ASF : Assistant Coordinateur Administration Finance & Logistique (CAFL)

L’organisation

Créée en 1992, Avocats Sans Frontières est une ONG internationale, qui se donne pour mission de contribuer à la réalisation d’une société juste et équitable, dans laquelle le droit est au service des groupes et/ou populations les plus vulnérables. Son objectif principal est de contribuer à la mise en place d’institutions et de mécanismes permettant l’accès à une justice indépendante et impartiale, capable d’assurer la sécurité juridique et de garantir la protection et l’effectivité des droits fondamentaux.

Pour assister le CAFL dans l’exercice de ses fonctions en RDC, ASF cherche à s’adjoindre les services d’un(e) Assistant(e) CAFL.

Contrat

Contrat de travail à Durée Déterminée (CDD) de 11 mois (avec période d’essai de 6 mois)

Lieu : Goma (Nord Kivu)

Fonction Générale

L’Assistant(e) CAFL assiste le CAFL dans la mise en œuvre et le respect des politiques et procédures administratives, financières d’ASF, le respect des lois, des règlements nationaux et des obligations contractuelles de la mission ainsi que dans la coordination des services de support. Il est plus particulièrement responsable de la supervision de la coordination basée à Goma.

Responsabilités et Tâches

1. 1.    Gestion des Ressources Humaines

Politiques et Procédures RH 

• S’informe des nouvelles directives ou formalités administratives à suivre pour le personnel national et expatrié et informe le CAFL

Recrutement

• Appui le CAFL dans ses travaux d’harmonisation des grilles d’entretien et des tests écrit, dans les démarches liées aux recrutements du personnel national : publication des offres d’emploi et suivi des candidatures
• En accord avec le CAFL, supervise les étapes du recrutement et s’assure que les procédures de recrutement ASF sont respectées.
• Participe éventuellement au recrutement des employés d’ASF
• Oriente, en accord avec le CAFL, l’administrateur dans la production des propositions d’embauche, des contrats de travail et valide à l’attention du CAFL ces documents
• S’assure que tout nouvel employé est formé et informé par l’Administrateur sur ses droits et obligations découlant du contrat et du code de conduite ainsi que les politiques des RH et de l’Administration

Gestion des compétences

• S’assure que les évaluations des équipes sont faites selon les procédures ASF
• Appui l’administrateur dans la compilation et la coordination des besoins en formation du personnel national d’ASF
• Appui la CAFL dans l’élaboration du plan de formation du personnel national
• Fait le suivi et le bilan des formations du personnel national

Gestion administrative RH

• En concertation avec et selon les orientations fournies par le CAFL et le Chef de Mission, assure, en appui à l’administrateur, la liaison et la bonne collaboration avec les services publiques en matière de législation de travail, de sécurité sociale
• Appui l’administrateur dans la gestion administrative du personnel national : dossiers employés, suivi des congés, suivi des dépenses médicales, documents de fin de contrats, base de données du personnel…..
• Supervise la préparation et le paiement des salaires du personnel national
• Supervise le calcul et le suivi du paiement des taxes, des cotisations sociales, des impôts dans les délais obligatoires
• S’assure de l’archivage des documents administratifs des RH
• Prépare et suit les dossiers administratifs des expatriés (visas, agréments, permis de travail, etc.)

1. 2.    Gestion comptable et financière

Gestion comptable

• Vérifie les pièces comptables de la coordination mensuellement
• Appui le CAFL dans la vérification des pièces comptables des bureaux décentralisés
• Vérifie la comptabilité de la mission (contrôle des codes comptables et  analytiques, le rapprochement banque et caisses, lettrage, justification des avances)
• Supervise le classement et l’archivage des justificatifs des opérations financières et comptables
• S’assure que les procédures comptables sont respectées
• Contrôle les coûts et l’éligibilité des dépenses engagées

Gestion trésorerie

• Vérifie régulièrement la tenue des caisses

1. 3.    Gestion administrative

• S’assure du respect par la mission des politiques et procédures administratives d’ASF
• Supervise la bonne gestion des contrats locaux (locations bureau, communication, électricité, assurances, etc.)
• S’assure qu’ASF respecte les obligations nationales en matière administrative

1. 4.    Gestion logistique

• Appui le CAFL dans la supervision de la bonne gestion des biens et équipements d’ASF en RDC dans le respect des procédures internes (utilisation, maintenance, inventaire…), et des obligations légales (assurances, déclarations…).
• Appui le CAFL dans la mise en œuvre et le respect des procédures d’achat (ASF et bailleurs)

1. 5.    Production des rapports, réunion d’équipe

• Produit un rapport mensuel à l’intention du CAFL selon le format communiqué par celui-ci
• Participe aux différentes réunions de l’équipe de la coordination à Goma

1. 6.    Autres

L’Assistant(e) CAFL effectue toutes autres tâches demandées par son superviseur en rapport avec ses activités. Il peut notamment être amené à l’appuyer dans les aspects budgétaires ou sécuritaires de la mission

Supérieur hiérarchique et fonctionnel : Le CAFL.

Supervision fonctionnelle : Le comptable, l’administrateur et le logisticien à Goma

Lien fonctionnel : Le logisticien, les AFL des bureaux décentralisés.

PROFIL

• Etre détenteur d’un diplôme universitaire dans les domaines de comptabilité, gestion finances, ou autre similaire
• Avoir une expérience et la maitrise de l’administration des ressources humaines ainsi que comptable et financière
• Une expérience de travail en ONG sur un poste similaire est indispensable
• Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook…)
• Avoir de bonnes qualités rédactionnelles et savoir respecter les délais
• Disposer de facultés à la résistance au stress et une ouverture aux relations interculturelles
• Etre autonome, capacité de prise d’initiatives et de force de proposition
• Avoir une attitude responsable et rigoureuse dans l’exercice de ses fonctions
• Etre irréprochable en matière de discrétion totale (interne et externe) quant aux procédures, fonctionnement et situations financières d’ASF
• Etre disponible en fonction des tâches et de l’importance du travail à réaliser
• Respecter les relations hiérarchiques propres à l’organisation

 

Postuler avant le lundi 27 avril 2015

En envoyant seulement

-      Une lettre de motivation

-      Le curriculum vitae détaillé

-      Les références de 3 personnes

-

Les dossiers non conformes ne seront pas analysés. Seuls les candidats sélectionnés pour les tests seront contactés.

Les copies des diplômes seront demandées aux candidats sélectionnés pour les entretiens.

Merci de spécifier dans l’objet de votre candidature: « Candidature Assistant(e) CAFL »

Exclusivement par mail à l’adresse : [email protected]

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Fait à Goma, le 14 avril 2015

Pour Avocats sans Frontières

Laurent Collinet Brdys

Coordinateur Administration Finance & Logistique