L’organisation
Créée en 1992, Avocats Sans Frontières est une ONG internationale, qui se donne pour mission de contribuer à la réalisation d’une société juste et équitable, dans laquelle le droit est au service des groupes et/ou populations les plus vulnérables. Son objectif principal est de contribuer à la mise en place d’institutions et de mécanismes permettant l’accès à une justice indépendante et impartiale, capable d’assurer la sécurité juridique et de garantir la protection et l’effectivité des droits fondamentaux.
Pour l’administration FL de son bureau à Bukavu, ASF cherche à s’adjoindre les services d’un(e) Administrateur(rice), Financier & Logisticien
Contrat
Contrat de travail à Durée Déterminée (CDD) de 10 mois (avec période d’essai de 5 mois)
Lieu : Bukavu (Sud Kivu)
Fonction Générale
L’Administrateur (trice) Financier(e) & Logisticien(ne) (AFL) est en charge de toutes les finances et la compatibilité, de la logistique, de la sécurité, de l’administration et des ressources humaines relatives au bureau décentralisé de Goma. Le Responsable de Bureau et l’AFL travaillent en étroite concertation, le Responsable de Bureau favorisera une délégation optimale des responsabilités des tâches entre lui-même et l’AFL en vue d’une meilleure complémentarité des deux postes. Le succès de ce binôme constitue un paramètre de réussite essentiel de la mission.
Responsabilités et Tâches
- Est garant du respect des valeurs, du mandat et du cadre de gestion d’ASF
- Entretient une communication permanente et exhaustive avec le Responsable de Bureau et le Coordinateur AFL basé à Bukavu. Il peut traiter les questions strictement techniques financière, logistique et administrative avec le comptable, le logisticien et/ou l’administrateur/RH du bureau de coordination
- Soumet les documents financiers importants (budget, demande de trésorerie, etc.) au Responsable de Bureau avant l’envoi au CAFL
- Assure une communication régulière avec l’ensemble du personnel du bureau concernant les enjeux administratif, logistique et financier du bureau
- Rédige un rapport d’activités à destination du Responsable de Bureau avec copie au CAFL
- Transmet au Responsable de Bureau tous types de productions dans les secteurs administratif, financier et logistique, et tout autre matériel qu’il/elle jugera pertinent..
- Participe activement et coordonne la participation de son équipe auprès des différentes tribunes de la mission et d’ASF : réunions, bulletins d’information, rapport annuel, conférence de presse, etc.
1. Administration et ressources humaines
- Est responsable de l’administration générale du bureau
- Met en œuvre les procédures et démarches facilitant les prises de décisions administratives
- Supervise l’application du cadre de gestion du personnel national
- Encadre et coordonne l’ensemble du personnel dont il/elle a la charge
Administration générale :
- Négocie et élabore les conventions avec les autorités et partenaires dans les secteurs financier, administratif et logistique, les soumet au Responsable de Bureau pour validation et signature et supervise l’exécution des conventions
- Elabore et/ou met en pratique les procédures logistique, administrative et financière de la mission, dans le respect des standards ASF et des spécificités nationales
- S’assure du respect de l’ensemble des lois et les textes en vigueur dans le pays, plus spécifiquement concernant les textes régulant la présence des ONG internationales, le droit du travail, la fiscalité et toutes autres charges et obligations résultant de l’activité d’une ONG
- S’assure de l’existence d’une politique d’assurance des biens et des personnes engagés dans la mission et la réactualise.
Concernant le personnel dont il/elle a la responsabilité directe :
- Réalise les évaluations et entretiens de performance du personnel national sous sa responsabilité directe
- Etablit le calendrier des congés du personnel sous sa responsabilité directe
- Autorise les heures supplémentaires dans le cadre défini par le ROI
- contrôle les présences du personnel sous sa responsabilité directe, contresigne les états de présence
- Propose au Responsable de Bureau des sanctions éventuelles (avertissements, etc.)
- Propose au Responsable de Bureau toutes mesures de nature à valoriser les capacités des membres de son équipe ou à en accroître l’efficacité
- Organise la formation du personnel sous sa responsabilité et propose un plan de formation au CAFL
- Assure l’animation de son équipe et entretient un climat de dialogue
Cadre de gestion du personnel national :
- Met en application le règlement d’ordre intérieur de la mission RDC dans le respect des législations et pratiques nationales, ainsi que des standards ASF
- Propose l’élaboration et la réactualisation des profils de poste et des plans de travail individuels ; soumet ces documents au CAFL pour validation
- Gère toutes les questions relatives à l’encadrement général du personnel national et informe préalablement le Responsable de Bureau de toutes questions sensibles : représente le Responsable de Bureau pour la mise en œuvre et l’interprétation du règlement intérieur ; reçoit au quotidien le personnel national pour toutes les questions liées aux conditions de travail ; tient à jour le calendrier des congés du personnel ; crée et applique des procédures de contrôle des présences etc.
- S’assure de l’utilisation des fiches de présence sur la base et fournit les informations pour le calcul de la paie
2. Finances et comptabilité
- Est responsable de la gestion financière et comptable du bureau
- Met en œuvre toutes les procédures et démarches facilitant les prises de décisions financières et les engagements financiers
- Assume cette responsabilité en bon père/mère de famille
Gestion financière et comptable :
- Transmet de façon hebdomadaire et mensuelle au Comptable du bureau de Coordination les fichiers encodés des dépenses effectuées
- Exécute le(s) budget(s) en concertation avec le CAFL, le(s) coordonnateurs de programme concerné(s) et avec le Responsable de Bureau
- Propose des modifications aux budgets existants ou propose de nouveaux budgets dans le cadre des propositions de projet
- Travaille en étroite collaboration avec le CAFL et les coordonnateurs de programmes pour les révisions budgétaires ou les avenants
- Tient la comptabilité de la base et les différents registres liés à la gestion financière (Caisses, pièces comptables, livres et registres de comptabilité, états des salaires, état d’inventaire et de stock.)
- Elabore chaque mois un prévisionnel de trésorerie, en concertation avec le Responsable de Bureau, le réactualise tous les mois et le soumet au CAFL
- Réalise un contrôle de caisse hebdomadaire, soumet un état de concordance mensuel au Comptable avec en le CAFL et le Responsable de Bureau
- Veille à la bonne exécution de tous les paiements effectués par le bureau
- Effectue les réconciliations de la caisse et de la banque sous la supervision du Responsable de bureau
3. Logistique
- Est responsable de la gestion logistique de la base et coordonne sa mise en œuvre, en étroite concertation avec le Responsable de Bureau, le logisticien de coordination et le CAFL
- Assume cette responsabilité en combinant les exigences d’éthique, d’efficacité, de sécurité, de rapport qualité prix, et en bonne intelligence avec les spécificités du pays
- Met en pratique les procédures logistiques de la mission dans le respect des standards d’ASF
- Applique les procédures d’achat et contrôle leur application
- Applique les procédures d’approvisionnement
- Assure la gestion des bureaux, négocie et gère les contrats de bail et d’assurance et les soumet au Responsable de Bureau pour signature après approbation du CAFL et du Chef de mission
- Rentabilise au mieux l’espace en fonction des besoins et des conditions de sécurité
- Supervise la consommation des charges, assure la gestion des équipements mobiliers, du parc informatique du parc automobile et des autres moyens de transports, des stocks, assure la maintenance et réalise les états des lieux selon les procédures ASF
4. Sécurité
- Est responsable des aspects opérationnels de la sécurité des personnes et des biens engagés par ASF dans la mission
- Est chargé d’appliquer la politique de sécurité décidée par le Chef de mission et/ou le Responsable de Bureau en fonction de l’évolution de la situation du pays.
- S’assure de cette responsabilité en étroite collaboration avec le CAFL et/ou le chef de mission
- Co-élabore avec le Responsable de Bureau un plan de sécurité pour le bureau sur base des directives du siège et le soumet au CAFL et au Chef de mission pour validation
- Propose au Responsable de Bureau, au CAFL et au chef de mission toutes les mesures nécessaires pour garantir en tout temps la sécurité des personnes et des biens
- S’assure de l’existence du dispositif nécessaire pour appliquer ces mesures
- Est responsable de la fonction de veille sécurité et assure le suivi de l’information : s’informe des risques éventuels, assure une bonne information du personnel national et expatrié, etc.
- Supervise la sécurité des moyens de transport et de leurs utilisateurs
- Evalue les conditions de sécurité de déplacements dans le pays ; informe le personnel ; autorise ou non les déplacements et en informe le Responsable de Bureau
- Organise les regroupements, re déploiements ou évacuations du personnel
- Organise un système de communication adéquat en fonction de la situation de sécurité.
5. Autres
L’AFL effectue toutes autres tâches demandées par son superviseur en rapport avec ses activités.
Superviseur hiérarchique : Le Responsable de Bureau de Bukavu.
Superviseur fonctionnel : Le Coordinateur Administration Finances et Logistique.
Supervision hiérarchique : Le personnel de support de son bureau(Chauffeur, gardiens, ménager).
Lien fonctionnel : Le logisticien, le responsable administratif et ressources humaines, le comptable du bureau de coordination de la mission.
PROFIL
- Etre détenteur d’un diplôme universitaire dans le domaine de la gestion, management, ou autre similaire
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook…)
- Avoir une expérience et parfaite maitrise de la gestion administrative, financière et logistique.
- Avoir une expérience de travail en ONG et une bonne connaissance du milieu associatif
- Avoir de bonnes qualités rédactionnelles et savoir respecter les délais
- Disposer de facultés à la résistance au stress et une ouverture aux relations interculturelles
- Avoir une attitude responsable et rigoureuse dans l’exercice de ses fonctions
- Etre irréprochable en matière de discrétion totale (interne et externe) quant aux procédures, fonctionnement et situations financières d’Avocats sans Frontières
- Respecter les relations hiérarchiques propres à l’organisation
- Etre disponible.
Postuler avant le jeudi 13 novembre 2014
En envoyant seulement :
- Une lettre de motivation
- Le curriculum vitae détaillé
- Les références de 3 personnes
Seuls les candidats sélectionnés pour les tests seront contactés
Les copies des diplômes seront demandées aux candidats sélectionnés pour les entretiens.
Merci de spécifier dans l’objet de votre candidature: « Administrateur(rice), Financier & Logisticien »
Exclusivement par mail à l’adresse : [email protected]
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Fait à Bukavu, le 6 novembre 2014
Pour Avocats sans Frontières
Josselin LEON
Chef de Mission
