OXFAM: charge( e) des finances

Ce travail exige une attention rigoureuse et particulière par rapport aux systèmes et procédures de routine, les bonnes qualifications interpersonnelles et l’intégrité complète à tout moment. À la discrétion du gestionnaire du programme ou du coordinateur provincial le cas échéant, les responsabilités peuvent porter sur des voyages vers les sous bureaux du terrain afin d’y procéder à la formation du personnel et donner un appui financier. Le responsable financier donne l’appui essentiel  afin d‘assurer un impact maximum du programme d’Oxfam GB.

Sous la supervision du gestionnaire du programme ou du coordinateur provincial le cas échéant, le responsable financier assurera la coordination de toutes les questions en rapport avec les finances, et les opérations financières faites au niveau d’OXFAM GB/ Kinshasa, en République Démocratique du Congo.

• Travailler étroitement avec les responsables financiers des bureaux d’Oxfam GB en RDC pour assurer les contrôles de la comptabilité et veiller au respect des procédures au bureau de Kinshasa;
• Appuyer la formation et superviser les assistants financiers, caissier(e) qu’il gère,
• Collabore avec le(a) « FM » pour la gestion des systèmes et la centralisation des données et rapports financiers du programme d’Oxfam a l’Equateur ;
• Appuie toute l’équipe de programme, logistique et ressources humaines pour les questions relatives aux finances et a la comptabilité

Activités de comptabilité

• Prodiguer des conseils aux assistants financiers en s’assurant que tous les documents sont bien codés et élaborés·
• Vérifier tous les documents comptables et bancaires afin de s’assurer qu’ils sont bien remplis et que les transactions sont bien codées.
• S’assurer que toutes les politiques et procédures sont bien comprises et · bien suivies.
• Proposer et promouvoir des améliorations acceptées et des mises à niveau  convenus par rapport aux systèmes pour que les systèmes et les procédures administratifs financiers assurent une efficacité maximum au fonctionnement du programme d OXFAM.

Rapports Financiers à soumettre au donateur:

• Elaborer les rapports financiers à soumettre au donateur pour les projets de Kinshasa,
• S’assurer que les rapports financiers sont traités sur l’outil de gestion OPAL(Peoplesoft),
• S’assurer que ces rapports sont précis et élaborés à temps opportun afin de permettre leur vérification par le comptable National et le donateur
• Travailler avec l’équipe de finance en Province d’Equateur pour assurer que leurs rapports financiers sont correctes vis-à-vis des fonds reçus de Kinshasa.

Rapports et monitorings financiers mensuels des  projets:

• Préparer les monitorings mensuels et rapports financiers destinés à faire la vérification des rapports élaborés sur des fonds restreints et non restreints pour les projets de Kinshasa (y compris DRCA01);
• Faire en sorte que les rapports soient vérifiés mensuellement par le comptable du donateur.
• S’assurer que les points d’action financiers mensuels sont mis en application.

Appui financier de gestion en faveur des partenaires:

• Travailler avec les partenaires afin de s’assurer que ces derniers disposent d’une bonne pratique en matière de comptabilité (organise aussi la formation des partenaires)
• Former et soutenir les partenaires afin de s’assurer que ces derniers respectent les normes minimums conformément aux politiques et procédures d’Oxfam
• S’assurer que les partenaires fournissent à Oxfam des rapports financiers précis, bien soutenus et élaborés à temps opportun.

Flux de l’argent cash et la gestion de la renonciation bancaire:

• Collaborer étroitement avec les banques, où Oxfam loge ses comptes et vérifier, faire un suivi et corriger les anomalies et résoudre tous les problèmes qui peuvent se poser. En particulier, conseiller le Responsable des Finances sur les exigences liées à l argent ;
• Réviser la réconciliation bancaire mensuellement ;
• S’assurer qu’un compte d’argent comptant de fin du mois est disponible et réconciliable avec la balance· se trouvant sur le programme OPAL ;
• Informer le Responsable des Finances sur n’importe quelle anomalie bancaire et en rapport avec l’ argent cash et se convenir sur les voies et moyens permettant d’aller de l’avant.

Gestion de la paie des impôts et taxes ; et gestion des retours statutaires :

• S’assurer que les impôts importants et taxes sont payés à temps par l’assistant chargé des finances et · de systèmes.
• S’assurer que des retours statutaires sont préparés et soumis à temps.

Réconciliation mensuelle du bilan :

• Effectuer la réconciliation mensuelle des comptes se trouvant sur le bilan.
• Faire un suivi sur les points d’action et ce, avec l’appui du Coordonnateur des finances ;
• S’assurer que les journaux livrant des informations inter devises sont préparés mensuellement ;
• S’assurer que des retours statutaires sont préparés et soumis à temps.

Gestion, appui et formation de personnel

• Coordonner et contrôler le travail de l’assistant financier ou caissier chargé de la trésorerie, les systèmes et ainsi prendre la responsabilité d’effectuer les évaluations des performances et celle des individus et de l’équipe/la fixation des objectifs du projet en assurant un niveau élevé d’appui de comptabilité financière et des listes de paie.
• Sous la direction du Responsable des Finances, donner une formation en matière financière et promouvoir la compréhension des aptitudes managériales en matières financières et la pratique en gestion financière saine au sein de l’équipe du programme d’Oxfam GB (appuyer à l’aide de rapport financier soumis aux donateurs) et le personnel chargé des opérations en rapport avec la comptabilité du projet, comme exigé.

Aider pendant la réalisation de l’audit :

• Aider pendant l’audit interne et externe au niveau du programme.

Toutes autres fonctions comme déléguées par le directeur provincial et/ou le chargé des finances.

 Essentielles :

• Diplôme universitaire en gestion financière, management, économie ou diplôme apparenté ;
• Avoir une l’expérience dans l’élaboration des rapports financiers à soumettre au donateur
• Avoir une l’expérience dans la préparation de budget, le suivi en matière d’organisation et d’analyse des données financières ;
• Avoir des bonnes aptitudes organisationnelles et des aptitudes d’utilisation d’Excel ;
• Etre Capable de travailler en équipe ;
• Avoir d’excellentes aptitudes en communication ;
• Avoir des bonnes connaissances en français écrit et oral et en anglais ;
• Etre capable de bien travailler sous pression et en réponse aux besoins changeants ;

• Etre capable de vivre et de travailler dans des environnements d’insécurité ;

Désirables :

• Tout autre examen passé dans le domaine de la comptabilité sur le plan professionnel sera un atout· supplémentaire ;
• Gérer les ressources et respecter les échéances avec un minimum de supervision ;
• Avoir une bonne compréhension des politiques; procédures et systèmes d’Oxfam ;
• Etre capable de travailler en équipe.