AVIS DE VACANCE
POSTE: Operations Coordinator
BAND : D
SUPERVISEUR: Représentant Provincial IHP du Katanga
LIEU D’AFFECTATION: Bukavu, Lubumbashi et Kolwezi
RESPONSABILITES GENERALES:
L’Operations & Administrative Coordinator apporte le support logistique et Administratif pour la mise en œuvre des activités du projet IHP dans la Province du Katanga ainsi que d’autres projets exécutés par MSH. En collaboration avec le Superviseur du bureau de coordination et Représentant Provincial Katanga et le Manager des Operations à Kinshasa, il gère le stock, l’entreposage et le transport des produits et médicaments de Lubumbashi jusqu’aux bureaux de coordination, des Centres de dépôts régionaux, éventuellement vers les zones de santé. Il ou elle appui le Superviseur du bureau de Coordination et Représentant sur les questions logistiques relatives à l’organisation des formations/ateliers, aux opérations du bureau de représentation tels que les achats, la gestion de stocks du bureau, la coordination du transport, les expéditions régulières et les correspondances, ainsi que la maintenance des équipements et les aspects administratifs.
L’Operations & Administrative Coordinator est responsable pour assurer que les politiques et procédures du bailleur et de MSH soient suivies et respectées. Il ou elle est au courant et adhère aux normes de MSH en matière d’intégrité dans toutes les activités.
RESPONSABILITÉS SPECIFIQUES:
Logistiques
Assure la qualité d’exécution des achats.
Pré-qualifie et propose la sélection pour les achats
Prépare les bons de commande et les autres documents en conformité avec les politiques et procédures de MSH suivant le résultat de la sélection.
Coordonne avec les fournisseurs afin d’assurer la livraison à temps.
Maintient à jour l’achat de donnes et des enregistrements et la tarification dans le système.
Gère le processus d’inspection et de réception et le système de stock
Planifie le stockage et l’entreposage des produits pharmaceutiques et autres produits
Développe et met au point le plan de distribution des produits stockés
Gère le système de classement des fiches de stock
Gère le système de livraison de manière la plus efficiente et plus économique possible.
S’assure de la maintenance des fiches de mouvement de stock, y compris les commandes dues, quantités livrées, soldes dues, quantités distribuées
S’assure que toutes les entrées et sorties de marchandises sont correctement comptabilisées et proprement gérées.
S’assurer que l’entreposage est effectué correctement en conformité avec les politiques et directives de MSH
Recommande des changements dans les planifications et programmes logistiques suivant le changement de condition.
Gère le système de transport
Maintien le livre de stock de consommation de carburent des véhicules et du générateur du bureau
Assure une maintenance régulière des différents équipements y compris les véhicules et le générateur.
Prépare et maintien le registre des expéditions
Administration
Prendre des dispositions adéquates des voyages et des réservations d’hôtel pour le personnel et consultant en court
Assure l’exécution des tâches administratives (dépôt des diverses déclarations, Visa de contrats de travail à l’ONEM, etc….)
Assurer le classement des documents administratifs
Exécuter d’autres tâches suivants les besoins et demande du Superviseur.
Assurer la prise des soins médicaux par les staffs, et garantir la bonne gestion des conventions médicales
Assurer le processus des contrôles médicaux annuels
Réception des missions de contrôle de l’Administration Publique
Traiter des problèmes sociaux et sanitaires des employés
Suivre et faciliter la prise des congés annuels du personnel, suivre les soldes des congés annuels, de congés de maladie et de circonstances
QUALIFICATIONS
De préférence un diplôme universitaire avec 3 ans d’expériences, dans la gestion logistique dans une ONG international ou un projet USAID
Connaissances approfondies des procédures logistiques
Connaissances approfondies des méthodes de contrôle de stock
Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe
Bonnes connaissances du transport et routes dans les zones de santé.
Connaissances approfondies des systèmes d’entreposage et de distribution
Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires ; maîtrise de l’anglais souhaitable.
Bonnes connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word)
Pour appliquer à ce poste, envoyer une lettre de demande d’emploi ainsi que votre CV, en spécifiant la position qui vous intéresse, à: https://jobs-msh.icims.com La date limite de soumission des candidatures est fixée du 02 au 13 Juillet 2015 à 17 H30. Aucune candidature ne sera acceptée après ce délai sur le site web
Management Sciences for Health est un employeur de l’égalité professionnelle offrant des chances d’emploi sans aucun égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’âge, l’origine nationale, la citoyenneté, l’handicap physique ou mental ou le statut d’handicapé ou d’ancien combattant du Vietnam de l’armées des États-Unis
