MercyCorps: chef d’équipe logistique

OFFRE D’EMPLOI N° : 020/03/MC-DRC/2015

Titre du poste CHEF D’EQUIPE LOGISTIQUE
Besoin 01 POSTE
Lieu de Prestation GOMA (Province du Nord-Kivu)
Catégorie / Grade CATEGORIE VII
Superviseur direct COORDINATEUR LOGISTIQUE
Type de contrat CONTRAT A DUREE DETERMINEE
Date de l’offre 20 MARS 2015
Date de clôture 03 AVRIL 2015A 16 HEURES

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

DESCRIPTION SOMMAIRE DU PROGRAMME/DEPARTEMENT
Mercy Corps DRC est une organisation non gouvernementale d’aide humanitaire et de développement. Mercy Corps est opérationnel en RDC depuis septembre 2007, et a actuellement un effectif de plus de 200 personnels repartis entre les bureaux de Goma, Katwe, Butembo, Mweso, Dungu et bientôt à Bukavu et Bunia. Mercy Corps implémente des projets d’assistance pluriannuel (USAID/FFP), d’ÉCHO et USAID/OFDA, des fonds du gouvernement Ecossais et l’UNICEF dans les provinces du Nord-Kivu et Orientale (Dungu). Les objectifs de tous ces projets sont d’apporter une assistance aux Personnes Déplacées Internes (PDI) et vulnérables à retrouver une vie meilleure y compris l’accès à l’eau potable, l’hygiène et le sanitaire, la protection de l’environnement et la Relance économique, la Bonne Gouvernance.

DESCRIPTION GENERALE DU POSTE
Sous les conseils et la supervision du coordinateur logistique, le chef d’équipe logistique est responsable de la gestion et la coordination de toutes les activités des départements de la Logistique de Goma. En charge de la Logistique, elle/il doit s’assurer que tous les programmes, y compris ceux des bureaux de terrain sont effectivement supportés au temps requis et bien précis sur tous les besoins logistiques. Le chef d’équipe logistiqueest la personne clef pour toutes les activités logistiques pour les programmes de Mercy Corps Congo. Elle/il est responsable de la gestion et la coordination de la logistique, la gestion du charroi, les magasins/entrepôts, des équipements et infrastructures et des communications radio.

LES FONCTIONS ESSENTIELLES DE CE POSTE:
Sous les conseils et la supervision du Coordinateur Logistique, le chef d’équipe logistique performera les fonctions suivantes:

Superviser les biens et les infrastructures de la délégation:
 Coordonner avec le responsable des assets pour s’assurer que :
• Les inventaires sont réalisés régulièrement
• Les fichiers de suivi des assets sont à jour
• Les assets sont correctement suivis au niveau des réparations et des déclassements
• L’archivage des documents est rigoureux et optimal
• Le suivi des prises de responsabilité est en place et à jour
 Réalise un plan de renouvèlement du matériel d’équipement
 S’assure de la sécurisation du matériel
 Capitalise et priorise les besoins de réparation et d’amélioration des infrastructures de Mercy Corps

Superviser les Approvisionnements et le stockage des biens et produits
 Surveiller toutes les activités logistiques liées à la réception, la livraison des biens en provenance ou en direction des sous-délégations ou des fournisseurs.
 Planifier la livraison des biens aux différents bureaux de Mercy Corps et/ou sur les sites de projets comme demandé en minimisant les coûts et en tenant compte des conditions des routes pendant les saisons pluvieuses.
 Respecter correctement la politique et la procédure de réception et le magasinage des biens.
 Faire les suivis douaniers nécessaires pour l’importation et le transport des biens en RDC et suivre toute la documentation comme les récépissés (waybills), les déclarations douanières, etc.….
 Avec l’officier Chargé du magasin/entrepôt, assurer un stockage correct des vivres et les biens à tout moment: toute irrégularité doit être immédiatement rapportée aux autorités appropriées pour correction immédiate.
 Assurer que les rapports hebdomadaires et mensuels des mouvements des vivres (réception et expédition) sont effectués
 Assurer la gestion de la base de données stock

Superviser la Gestion de la flotte:
 Avec le chargé de la flotte (charroi), s’assurer que :
• Tous les véhicules sont en bon état pour la route et pour la sécurité des passagers (le personnel de MC)
• Tous les documents des véhicules sont à jour
• L’achat et la consommation du carburant y compris avec les stations de carburant sont suivis via les logsheets et le logiciel de suivi de consommation
• Les dépenses des véhicules sont compilées
• Le stock des pièces de rechange et des consommables pour les véhicules est correctement tenu
• Les services/maintenances des véhicules sont organisés, planifiés de manière régulière en utilisant les formulaires appropriés et que les réparations majeures sont bien faites et à temps.

 Avec le responsable du dispatch, s’assurer que :
• Le programme de mouvement des véhicules est définit selon les besoins des programmes et des opérations
• Un bon système de communication est mis en place avec les chauffeurs
• La coordination avec les autres agences et les points focaux sécurité est mise en place pour bien s’informer sur la sécurité au niveau des routes avant de déployer les véhicules et le personnel sur le terrain.
• Les mesures de sécurité sont mises en place pour les véhicules surtout pour le parking, et que les clefs et les fournitures/équipements d’urgence sont bien à bord des véhicules.

 Responsable pour la surveillance des véhicules loués ainsi que la gestion des contrats, le suivi pour que les paiements soient effectués à temps.

Superviser le département Radio
 Superviser l’officier Radio dans la maintenance et la gestion des communications radio entre les bases et les différents véhicules
 S’assurer que l’équipement radio est bien entretenu et est suffisant pour entretenir des communications de qualité

Organisation le management de l’équipe
 Maintenir le contact avec les partenaires humanitaires et autres agences pour assurer une bonne coordination en matière d’activités logistiques, sécuritaires et de transports.
 Gérer les congés assistants logistiques et chauffeurs pour assurer une bonne simultanéité sans affecter les besoins des programmes.
 Coordonner avec les Ressources Humaines pour s’assurer que les dossiers de personnel de la logistique sont bien maintenus et classés
 Former les logisticiens terrains, les chefs de bureaux et les différents responsables stock, asset, radio et fleet sur les systèmes et dispositions logistiques

Autres
 S’assurer que tous les dossiers de la logistique sont systématiquement et correctement classés à tout moment sans exception y compris les dossiers annulés. Ces dossiers doivent toujours être mis à jour, bien organisés, clairement marqués et complétés.
• Se conduire professionnellement et personnellement de manière à apporter de la crédibilité à Mercy Corps et ne pas compromettre sa mission humanitaire.
• Accomplir d’autres taches à la demande de superviseur hiérarchique.
• Étude d’organisation: en tant que membre de Mercy Corps, tous les membres de l’équipe doivent consacrer au moins 5% de leur temps de travail pour les études professionnelles formelles et/ou non formelles.

RESPONSABILITE DE SUPERVISION : Supervise l’officier des entrepôts, le Contrôleur des biens/équipement, le Chef de la flotte et l’Opérateur radio

RAPPORTE DIRECTEMENT AU : Coordinateur Logistique

TRAVAIL DIRECTEMENT AVEC : Tous les logisticiens, finances et programmes de Mercy Corps RDC

CONNAISSANCE ET EXPÉRIENCE:
 Avoir au moins 4 années d’expérience en Logistique et Achats, comptabilité, économie, Administration des affaires ou toute autre étude relative à la gestion de la logistique (l’expérience avec les ONGs internationales est un bon avantage)
 Trois (3) ans d’expérience en logistique et Achats avec une bonne connaissance organisationnelle, l’habilité de bien maintenir un bon système de gestion les dossiers logistiques et achats, l’habilité d’interagir de façon effective avec le personnel national et international et une bonne capacité d’anticipation des problèmes circonstanciels.
 Une bonne connaissance de Microsoft Office y comprise l’utilisation des emails.
 Une excellente maîtrise du Français et une bonne connaissance de l’anglais (écrit et oral),
 Une habilité indubitable de pouvoir résoudre indépendamment les problèmes de tout genre sans ou avec peu de supervision.

FACTEURS DE SUCCÈS:
Une bonne connaissance et une compréhension claire de l’éthique de la logistique, les achats, l’entreposage et la gestion des “Assets” (Bien et équipements) ainsi que la volonté absolue d’adhérer aux politiques et procédures de Mercy Corps et les donateurs est essentiel.
Une habilité prouvée d’interagir effectivement avec le personnel national et expatriées est demandée.
Une habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement et correctement à la fois pour accomplir des taches multiples à temps requis avec un minimum de supervision et traiter les informations de façon correcte pour l’assistance aux différents programmes.
Etre un communicateur parfait et surtout donner les feedbacks à temps.
APTITUDES REQUISES
• Haut niveau de motivation, prêt(e) à relever des défis, et flexible
• Créativité au niveau de la planification stratégique; pensée positive et capacité à innover
• Respect des délais et dates limites (deadline).
• Aptitudes à la gestion des ressources humaines, à la formation, au développement des homologues.
• Respecté par la communauté et être disposé à modeler les pratiques enseignées dans les curricula de CCH dans communauté
APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL:
Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engage 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.

PROCEDURES A SUIVRE :

 Mercy Corps vous invite à participer à la sélection liée à cette offre d’embauche, et ce, en déposant vos dossiers de candidatures (CV à jour, lettre de motivation, fournir 3 références professionnelles d’ancien employeurs, les attestations prouvant l’expérience professionnelle liée au poste, la carte de l’ONEM pour ceux qui n’ont pas d’emploi) au département d’Administration de Mercy Corps
 Veuillez mentionner le numéro de l’offre sur l’enveloppe et dans le corps de la lettre de motivation.
 Adressez votre demande sous pli ferme au bureau de Mercy Corps sis : N 02, Avenue Parallèle, Quartier les Volcans, Commune de Goma, Province du Nord Kivu, DRC
 Ou envoyer par courriel électronique à l’adresse suivante : [email protected] en mentionnant le libélle de l’offre dans l’objet de l’email

Fait à Goma, le 20 mars 2015

Administration RH
Mercy Corps DRC