Médecins du Monde Belgique : Logisticien de base

Descriptif de poste :

LOGISTICIEN DE BASE

 

                                    

ORGANISATION

Médecins du Monde Belgique (MdM BE)

 

TITRE DU POSTE

Logisticien de Base

 

LOCALISATION DU POSTE Moba-Kalemie

 

DUREE DU POSTE A définir

 

 

 

Structure du poste :

  • Le titulaire du poste rapporte au : Coordinateur Logistique Pays
    • A des liens de travail avec         : L’assistant Admin/Fin, les Médecins chef de projet    et le pharmacien.
    • Staff qui rapporte à ce poste     : Chauffeurs, Chauffeur mécanicien, Gardiens, Pilote pirogue, Magasinier et Ménagère.

 

Objectif du Poste

Renforcer la capacité de Médecins du Monde à répondre aux besoins humanitaires à travers un soutien logistique au staff affecté au Programme

 

Taches et responsabilités

Gestion et approvisionnement

 

ü Respecter les procédures d’approvisionnement

ü Suivre le cycle d’approvisionnement des l’évaluation des besoins de la commande, au suivi jusqu’à la livraison et au stockage

ü S’assurer de la bonne codification par rapport suivi budgétaire

ü Appliquer et respecter le digramme de validation des achats

ü Préparer le dossier d’achat et le faire valider par les différents services,

ü Soumettre le dossier d’achat pour payement après validation de son supérieur hiérarchique,

ü Mettre à jour le tableau suivi des achats

ü Établir une base de données des items couramment achetés, en vue d’établir un catalogue du marché local

ü Assurer le suivi du bon classement des dossiers d’achat

ü Assurer l’organisation et le suivi des expéditions et réception des cargos /frets.

Gestion des stocks

ü Assurer la gestion physique des stocks suivant les procédures de stockage MdM,

ü  Utiliser les outils MdM dans la gestion de stock

ü Aassurer l’entreposage des stocks suivant les normes recommandées par MdM

ü Effectuer mensuellement l’inventaire de stock

ü Effectuer l’inventaire de tous les projets trimestriellement et faire signer au moins par trois personnes et s’assurer du bon classement.

Gestion des énergies

ü Gérer le suivi de l’approvisionnement en énergies (eau, électricité, carburants etc.) et la bonne utilisation de ces énergies selon les procédures en vigueur

ü Gérer le suivi et l’entretien des appareillages (générateurs, circuits électriques etc.)

ü Gérer le suivi des consommations d’énergies et produire un rapport mensuel.

Gestion du parc véhicules motos et pirogue

Sous la supervision directe du coordinateur logistique assurer les taches suivantes :

ü Management de l’équipe des chauffeurs et du pilote de la pirogue,

ü Élaborer le planning des déplacements quotidien et hebdomadaire pour les chauffeurs et du pilote de la pirogue en fonction des besoins du projet

ü Faire le suivi et la bonne tenue du log book

ü S’assurer que toutes les dépenses relatives aux entretiens et différentes réparations sont mentionnées  dans le log book et consignées dans le suivi des consommations

ü En collaboration avec le mécanicien, assuré un entretiens régulier des véhicules, motos et pirogue.

ü Veiller à ce que toutes les conditions de sécurité, états des véhicules, informations relatives à l’état des routes soient réunies en vue de transport du staff MdM et apporter conseils et  suggestions a son supérieur hiérarchique si la sécurité semble défaillante.

ü Archiver et assurer le suivi des documents administratifs pour l’ensemble des véhicules et Motos MdM Moba.

ü Assurer l’approvisionnement en carburant du parc automobile, motos et pirogue

ü Assurer le suivi des consommations carburant du parc automobile, Moto et pirogue

ü Suivre la mise à jour des kits de sécurité, de l’outillage, et matériels devant figurer dans chaque véhicule.

Gestion des télécom

ü Suivre le matériel (phonies, radios etc.) et l’entretenir selon les procédures en vigueur

ü Garantir la bonne utilisation du matériel et superviser.

Gestion des équipements

Sous la supervision directe du coordinateur logistique, assurer les taches suivantes :

ü Mettre à jour le tableau de suivi des équipements,

ü Enregistrer toute nouvelle entrée,

ü Remplir et faire signer un formulaire « Certificat de prêt » pour toute remise de matériel au staff,

ü S’assurer du bon fonctionnement de l’ensemble des équipements  MdM Moba,

ü S’assurer de la maintenance, entretien préventifs des équipements, matériels informatiques et de communication.

Lieux de vie

ü Assurer le suivi de l’entretien de la base des expatriés et du bureau. (électricité, plomberie et menuiserie)

ü Faire le suivi d’hébergement des collègues en transit ou  en mission à Moba

Gestion des Voyages

ü Sous la supervision directe du coordinateur logistique et en collaboration avec  le bureau de Kinshasa et l’administration, coordonner les opérations de voyage du Staff et des visiteurs ainsi que les réservations de vol  et  d’hôtel.

Supervision des équipes

ü Suivre la réalisation des objectifs, la révision des performances, le plan de développement du staff logistique sous sa supervision a Moba.

ü Élabore le planning mensuel des gardiens,

Réunion Logistique

ü Participer à la réunion hebdomadaire de planification et évaluation des activités logistiques,

ü Produire un compte rendu de la réunion et le soumettre au coordinateur logistique.

Rapportage

Fournir un rapport mensuel au Coordinateur Logistique constituer de :

ü   Rapport logistique narratif

ü   Rapport de suivi des achats,

ü   Rapport sur le mouvement du personnel MdM,

ü   Rapport de suivi des équipements,

ü   Rapport d’inventaire des mobiliers,

ü   Rapport de suivi de consommation véhicule, moto, générateur & Pirogue,

ü   Rapport de stock.

Compétences clés :

 Essentielles :

Avoir un niveau de gradué ou une expérience équivalente d’au moins deux ans en logistique, de préférence avec les organisations humanitaires.

Être honnête et capable de travailler dans un environnement instable et de faire preuve de flexibilité en fonction des circonstances.

Etre capable de travailler sous pression et de répondre à plusieurs sollicitations;

Aptitudes vérifiées à gérer et maintenir un bon esprit des équipes.

Connaissances à l’oral et à l’écrit des langues: Français et Swahili.

Aptitude à rédiger des rapports et remplir des formulaires.

Comprendre et adhérer à la culture organisationnelle de MdM BE.

Bonne connaissance de l’informatique. (Windows, Word, Excel, Explorer, Internet)

 

Désirables :

Etre capable de communiquer sans complaisance.

Etre ordonné et capable d’organiser son travail et en définir les priorités.

Avoir de l’entrain pour la résolution des problèmes et la prise d’initiative.

Connaissance du système de travail des ONGs internationales.

Apte à supporter les voyages, même dans des conditions difficiles.

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invités à postuler en envoyant la lettre de motivation ainsi que le CV à l’intention du coordinateur logistique Pays MdM BE, aux adresses suivantes: [email protected],  [email protected] , en indiquant 2014 Log-Base en objet de l’email, ou en déposant  le dossier de candidature au bureau MdM BE Kirungu-Moba. La date limite de soumission des candidatures est fixée au 30 Septembre 2014.

Aucune candidature ne sera acceptée passé ce délai.