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UNITED NATIONS United Nations Organization Stabilization Mission in the Democratic Republic of the Congo
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MONUSCO Kinshasa |
NATIONS UNIES Mission de l’Organisation des Nations Unies pour la Stabilisation en République Démocratique du Congo |
OFFRE D’EMPLOI
Responsable Administratif Adjoint, NO-B
DATE LIMITE DE DÉPÔT DE CANDIDATURES: 27 février 2015
DATE DE PUBLICATION: 16 février 2015
LIEU D’AFFECTATION: Plusieurs lieux d’affectation/Plusieurs postes
NUMERO DE L’AVIS DE VACANCE: MONUSCO/08/DMS/2015
Valeurs fondamentales des Nations Unies: Intégrité, Professionnalisme, Respect de la Diversité
DESCRIPTION DES FONCTIONS
Cadre Organisationnel et Rattachement Hiérarchique: Les lieux d’affectation de ce poste se trouvent à plusieurs emplacements dans la Région Ouest de la République Démocratique du Congo. Le titulaire du poste relève du Responsable Administratif Principal ou de son représentant.
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le titulaire du poste aura la charge des responsabilités suivantes :
- Fournir avis et conseils sur l’appui administratif dans le cadre des paramètres suivants: Règlement Financier et Règles de Gestion Financière des Nations Unies, Règlement du Personnel, instructions administratives, gestion de la performance, formation, départ des membres du personnel, réinstallation, délégations spécifiques de pouvoir et ressources disponibles à l’emplacement de l’Antenne.
- Superviser la gestion des fichiers des avis de vacance de postes et suivre le statut des offres d’emploi ; réceptionner les candidatures et les soumettre auprès du Chef de la Section des Ressources Humaines pour traitement ultérieur ;
- Planifier les besoins d’appui à court, moyen et long terme de l’emplacement de l’antenne pour identifier les besoins en ressources et prendre en compte des ressources supplémentaires pour des circonstances imprévues dans l’état actuel des choses mais qui surviendront probablement dans un avenir prévisible.
- Fournir une aide qualifiée à la préparation et au développement du plan de travail du groupe et assister les gestionnaires dans l’élaboration des besoins en ressources pour les demandes budgétaires ;
- Aider dans le suivi du programme budget/programme de travail en ce qui concerne les budgets, les fonds spéciaux, les subventions et d’autres fonds variés de manière régulière et suggérer une réaffectation des ressources et mettre en œuvre des réaffectations des ressources, le cas échéant ;
- Recueillir des données des bases de données pertinentes et préparer des rapports financiers personnalisés ;
- Gestion du Compte d’Avances de Caisse et du Compte de Petite Caisse : Surveiller les dépenses pour assurer qu’elles restent dans les limites autorisées et examiner la validité des demandes ;
- Fournir une aide dans l’examen et la préparation du plan de travail et ses révisions ;
- Examiner, analyser et aider dans la finalisation des évaluations prévisionnelles des dépenses et les projets de budgets en termes des besoins en personnel et autres des sections présentes à l’emplacement de l’Antenne, y compris les aspects programmatiques ; assurer la conformité avec le plan de travail et d’autres mandats législatifs ;
- Examiner les demandes de biens et services en s’assurant de la disponibilité des fonds et de l’exactitude des imputations budgétaires ;
- Surveiller les ressources extrabudgétaires, y compris l’examen des accords et les plans de dépenses, en assurance la conformité avec les règles et les règlements et les politiques et procédures établies ;
- Guider, former et superviser d’autres membres du personnel d’appui dans la zone de responsabilité ;
- Identifier et résoudre diverses questions/divers problèmes lorsqu’ils surviennent et déterminer des actions appropriées ;
- Coordonner considérablement avec des unités de service et établir une liaison fréquente avec les membres de l’équipe interne de l’Appui à la Mission et avec d’autres composantes de la Mission sur des questions connexes ;
- Aider dans l’administration quotidienne des contrats entre la MONUSCO et des entrepreneurs externes pour des services externalisés ;
- Gérer le contrat de service MONUSCO – Equipe-Pays des Nations Unies (UNCT) au niveau de l’Antenne ;
- Vérifier les factures des entrepreneurs en fonction des biens et services fournis par l’entrepreneur et approuvés par la MONUSCO ;
- Procéder au traitement du paiement des factures des entrepreneurs et surveiller les paiements ;
- Préparer et traiter tous les formulaires des Nations Unies pour le travail contractuel et le travail du Groupe, de la Section ou du Service du personnel des Nations Unies, y compris les cartes d’identité ONU, les laissez-passer, les permis de stationnement ONU, les cartes d’accès magnétiques et les clés ;
- Approuver des demandes de cartes d’identification pour les vacataires (IC) et les entrepreneurs locaux fournissant des services dans la zone de responsabilité (les demandes de cartes d’identité pour le personnel ne travaillant pas pour la MONUSCO seront soumises au Chef de bureau [HoO] pour autorisation par la Sécurité dans la zone de responsabilité) ;
- Aider par l’expertise technique les Projets à Impact Rapide dans la zone de responsabilité ;
- Responsable des biens et du matériel appartenant à l’ONU d’utilisation commune (photocopieuse, télécopieur, climatiseur, articles de bien-être, etc.) et/ou du matériel d’appui à l’infrastructure (groupes électrogènes, préfabriqués, systèmes satellitaires, etc.) et émettre des bons de livraison pour ces matériels ou déléguer la responsabilité au Superviseur du Groupe pertinent dans la zone de responsabilité ;
- Tenir les registres des services prestés et des activités à facturer à l’agence ou à l’entité partenaire en vertu du Protocole d’Entente avec la MONUSCO. Un résumé de ces services, activités et leurs valeurs associées est soumis mensuellement au Responsable Administratif Principal. Les demandes dépassant les pouvoirs délégués sont renvoyées au Responsable Administratif Principal ;
- Fournir de l’appui aux Commissions d’Enquête, à l’Equipe Déontologie et Discipline, au Bureau des Services de Contrôle Interne, à la Cour Pénale Internationale, au Centre de Coordination de la Lutte Antimines et à d’autres éléments s’acquittant des fonctions officielles dans la zone de responsabilité conformément aux Protocoles d’Entente établis et de façon ponctuelle, le cas échéant ;
- Effectuer d’autres tâches administratives connexes, au besoin, par exemple, contrôler le paiement aux fournisseurs ou aux vacataires, la planification de l’espace de travail et l’identification des besoins technologiques du bureau et l’entretien des équipements, des logiciels et systèmes, organiser et coordonner séminaires, conférences et traductions.
Compétences:
- Professionnalisme: Aptitude à accomplir un large éventail de fonctions administratives, par ex. le programme budget/programme de travail, les ressources humaine, la gestion de base de données, etc. Aptitude à mettre en pratique la connaissance des règles et règlements administratifs, financiers et des ressources humaines des Nations Unies dans des situations professionnelles. Fait montre de fierté pour son travail et ses réalisations ; démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet ; est consciencieux et respecte les engagements, les délais et obtient des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que par des préoccupations personnelles ; fait preuve de persévérance face aux problèmes difficiles ou aux défis ; garde son calme dans des situations de crise. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives du genre et d’assurer la participation pleine et égale des femmes et des hommes dans tous les domaines du travail.
- Aptitude à Planifier & à Organiser : Développe des buts précis qui sont conformes aux stratégies convenues; identifie les activités et les missions prioritaires; adapte les priorités selon les besoins; alloue la période de temps et la quantité des ressources appropriées pour achever la tâche; anticipe les risques et prévoit une marge de manœuvre pour les imprévus lors de la planification; contrôle et adapte plans et actions selon les besoins; emploie le temps efficacement.
- Sens de Responsabilité: Assume toutes ses responsabilités et honore ses engagements ; produit les résultats pour lesquels il est responsable dans les délais, les coûts et les normes de qualité fixés ; opère en conformité avec les réglementations et les règlements de l’organisation ; appuie les subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité pour les fonctions qu’il a déléguées ; assume la responsabilité pour ses défauts et ceux de l’unité de travail, le cas échéant.
Qalifications
Formation: Un diplôme universitaire de premier cycle en comptabilité, administration publique, administration des affaires, ressources humaines ou dans des domaines connexes ; ou une affiliation à un corps professionnel de comptabilité reconnu.
Expérience Professionnelle: Un minimum de deux ans d’expérience professionnelle dans les services administratifs, les finances, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou dans des domaines connexes après l’obtention du diplôme universitaire de premier cycle. Une expérience en gestion de projet et de travail au sein des Nations Unies en RDC est un atout supplémentaire. La possession d’un permis de conduire national valable est exigée.
Langues: L’anglais et le français sont les langues de travail de l’Organisation des Nations Unies. Pour ce poste, la compétence orale et écrite en français et en anglais est requise.
COMMENT POSTULER
Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre leur candidature ainsi que le formulaire de Notice Personnelle des Nations Unies (P-11) et/ ou un CV et des copies des certificats et attestations de services rendus par Courriel à: [email protected]
NB: Tous les candidats DOIVENT indiquer le numéro de l’avis de vacance MONUSCO pour laquelle ils soumettent leur demande d’emploi sur la ligne de l’objet dans leur courriel par ex. MONUSCO/08/DDMS/2015, NO-B.
Ne pas soumettre les originaux de vos attestations avec la demande.
En conformité avec la politique des Nations Unies sur la parité des sexes, les CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGEES
POSTES OUVERTS AUX SEULS RESSORTISSANTS DE LA RÉPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO
LES NATIONS UNIES NE PERÇOIVENT DE FRAIS À AUCUN STADE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DEPÔT ET TRAITEMENT DE CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION) NI DES FRAIS DE QUELQUE NATURE QUE CE SOIT. LES NATIONS UNIES NE PORTENT AUCUN INTÉRÊT AUX INFORMATIONS RELATIVES AUX COMPTES BANCAIRES.
