Organisme: Médecins du Monde – Belgique (MdM BE)
Titre du poste: COORDINATEUR LOGISTIQUE PAYS
Localisation du poste: Katanga/Moba, République Démocratique du
Congo. Déplacements périodiquement sur terrain pour les besoins de la mission
dans les Zones de Santé appuyés par Médecins du Monde Belgique (MdM BE).
Duré: Contrat Duré Déterminé de 6 mois avec possibilité de prolongation.
Objectifs du poste:
Sous la responsabilité directe du Coordinateur Général, le Coordinateur Logistique:
- a pour mission de garantir le support technique et logistique de la mission en veillant à la pertinence et la cohérence des programmes logistiques dans le domaine de la santé ainsi qu’à l’adéquation des moyens opérationnels et des objectifs du plan d’action annuel.
- est basé au Bureau de Coordination à Moba et fait les déplacements nécessaires pour la réussite de sa mission logistique.
- forme et encadre les logisticiens de bases, veille a l’application des procédures (achat et sécurité), au suivi des normes de constructions et de réhabilitation initiées dans la cadre des projets, ainsi qu’à l’utilisation des techniques de maintenance, des outils et des équipements.
Assure la gestion de la logistique et accomplis les tâches suivantes :
Structuration de la Logistique
Organise et supervise le fonctionnement logistique de la base de coordination
- Implémente les procédures MdM BE, met en place les outils nécessaires au contrôle du fonctionnement et assure le respect de celle-ci
- met en place les règles, les procédures et les périodicités d’entretien des équipements (véhicules, générateur, photocopieurs, etc. …) ; en supervise le suivi
- établit les règles et les procédures d’utilisation de ce équipement (véhicules, radio, etc. …) ; en supervise le suivi
Gestion des Approvisionnement en collaboration avec le Coordinateur Général:
- participe à l’élaboration du budget et du plan d’action annuel et trimestriel
- garantit l’adéquation des équipements, leur entretien et leur renouvellement
- garantit la pertinence et adéquation des moyens matériel (ordinateur, radio, véhicules, etc. …)
- assure le suivi du vieillissement du parc mobilier
- anticipe et planifie les remplacements des équipements onéreux (véhicules, etc. …)
- respecte et fait respecter les procédures d’approvisionnement
- répertorie et classe les fournisseurs et sous-traitants pour la réalisation de la mission en RDC
- suit le cycle d’approvisionnement, de l’évaluation des besoins à la commande, au suivi de la commande, à la livraison et au stockage
- s’assure de la bonne codification par rapport au suivi budgétaire
- applique et fait respecter les seuils de validation des achats
- prépare et soumet le dossier d’achat pour payement
- assure le suivi du bon classement des dossiers d’achat
- assure le suivi des frets avec les logisticiens de base
Gestion des stocks en coopération avec le Coordinateur programme et le Pharmacien
- met en place un mécanisme de gestion des stocks efficace, efficient et sécurisé, en assurant la traçabilité des équipements et achats par rapport aux sources de financements du programme, facilitant les audits, et ceci en collaboration avec le Pharmacien du programme et en supervision des logisticiens et magasiniers de bases,
- respecte et fait respecter les procédures de stockage
- met en place, améliore et utilise les outils de gestion de stock
- assure la tenu régulier des inventaires des équipements des différents projets et bases
- réalise les installations et travaux nécessaire pour le stockage sécurisé et pérenne des matériaux et matériel et médicaments de la Mission et son programme.
Gestion des Energies:
- gère le suivi de l’approvisionnement en énergies (eau, électricité, carburants etc.) et la bonne utilisation de ces énergies selon les procédures en vigueur et prends les mesures correctives en collaboration avec le coordinateur général auprès des fournisseurs
- gère le suivi et l’entretien des appareillages (générateurs, circuits électriques etc.).
- gère le suivi des consommations d’énergies et produire un rapport mensuel.
- met en place un système de suivi du stock de carburant à la Mission
Gestion du parc de véhicules et motos:
- assure le suivi et la bonne tenue du log book
- s’assure que toutes les dépenses relatives aux entretiens et différentes réparations sont mentionnées dans le log book et consignées dans le suivi des consommations.
- en collaboration avec son superviseur et s’appuyant sur le mécanicien assure un entretien régulier des véhicules et motos.
- assure la présence des pièces de rechange nécessaire pour tout entretien et pour les réparations courants en collaboration avec le mécanicien.
Planification des transports
- dresse une planification de transport des équipes et visiteurs de la Mission et son programme. Tient compte des éléments cout-efficacité et les délais.
- organise les déplacements sur le terrain de la mission et son programme, assure en collaboration avec les logisticiens de base le protocole aux aéroports nationaux et internationaux, la réservation d’hôtel et tout autre disposition de logement des équipes et visiteurs de la Mission
- réserve les vols auprès de l’UNHAS, MONUSCO et ECHO-FLIGHT et les vols commerciaux autorisés.
- tient compte des dispositions sécuritaires dans la planification et l’organisation des déplacements
Gestion des télécommunications:
- suit l’utilisation et l’état des matériels de communication (phonies, radios etc.) et l’entretien selon les procédures en vigueur
- garantit la bonne utilisation du matériel de ces matériels, forme et supervise les utilisateurs.
- obtient les autorisations nécessaires pour l’exploitation de ces matériels en collaboration avec le Coordinateur Administratif, de RH et Financier (CARF).
Gestion du parc informatique et IT
- définie la taille et la qualité du parque IT. En définie l’utilisation.
- élabore en collaboration avec le CARF, le règlement de l’utilisation du matériel informatique
- forme le staff à son utilisation
- met en place un système de maintenance physique des ordinateurs et le back up des fichiers.
- assure le bon fonctionnement du réseau interne et la communication internet via vsat
Formation et gestion des ressources humaines
- écrit et modifie les profils de post des membres de son équipe en détaillant les responsabilités et les taches de chacun (gestion des véhicules, intendance, gestion de stock, achats, gardiennage, etc.) en respect des procédures établie
- recrute, briefe, coache, évalue et supervise l’équipe logistique
- organise la formation adéquate aux membres de son équipe pour leur donner la compétence nécessaire à l’exécution de leurs taches
Sécurité
- participe à l’analyse des risques de la mission. Propose les moyens logistiques nécessaires à la réduction des risques sécuritaires.
- participe en permanence à la recherche d’informations utiles à la sécurité de la mission.
- participe à la rédaction d’un plan sécurité.
- veille à la mise en œuvre des moyens logistiques tels que figurant dans le plan/guideline sécurité. Veille a la fiabilité et la bonne utilisation de ces moyens. S’assure que les équipes sont formées à leur utilisation.
- participe aux réunions de sécurité organisées par OCHA
- supervise l’application des mesures de Santé et Sécurité au travail dans avec le coordinateur médical et applique les recommandations du conseiller en prévention et du Comité de la prévention et du bien être au travail.
- veille à ce que le staff et les visiteurs obtiennent et connaissent l’ensemble des règles de sécurité
Rapportage:
- rapporte régulièrement à ses référents hiérarchiques et selon la fréquence et les moyens qu’ils définiront
- effectue un rapport mensuel logistique.
Profil du candidat :
- Formation:
-
- Diplôme universitaire Master en préférence en Logistique ou Management
- Une formation en gestion des réseaux informatique est un atout
- Une formation en travaux publics est un atout
- Expérience :
- 4 ans dans des postes similaires, expérience en ONG ou organisation internationale
- Aptitudes :
- bonne maîtrise des procédures de passation de marché (service, fourniture travaux) est exigée
- sens de l’organisation,
- capacités managériale,
- maîtrise de la bureautique de base sur Windows/Paquet Office
- maîtrise GIS est un atout
- maîtrise de l’installation et utilisation des radiophonies est un atout
- Attitudes
- rigueur,
- esprit d’initiative,
- patient
- grande persévérance,
- diplomate,
- pragmatique
- communicative
- axé sur les résultats, capacité de finaliser complètement les cycles
Ce profil de poste fait partie intégrante du contrat.
Il peut être modifié à tout moment avec l’accord des deux parties.
Date finale de réception des dossiers de candidature:
Le 04 Novembre à 9h00 heures de Katanga-Moba.
Dossier à remettre à:
Par e-mail : [email protected], [email protected]
Administration/RH MdM BE-DRC
