Assistant (e)d’équipe, GL-3________________________________________
DATE LIMITE DE DÉPÔT DE CANDIDATURES: 08 juin 2015
DATE DE PUBLICATION: 27 mai 2015
LIEU D’AFFECTATION: Plusieurs lieux d’affectation
NUMERO DE L’AVIS DE VACANCE: MONUSCO/18/LEGAL/2015
Cette offre d’emploi est ouverte exclusivement aux ressortissants de la République Démocratique du Congo
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Valeurs fondamentales des Nations Unies: Intégrité, Professionnalisme, Respect de la Diversité
Responsabilités: Sous la supervision générale du Conseiller Juridique Principal, et dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’Assistant(e) d’équipe aura la charge des responsabilités suivantes :
• Exercer un large éventail de fonctions d’appui administratif.
• Répondre ou rédiger des réponses à la correspondance courante et autres communications ; utiliser le logiciel standard de traitement de texte pour produire divers documents et rapports volumineux et complexes.
• Suivre processus et calendriers relatifs aux extrants, produits, tâches, etc.; le cas échéant, aider à la vérification des reçus et à l’exactitude des documents, approbations, signatures nécessaires, etc., afin de veiller à leur conformité aux exigences juridiques, financières et autres pertinentes
• Rechercher, rassembler et organiser informations et documents de référence provenant de différentes sources pour les rapports, plans de travail, études, briefings, réunions/conférences, etc.
• Produire divers rapports statistiques standards et d’autres rapports, bons de commande des travaux, etc., en utilisant différentes bases de données.
• Corriger des documents et éditer des textes en veillant à l’exactitude, à la grammaire, à la ponctuation et au style ainsi qu’au respect des normes établies en matière de format.
• Filtrer appels téléphoniques et visiteurs ; répondre aux demandes d’information relativement complexes (par exemple : répondre aux demandes nécessitant la consultationde dossiers, etc.), et, le cas échéant, acheminer les demandes d’information au personnel concerné pour traitement.
• Fournir un appui administratif, logistique et de secrétariat aux réunions, conseils, comités, conférences etc.
• Aider dans la préparation du matériel de présentation en utilisant la technologie/les logiciels requis.
• Tenir à jour le calendrier/l’emploi du temps ; surveiller les changements et communiquer les informations pertinentes au personnel concerné à l’intérieur ou à l’extérieur de l’unité de travail.
• Effectuer les fonctions de saisie et d’extraction des données.
• Examiner, enregistrer, distribuer et/ou traiter le courrier et d’autres documents ; faire le suivi des tâches imminentes.
• Tenir à jour et maintenir une grande liste de distribution ; contrôler, préparer et distribuer documents et rapports variés, si possible en utilisant des formats électroniques ; s’occuper des dispositions pour l’impression et la traduction si nécessaire ; coordonner les dispositions d’expédition, les services de messagerie, etc.
• Effectuer des tâches administratives générales (par ex. enregistrer les états de congé et des présences, prendre des dispositions pour les réunions et d’autres événements, s’occuper des réservations, faire le suivi du budget, etc.), y compris la préparation et/ou le traitement des requêtes/documents administratifs (par ex. les réquisitions, les bons de commande, les demandes de déplacement, les contrats, les autorisations de dépenses, les demandes de visa, etc.).
• Tenir les fichiers (aux formats papier et numérique)et les bases de données de l’unité de travail.
• Aider à l’appui logiciel et matériel du bureau
• S’acquitter d’autres tâches selon les besoins.
Compétences:
• Professionnalisme:Connaissance du système opérationnel et administratif des Nations Unies, y compris les procédures de gestion/classement des fichiers ; la capacité à sélectionner, organiser et résumer les données et les informations requises pour les rapports, les études, les briefings, etc. ; tact et discrétion dans le traitement des affaires confidentielles ; capacité à préparer avec précision tout l’éventail des produits et des rapports ; aptitude avérée à formuler des jugements fiables dans le contexte des tâches confiées ; prendre la responsabilité d’incorporer des perspectives du genre et d’assurer la participation paritaire des femmes et des hommes dans tous les domaines du travail.
• Aptitude à la Communication: Aptitude à s’exprimer clairement et efficacement; à écouter les autres, à bien les comprendre et à réagir comme il convient; à poser des questions de clarification, et à montrer de l’intérêt pour une communication dans les deux sens ; à adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse; à partager l’information et à tenir chacun au courant.
• Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être prêt à apprendre des autres; faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.
Qualifications:
Formation: Diplôme d’études secondaires ou son équivalent.Un diplôme de formation en gestion de bureau/secrétariat est souhaitable.
Expérience Professionnelle: Au moins 3 ans d’expérience professionnelle dans les services administratives ou dans un domaine connexe.
Compétences Linguistiques: L’anglais et le français sont les langues de travail de l’Organisation des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise du français parlé et écrit est requise. Une connaissance pratique de l’anglais est requise.
COMMENT POSTULER
Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre leur candidature ainsi que le formulaire de Notice Personnelle des Nations Unies (P-11) et/ ou un CV et des copies des certificats et attestations de services rendus par l’UNE des méthodes suivantes :
Par courriel à : [email protected]
En mains propres 
époser aux: BUREAUX DE TERRAIN DE LA MONUSCO, MONUSCO-Kinshasa et MONUSCO-Goma (TMK et IEHQ) et aussi aux bureauxMONUSCO-FAO
Ne pas soumettre les originaux de vos attestations avec la demande. En conformité avec la politique des Nations Unies sur la parité des sexes, les CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGEES. POSTES OUVERTS AUX SEULS RESSORTISSANTS DE LA RÉPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO.
LES NATIONS UNIES NE PERÇOIVENT DE FRAIS À AUCUN STADE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DEPÔT ET TRAITEMENT DE CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION) NI DES FRAIS DE QUELQUE NATURE QUE CE SOIT. LES NATIONS UNIES NE PORTENT AUCUN INTÉRÊT AUX INFORMATIONS RELATIVES AUX COMPTES BANCAIRES.
