OIM : Reporting Assistant

TERMES DE REFERENCE

I. RENSEIGNEMENT SUR LE POSTE
Titre de la position

Classification

Lieu d’affectation

Famille d’emploi

Unité administrative

Numéro du Poste

Classification du poste

Soumis à rotation

Reporting Assistant (Camp Coordination and Camp Management – CCCM)

G5

Goma

Support

Programme Urgence & Résilience – OIM Goma

SVN 2014-07-RDC Reporting Assistant

N/A

N/A

Sous la Supervision directe Chargée de la Gestion de l’Information
Sous l’autorité générale de Chef de Mission

 

II. CADRE ET CHAMP D’ACTIVITE ORGANISATIONNEL
 

Fondée en 1951, l’Organisation Internationale pour les Migrations (OIM) est la principale Organisation Intergouvernementale dans le domaine de la migration et travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM est dédiée à la promotion de la migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous. Elle fournit des services et conseils aux gouvernements et aux migrants.

 

En République Démocratique du Congo (RDC), et plus particulièrement dans la Province du Nord-Kivu,  l’OIM conduit des activités relatives à la stabilisation et à la reconstruction de l’Est du pays et à la restauration de l’Etat. Elle participe également à la réponse humanitaire coordonnée dans le contexte des dispositions inter agences dans ce domaine et fournit des services à la migration dans les situations d’urgence ou de post-crise et d’autres, le cas échéant pour les besoins des individus, contribuant ainsi à leur protection et résilience. En outre, l’OIM co-facilite avec le Haut-Commissariat pour les Réfugiés (UNHCR) le Groupe de Travail Sites de Déplacement à travers lequel elle coordonne 30 sites à Goma, Masisi et Rutshuru.

 

Sous la supervision directe de la Chargée de la Gestion de l’Information et avec l’appui du Conseiller pour la gestion et la coordination des sites de déplacement,  le Reporting Assistant (CCCM) sera en charge de participer à la préparation de tous les documents/bulletins analytiques/rapports de situation relatifs aux sites de déplacement coordonnés par l’OIM et aux mouvements de population, développés à partir des données collectées sur le terrain par l’OIM et ses partenaires. Polyvalent(e) et bénéficiant d’une compréhension élargie du Programme, il/elle sera également chargé(e) de faire un suivi régulier des rapports des partenaires de l’OIM et des recommandations à prendre en compte. Il devra également assister les équipes Urgences sur certains aspects du suivi et de l’évaluation du Programme.

 

III. ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITES
 
  1. Sous la supervision de la  Chargée de la Gestion de l’Information et en proche collaboration avec les équipes « Gestion de l’information » et « Coordination et Gestion des sites », assister dans la préparation des rapports DTM et tout autre rapport d’évaluation conduite dans les sites de déplacement ou les familles d’accueil du Nord-Kivu. En outre, il s’agira dans certains cas de collaborer étroitement avec les équipes de l’UNHCR.

 

  1. Participer à la production et mise à jour des profils de sites produits par l’OIM et diffusés mensuellement à la communauté humanitaire.

 

  1. Participer activement aux réunions internes de l’OIM Goma et préparer les comptes rendus en accordant une attention particulière au suivi systématique des recommandations.

 

  1. Assister dans la rédaction des rapports de situation externes, articles pour la lettre d’information de l’OIM RDC, le bulletin sur la gestion et la coordination des camps (CCCM) au Nord-Kivu, les fiches d’information thématiques, études de cas, messages Facebook et autres réseaux pour diffusion externe.

 

  1. Contribuer à  l’amélioration des outils de collecte de données et de tout document d’évaluation du Programme Urgences et Résilience.

 

  1. Travailler en proche collaboration avec l’Assistant Principal GIS/Web pour le développement et l’intégration de cartes pertinentes dans les rapports qui permettent d’appréhender les mouvements de population, les gaps identifiés au sein des sites de déplacement ou tout autre élément nécessitant l’attention de la communauté humanitaire afin de faciliter la réponse et la bonne coordination.

 

  1. Participer aux réunions de coordination liées à la gestion de l’information et à la gestion et coordination des sites de déplacement et rédiger le compte-rendu lorsque cela est demandé.

 

  1. Compiler et s’assurer que les recommandations et préconisations, qu’elles soient internes (OIM Goma/Kinshasa) ou externes (partenaires, donateurs) sont correctement et régulièrement prises en compte et disséminées et proposer des outils/mécanismes permettant un suivi efficace de ces dernières.

 

  1. Participer aux missions d’évaluation DTM et enregistrement (classique ; biométrique) afin d’appréhender au mieux la réalité de la situation dans différents contextes et développer un esprit critique sur la mise en œuvre du programme afin d’être en mesure de formuler des préconisations pertinentes.

 

  1. Assister la Chargée de la gestion de l’information dans la  la production de documents et présentations pour les visites officielles (partenaires, donateurs, délégation OIM…)

 

  1. Exploiter les rapports des partenaires de gestion des sites de déplacement et de centres communautaires de communication en collaboration avec l’équipe de gestion et de coordination des sites

 

  1. Imprimer, classer et suivre la remise des rapports des partenaires de collecte de données et de gestion des sites de déplacement, en proche coordination avec le Chargé des Subventions

 

  1. Travailler en proche collaboration avec les équipes Gestion de l’information et Coordination et gestion des sites afin d’assister les Responsables de projets dans la bonne mise en œuvre des activités (suivi des indicateurs de résultats, leçons apprises, recommandations donateurs, suivi du chronogramme…)

 

  1. Accomplir toute autre tâche assignée  par le superviseur ou le Coordinateur du Programme Urgence & Résilience.

 

 

 

 

IV. COMPETENCES
Le titulaire doit faire preuve de compétences techniques et comportementales suivantes
Compétences comportementales
Responsabilité
  • Créer un climat de travail respectueux au sein de l’organisation, sans harcèlement ni représailles, et favoriser la prévention de la lutte contre les abus et violences sexuels (PSEA)
  • Accepter et donner les critiques constructives
  • Respecter les procédures, les processus et les politiques internes de l’OIM

Capacité d’apprendre

  • Contribuer à la formation des collègues
  • Faire preuve de l’intérêt pour l’amélioration des compétences.
  • Démontrer l’intérêt pour acquérir les compétences nécessaires dans d’autres domaines.
  • Tenir au courant des développements personnels dans le domaine professionnel.

Communication

  • Partager les informations pertinentes.
  • Communiquer clairement, écouter les commentaires sur l’évolution des priorités et procédures.
  • Ecrire clairement et efficacement en adaptant les termes et le style à l’auditoire visé.
  • Ecouter attentivement et communiquer clairement en adaptant son langage à l’auditoire visé.

Initiative et créativité

  • Développer activement de nouvelles façons de résoudre les problèmes

Flexibilité

  • Répondre favorablement aux sollicitations multiples des différentes unités de programme d’urgence

Leadership et négociation

  • Convaincre les autres pour partager des résolutions.
  • Présenter les objectifs relatifs aux intérêts communs

Organisation et planification

  • Fournir les informations constructives aux collègues.
  • Fournir les informations justes, exactes, opportunes et constructives pour les évaluations du personnel.
  • Utiliser les évaluations du personnel appropriées en matière de recrutement et d’autres procédures pertinentes de ressources humaines

Planification et organisation

  • Fixer les objectifs clairs et réalisables conformément aux priorités assignées.
  • Identifier les problèmes, les possibilités et les risques liés aux responsabilités.
  • Intégrer les besoins, les perspectives et les préoccupations liés au Genre et favoriser la participation égale des sexes.
  • Capacités de rester calme et de faire face au stress et aux autres contraintes.
  • Traiter tous les collègues avec respect et dignité.
  • Avoir la capacité de travailler efficacement des personnes de différentes cultures et origines en s’adaptant a l‘environnement culturel en palace.
  • Connaitre et promouvoir le mandat de base de l’OIM.

Travail d’équipe

  • Etre capable d’entretenir des relations de travail dans un esprit d’équipe.
  • Contribuer et suivre les objectifs de l’équipe
  • Solliciter les commentaires et les réactions des autres
  • Déléguer les taches et les responsabilites, le cas échéant.
  • Soutenir activement la mise en œuvre des décisions finales du groupe et prendre une responsabilité conjointe pour le travail en équipe.

Motivation technique

  • Suivre et apprendre l’évolution de la technologie disponible.
  • Identifier et préconiser des solutions technologiques rentables
  • Comprendre les avantages et limites de la technologie et l’utiliser pour toute fin utile

Urgences et crises

  • Être capable de travailler efficacement dans un environnement sous pression, évoluant rapidement
  • Coordonner les actions entre les différents acteurs de la réponse d’urgence en faisant usage des structures de coordination
  • Soutenir les mécanismes de partage de l’information entre les unités, les partenaires du groupe de travail, l’OIM et les autres acteurs de la réponse d’urgence
Compétences techniques
-          Connaissances approfondies en Word, Excel, Access, Power Point, Outlook, Publisher, Requêtes SQL

-          Excellentes capacités d’écriture et d’analyse

-          Précision, impartialité dans la rédaction des rapports

-          Rigueur, esprit critique

-          Bonne compréhension des bases de données, notamment SQL

 

V. ETUDES ET EXPERIENCE
-          Education : diplôme universitaire dans l’un des domaines suivants : sciences politiques, sciences sociales, sciences économiques.

-          Bonne connaissance des problématiques et de la géographie de l’Est de la RDC.

-          Expérience professionnelle : au moins  5 ans dans le domaine de l’analyse des données et de la rédaction de rapports analytiques dans le domaine humanitaire, si possible sur les déplacements de population. Expérience dans la recherche souhaitée.

VI. LANGUES
Obligatoires
  • Français, Anglais (Niveau intermédiaire), Swahili
Recommandées
  • Autres langues nationales et locales

Date limite de soumission : le 10 septembre 2014