SODEICO : Assistant administratif et financier

1. 1.      CONTEXTE

La SODEICO Manpower recrute un « Assistant Administratif et Financier » pour  Diakonia, une ONG  chrétienne de développement travaillant de concert avec plus de 400 partenaires locaux dans plus de 30 pays pour un changement durable au profit des couches vulnérables dans le monde.

Ce recrutement procède de la volonté de cette ONG de promouvoir du personnel congolais à des postes de responsabilités importants et sensibles. Cet agent aura comme fonction principale de fournir de manière efficace un soutien aussi bien en administration et finances que dans la gestion des Ressources humaines au bureau de la RDC.

1. 2.      POSITION ORGANISATIONNELLE

Le titulaire du poste sera sous la supervision du Responsable Administratif et financier

1. 3.      TACHES ET RESPONSABILITES

Le titulaire du poste sera chargé de :

1. a.       Gestion des finances

-  Examiner les documents de support et d’assurer le paiement ponctuel des transactions autorisées et approuvées ;

-  S’assurer que les bénéficiaires sont informés de toutes les divergences contenues dans les documents justificatifs ;

-   Veiller à ce que le règlement des factures à l’égard des fournisseurs de services et des biens soit en conformité avec les contrats existants ;

-  Maintenir et mettre à jour des registres comptables, registre des immobilisations conformément à la politique et  aux procédures comptables ;

-  Assurer  la gestion de la petite caisse tout en assurant la disponibilité suffisante de la liquidité pour le décaissement au bureau et à la banque ;

-  Préparer le compte de trésorerie de maintenir à faire le rapprochement quotidien de la petite caisse d’avances et soumettre le rapport hebdomadaire et mensuel  d’enquête de la trésorerie;

-  Gérer tous les documents comptables, y compris les chéquiers, les bordereaux de paiement, CAFE, CNSS, le rendement des régimes de retraite et des livres Motor Connexion véhicule ;

-  Organiser la passation des marchés de biens et de services y compris la préparation de la documentation nécessaire pour les demandes de devis ou appels d’offres nationaux ou internationaux, ainsi que pour la sélection des fournisseurs de biens et de services à soumettre à l’approbation du Représentant pays ;

-  Préparer et organiser des bons pour la comptabilité, y compris la classification des produits et des charges selon le Tableau des comptes de l’Ong et de s’assurer que les documents justificatifs requis soient  fixés ;

-  Préparer le rapprochement mensuel des comptes bancaires pour l’autorisation de l’administrateur du programme d’administration.

1. b.       Gestion administrative et logistique

-  Recevoir, enregistrer et dispatcher tous les appels entrants et sortants (téléphoniques, fax, e-mails) ;

-  Analyser et transférer les appels, mails et courriels de domaine principal pour le personnel ;

-   S’assurer également que les documents qui vont hors du bureau sont expédiés dans les temps ;

-   Gérer la réception et recevoir des visiteurs en veillant à ce qu’ils soient à l’aise et que leurs questions soient traitées dans la manière la plus appropriée ;

-  Organiser, gérer et coordonner les arrangements de voyage qui incluent des billets de voyage, la clairance de visa et hébergement à l’hôtel ;

-  Faire et confirmer les réservations d’hôtel pour les clients et / ou visiteurs ;

-   Organiser les réunions, les ateliers et aménager les salles de conférence ;

-  Assurer l’envoi, la réception et la distribution de divers courriers ;

-  Assurer la diffusion efficace de l’information ;

-  Organiser et conserver les magazines et / ou des bulletins ;

-  Mettre en place et maintenir un système de gestion des dossiers efficace et efficiente à jour ;

-  Assurer la bonne garde des documents organisationnels ;

-   Fournir un soutien en temps opportun (assistance administrative), la coordination des activités menées par les différents bureaux / départements et partager les informations nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de l’organisation ;

-  Sauvegarder et contrôler des biens de l’organisation, veiller à ce que les équipements à savoir ordinateurs et accessoires, fax, copieur, téléphone, etc. sont propres, entretenus et en bon état de fonctionnement et de fournir une assistance dans les opérations de ces équipements ;

-  Superviser le bon fonctionnement du bureau, en s’assurant qu’il est propre, hygiénique et est un environnement de travail sécuritaire pour le personnel ;

-  Suivre les mouvements de contrôle des véhicules et surveiller les livres de bord des véhicules, assurer les mises à jour mensuelles en temps opportun ;

-  Superviser les chauffeurs, les nettoyeurs et assurer la propreté bureau en tout temps.

1. c.          Support RH

-   Maintenir et mettre à jour continuellement les dossiers du personnel (des informations, des plans de congés du personnel) et consolider les plans de travail annuels ;

-   Organiser le processus de recrutement du nouveau personnel, la préparation de la documentation nécessaire et l’ensemble du processus pour l’annonce des places vacantes, et pour la sélection de nouveaux membres du personnel, y compris la réception des programmes des candidats et le premier tri ;

-   Assurer les opérations juridiques par le renouvellement de l’inscription de l’organisation et ses avoirs

équipement, que les retours de paiement des impôts et des déductions réglementaires avec les compagnies autorités gouvernementales / pensions du personnel / assurance ;

-   Maintenir et mettre à jour le système de retraite pour le personnel ;

-   Surveiller et superviser les conducteurs et s’assurer que le véhicule est en bon état ​​de fonctionnement en tout temps ;

-   Suivre la production de grumes mensuelles de véhicules, la gestion des magasins, des mesures de sécurité de bureau, etc. ;

-   Superviser les nettoyeurs et veiller à ce que l’environnement de bureau et le bureau est bien organisée et propre en tout temps.

1. 4.      COMPETENCES DE BASE

- Aptitude à communiquer clairement (verbale et écrite)

-Motivé et Rigoureux

- Bonne capacité d’adaptation et un esprit d’initiative

- Mobilité et disponibilité

- Bonnes capacités d’analyse et de synthèse

- Capacité de prendre des initiatives privées

- Capacité de travailler en équipe

-   Capacité d’organisation

-   Sens de l’intégrité

1. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES

- Minimum Graduat  en sciences économiques, de gestion ou d’administration ou disciplines similaires

- 2 ans minimum d’expérience dans l’administration et  les finances

-  Expérience professionnelle dans les ONG, ONGI

-  Expérience dans la gestion de Grants

1. LANGUES

- Parler et écrire couramment  le Français et l’Anglais

1. 7.      INFORMATIQUE

- Maîtrise parfaite de l’outil informatique (Word, Excel et PowerPoint).

1. 8.      VOTRE DOSSIER

-  Nous vous invitons à poster votre CV détaillé en français (avec mention impérative du titre du poste dans l’objet de votre demande) : “ ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER “ et votre lettre de demande d’emploi par courrier électronique directement sur notre site internet www.sodeico.org (remplir le formulaire) avant le  19 Septembre 2014.

-  Les postulants sans-emplois sont priés de se munir d’une carte de demandeur d’emploi délivrée par l’ONEM.

-  Seuls les candidats retenus seront convoqués.

-  Les candidatures féminines sont vivement encouragées.