OIM : Procurement & Logistic Assistant

Grade

Lieu d’affectation

G3

Bukavu

Famille d’emplois

Unité administrative

Numéro du poste

Position Classifiée

Soumis à rotation

Procurement & Logistics

Resource Management

SVN 2014-20-RDC

Oui

Non

Les principales activités de l’OIM en RDC et en particulier Bukavu à ce jour sont liées à la traçabilité des sites miniers dans les provinces du Nord-Kivu, Sud-Kivu, Maniema et le Katanga.

• Assurer le traitement des Demandes d’Achats et de Service ;
•  Suivre la bonne application des procédures d’achat local ;
• S’assurer la conformité des contrats d’achats ou de service avec les

Fournisseurs ;

• Contrôler l’archivage des dossiers d’achats ;
• Procéder à la mise à jour mensuellement de la liste de prix et d’un fichier

Fournisseur ;

• Prioriser les achats en lien avec les contraintes des projets en cours ;
• Participer à l’élaboration du chronogramme d’achat ;
• Appuyer le service achat dans la mise en place d’agrément pour les achats

Récurrents ;

• Assurer l’interface avec le département des finances de la mission, dans

les activités en rapport avec les achats liés aux projets ;

• S’assurer du bon déroulement des livraisons entre les fournisseurs et les

entrepôts OIM, en particulier en formalisant les étapes de réception ;

qualitative et quantitative (délais, conformité, spécifications techniques)

• S’assurer de la bonne mise en œuvre des procédures ;

d’approvisionnement (Bon sortie de stock, bon de livraison, certificat de

donation, etc.) ;

• Surveiller la gestion des stocks de la cellule support ;
• Surveiller les inventaires de stocks ;
• Supervise la gestion de parc véhicule sur la planification et l’organisation

des transports ;

• Mise à jour du tableau de suivi des équipements présent dans le bureau ;
• Optimise la distribution du matériel en fonction des besoins des

Opérations ;

• Sécurise le matériel, assure son suivi strict et rigoureux pour éviter les

pertes ou les vols ;

• Préparation d’un rapport logistique mensuel, consolide les différents

packs mensuels de son équipe ;

• Rapport de fin de mission ;

•  Assurer toute autre tâche lui confiée demandée par la hiérarchie.

• Accepter et donner les critiques constructives ;
• Respecter les procédures, les processus et les politiques internes de l’OIM ;
• Respecter le délai, le coût et la qualité requis pour les résultats attendus ;
• Contrôler son propre travail en vue de corriger d’éventuelles erreurs ;
• Prendre la responsabilité de respecter les engagements.

Orientation du client

• Etablir et entretenir les relations de travail efficaces avec les partenaires ;
• Identifier et surveiller le changement de besoins des partenaires, y compris les donateurs, les Gouvernements ou les bénéficiaires ;
• Tenir les partenaires informés de toutes les situations (réussite et échec).

Capacité d’apprendre

• Contribuer à l’apprentissage des collègues ;
• Démontrer un intérêt manifeste pour l’amélioration des compétences pertinentes;
• Démontrer l’intérêt pour acquérir les compétences nécessaires dans d’autres domaines ;
• Se tenir informé des évolutions dans son domaine de travail.

Communication

• Prendre part activement aux informations pertinentes ;
• Communiquer clairement et être à l’écoute des changements dans les procédures et les priorités ;
• Ecrire clairement et efficacement en adaptant l’exposé l’auditoire visé ;
• Ecouter attentivement  et communiquer clairement en adaptant votre langage a l’auditoire visé.

Initiative et créativité

• Développer de manière proactive de nouvelles façons de résoudre les problèmes.

Leadership et négociation

• Proposer des solutions de partage des ressources ;

• Présenter les objectifs relatifs aux intérêts communs.

Gestion de la Performance

• Fournir les informations constructives aux collègues ;
• Fournir les informations justes, exactes, opportunes et constructives pour les évaluations du personnel ;
• Utiliser les évaluations du personnel appropriées en matière de recrutement et d’autres procédures pertinentes de ressources humaines.

Organisation et planification

• S’appliquer dans la connaissance logistique et procurement dans la gestion de biens

et services en temps opportune ;

• Développer la vision stratégique de l’OIM dans la zone de responsabilité ;
• Fixer des objectifs clairs et réalisables, conformément aux priorités assignés ;

• Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires pour soi et pour les autres.
• Organiser et documenter le travail pour permettre une remise et reprise planifiée ou non planifiée ;
• Identifier les risques et Préparer des plans de contingence ;
• Adapter les priorités et les plans pour la réalisation des objectifs.

Professionnalisme

• Travailler efficacement avec les fournisseurs et des clients dans le respect des

procédures de l’OIM pour obtenir des solutions de qualité et rentables pour l’OIM ;

• Avoir la maitrise face aux responsabilités ;
• Gérer les véhicules de l’OIM en toute sécurité conformément aux règles locales ;
• Identifier les problèmes, les possibilités et les principaux risques aux responsabilités ;
• Intégrer le genre dans les perspectives, les besoins et les préoccupations et favoriser la participation égale des sexes ;
•  Capacités de rester calme et de faire face au stress et aux autres contraintes ;
• Traiter tous les collègues avec respect et dignité ;
• Avoir la capacité de travailler efficacement avec des personnes de différentes cultures et origines en s’adaptant a l‘environnement culturel en place ;
• Connaître et promouvoir le mandat de base de l’OIM ;

Travail d’équipe

• Etre capable d’entretenir des relations de travail dans un esprit d’équipe.
• Contribuer et suivre les objectifs de l’équipe
• Donner du crédit quand il le faut.
• Solliciter les commentaires et les réactions des autres
• Déléguer les taches et les responsabilités, le cas échéant.
• Soutenir activement la mise en œuvre des décisions finales du groupe et prendre une responsabilité conjointe pour le travail en équipe.
• Prendre la responsabilité conjointe pour un travail en équipe

Motivation technique

• Suivre et apprendre l’évolution de la technologie disponible.
• Identifier et préconiser des solutions technologiques rentables
• Comprendre les avantages et limites de la technologie et l’utiliser pour toute fin utile.

• Mettre en pratique les connaissances de la logistique et précisément en matière d’achat des biens et des services dans les délais impartis.
• Conduire les véhicules de l’OIM en toute sécurité conformément aux réglementations locales

• Diplôme d’études secondaires.
• Expérience professionnelle documentée.
• Trois ans d’expérience avec succès dans des emplois similaires.
• Connaissance approfondie en logistique en général et en procédures d’achat en particulier.
• Connaissance approfondie des outils informatiques (Word, Excel, Power point,…).

• Français

• Langue locale et anglais (avantage)