers internes et externes.
Gestion administrative
Réalisation clé: Les activités essentielles du Bureau des programmes fonctionnent conformément aux normes administratives reconnues et aux procédures et Cuso International.
Produire et maintenir un manuel des procédures terrains;
Préparer et gérer les processus d’appels d’offres pour les acquisitions de Cuso International RDC
Vérifier les offres à des fins d’approvisionnement, comme sollicités;
Assurer les relations entre Cuso International et le Gouvernement ainsi que les collectivités locales de la RDC;
Assurer les tâches de dotation du personnel et toutes les tâches relatives à la gestion des ressources humaines
Gérer l'ensemble des contrats signés par Cuso International en RDC;
Assurer la conformité de CUSO international eu égard aux obligations fiscales périodiques vis-à-vis de tous les services fiscaux concernés en RDC;
Sur autorisation formelle du Représentant Pays, représenter l'organisation dans toutes les instances publiques, administratives et judiciaires.
Appui financier aux programmes et aux volontaires
Réalisation clé: Toutes les questions financières relatives aux volontaires et aux programmes en RDC sont traitées de manière efficace dans le délai requis, dans le respect strict des politiques et procédures financières Cuso International.
Gérer et résoudre de manière efficace toutes les questions administratives et financières qui se posent aux volontaires, après approbation du représentant pays;
Tenir des registres financiers précis, ainsi que tous les documents liés à la rémunération des volontaires;
Effectuer le paiement en temps opportun des indemnités des volontaires dont, les frais de subsistance ou les frais généraux, conformément aux politiques et procédures Cuso International;
Produire et gérer les paiements liés à la prise en charge médicale des volontaires;
S'assurer que tous les volontaires et le personnel local sont couverts par des polices d'assurance appropriées, conformément aux lignes directrices de Cuso international;
Maintenir à jour tous les fichiers d'assurance-santé et en assurer la liaison avec le personnel du siège;
Gérer et maintenir les dossiers et documentations financières pour les subventions de projets individuels;
Fournir un appui au Bureau du programme dans la définition, la mise en œuvre, le suivi et la gestion des budgets des projets et informations financières conformément aux conditions de financement et plans de dépenses convenus;
Superviser la préparation des rapports financiers destinés aux bailleurs de fonds afin de s'assurer de leur parfaite conformité avec les exigences de ces derniers;
Appuyer le Représentant pays et d'autres collègues dans la collecte d'informations, les dépenses, les rapports détaillés de l'information financière pour donateurs et les activités de financement, comme sollicité;
Appuyer la mise en œuvre du programme en adaptant l’approche client;
Appuyer la mise en œuvre des mesures de sécurité afin d'assurer la sécurité des volontaires en tout temps et surtout en temps de perturbations civiles, militaires, ou naturelles.
Autres tâches
Assister aux réunions, selon les besoins;
Assumer des responsabilités supplémentaires spécifiques de temps à autre comme convenu avec le supérieur hiérarchique le cas échéant;
Qualifications essentielles:
Diplôme universitaire niveau Bac+5 ou combinaison acceptable de formations et d’expériences en comptabilité, finances et administration.
Au moins cinq (3) ans d'expérience professionnelle en gestion financière.
Au moins deux (2) ans d'expérience en tant que superviseur et avoir encadré des équipes vers des objectifs communs avec succès.
Excellentes habiletés de gestion du temps, des compétences et de priorisation.
Capacité à analyser les besoins de perfectionnement du personnel (liés à la finance) et à contribuer aux activités de formation et d'encadrement au bénéfice des individus ou du groupe.
Compétences avérées en gestion financière technique, notamment la capacité à comprendre et à travailler avec des concepts des fonds affectés et non affectés ainsi que les questions de financement du projet.
Bonne compréhension des cadres de politiques de gestion financière et capacité à en assurer la conformité et / ou à élaborer de nouveaux processus et procédures en la matière.
Compétence avérée dans l’analyse et la planification financière, la budgétisation et la rédaction de rapports.
Bonne connaissance l’approche de gestion des projets axée sur les résultats (GAR).
Capacité à communiquer efficacement les questions financières complexes, à la fois oralement et par écrit, à un éventail de bénéficiaires, aux donateurs externes et au personnel interne
Maitrise orale et écrite du français et de l'anglais indispensables.
Capacité à travailler sous pression et en situation d'urgence le cas échéant.
Bonne capacité de négociation et de résolution des problèmes.
Compétence en matière de bonne gestion du temps, de définition des priorités et de respect des délais.
Familiarité avec des systèmes financiers informatisés afin d'élaborer, de maintenir et d'aviser sur les systèmes électroniques et manuels de suivi et d'information financière du projet.
Capacité à travailler efficacement en équipe multiculturelle, y compris avec des équipes géographiquement dispersées.
Expérience de travail soutenue avec les ONGI et organismes internationaux
Forte motivation et engagement à l'apprentissage et à l'amélioration des systèmes et pratiques au sein du cadre de travail.
Volonté de tenir sa propre administration, tel que faire des photocopies ou effectuer des opérations de comptes et de dépenses de voyage.
Volonté de travailler selon un horaire irrégulier de travail et supplémentaires, afin de relever avec succès les résultats attendus.
Qualifications souhaitables:
Expérience en gestion financière dans un secteur à but non lucratif.
Expérience dans la gestion de fonds du gouvernement canadien (MAECD, ex ACDI); du gouvernement américain (USAID) et de la Banque mondiale est un grand atout.
Haut niveau de motivation, prêt(e) à relever des défis, et flexible
Créativité au niveau de la planification stratégique; pensée positive, capacité à innover et capacité d’adaptation élevée
Aptitudes à la gestion des ressources humaines, à la formation, au développement des homologues.
Comment postuler:
Pour appliquer à ce poste, vous devez nous faire parvenir au plus tard le 16 octobre 2015 à 16h00 à l’adresse [email protected] les documents suivants :
1. Être de nationalité congolaise
2. Une lettre de motivation
3. Votre CV
4. Les contacts de 3 références professionnelles
Seuls les candidats (es) présélectionnés (es) seront contactés (es) pour une entrevue. Il n’y aura pas de suite aux correspondances des candidats (tes) qui ne sont pas présélectionnés (es).
